KE przewiduje: deficyt budżetowy Polski na poziomie prawie 9% PKB w 2020 roku

Spadek dochodów budżetowych będzie spowodowany m.in. spowolnieniem gospodarczym, pogarszającymi się warunkami na rynku pracy i zmniejszonymi przychodami z podatków bezpośrednich, wprowadzonymi w 2019 roku. Sporo kosztowały pakiety ratunkowe dla polskiej gospodarki – KE szacuje, że wyniosły około 5,25% PKB.

Najwięcej pożyczek wypłacił Polski Fundusz Rozwoju, ale raport KE przywołuje opinię polskich władz, według których dwie trzecie tych kredytów zamieni się w dotacje i zwiększy deficyt o około 2 proc. PKB w 2020 roku. Przy okazji, jak prognozuje KE, PKB Polski ma zmaleć w 2020 roku o 3,5%.

Lepiej ma być w 2021 roku. Komisja przewiduje, że deficyt nominalny zmniejszy się do około 4,25%. Ma w tym pomóc przede wszystkim ożywienie gospodarcze i zaprzestanie udzielania pomocy przedsiębiorcom. Rok później, przy założeniu, że polityka rządu się nie zmieni, deficyt ma wynieść około 3% PKB – prognoza KE nie uwzględnia dotacji z Funduszu Odbudowy. Relacja długu publicznego do PKB w najbliższych latach ma się kształtować na poziomie 56,5–57,4 proc. (lata 2021–2022).

Zmiany we wnioskach na PUE ZUS – informacja

Kilka wniosków dostępnych dotychczas na PUE ZUS zastąpiono jednym wspólnym formularzem. Dzięki wprowadzonym zmianom wypełnianie wniosków będzie łatwiejsze.

Aby wysłać do ZUS elektroniczny wniosek, należy zalogować się do swojego profilu na portalu PUE ZUS. Wniosek trzeba podpisać. Jest do tego potrzebny podpis elektroniczny. Są też takie wnioski, które można podpisać profilem PUE (nie trzeba mieć dodatkowego podpisu elektronicznego).

Do końca roku wszystkie wnioski i dokumenty ubezpieczeniowe w aplikacji ePłatnik będą dostępne na PUE ZUS w formacie HTML.

Źródło:

zus.pl

Wykaz gmin uprawnionych do części rekompensującej subwencji ogólnej za 2019 r.

W Dz.U. z 2020 r. pod poz. 2010 opublikowano rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 10.11.2020 r. w sprawie wykazu gmin, którym przysługuje część rekompensująca subwencji ogólnej za 2019 r.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ZmStrefyEkonU03, zwolniono z podatku od nieruchomości grunty, budowle i budynki, które zostały zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie strefy na podstawie zezwolenia, zmienionego stosownie do przepisów art. 6 tej ustawy, przez przedsiębiorcę zwolnionego od podatku dochodowego zgodnie z art. 5 ust. 2 tej ustawy, w okresie ważności tego zezwolenia.

Rozporządzenie ustala wykaz gmin, którym przysługuje część rekompensująca subwencji ogólnej za 2019 r., które w roku podatkowym 2019 nie uzyskały dochodów na skutek zwolnienia wymienionych wyżej przedsiębiorców z podatku od nieruchomości.

Chodzi tu o trzy gminy, czyli: Legnica (miasto) i Wałbrzych (miasto) w województwie dolnośląskim oraz Gliwice (miasto) w województwie śląskim.

Nowe treści w Legalis Administracja – listopad 2020

System Informacji Prawnej Legalis Administracja w listopadzie 2020 r. uzupełniony został w stosunku do poprzedniego miesiąca aż o 11 549 aktów prawnych (w tym: 631 z Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego i dzienników resortowych; 9 959 aktów prawa miejscowego) oraz 16 072 orzeczeń (w tym 14 813 orzeczeń sądów).

Państwa uwagę zwracamy także na wzbogaconą bazę odautorskich porad (gotowe odpowiedzi na pytania i problemy zgłaszane przez jednostki publiczne – Praktyczne wyjaśnienia) i aktualności – 1478 nowych treści.

To tylko wybrane treści, o które wzbogacony został w stosunku do poprzedniego miesiąca Legalis Administracja.

Zwracamy Państwa uwagę także na poszerzoną bazę poradników (dla urzędników, skarbników, sekretarzy, kierowników jednostek) opublikowanych on-line, które są powiązane z systemem aktów prawnych, m.in.:

• Uchwała budżetowa jednostki samorządu terytorialnego – Bernadeta Dziedziak, dr hab. Anna Ostrowska, Waldemar Witalec
• Zmiany w funkcjonowaniu JST w związku z COVID-19 – dr Rafał Cieślak, Adam Głębski, Grzegorz Piotr Kubalski, Katarzyna Liszka-Michałka, Monika Małowiecka, Rafał Rudka

Polecamy Państwu najnowsze komentarze, m.in.:

• Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – dr Adam Balicki, prof. KUL dr hab. Magdalena Pyter, dr Beata Zięba
• Prawo o fundacjach. Komentarz do ustawy o fundacjach. Działalność fundacji w praktyce. Wzory dokumentów – dr Marcin Kępa, dr Joanna Podgórska-Rykała

 

Zapraszamy do zapoznania się z plikiem, w którym graficznie przedstawiliśmy miesięczną aktualizację treści Legalis Administracja oraz prezentujemy dodane w listopadzie treści praktyczne, poradniki, komentarze Wydawnictwa C.H.Beck – do pobrania poniżej.

Nowości w Legalis Administracja – listopad 2020 >>

Izolacja domowa a praca zdalna

Regulacje ustawy o zapobieganiu chorobom zakaźnym

W ustawie z 5.12.2008 r. (t.j. Dz.U. z 2020 r, poz. 1845) przewidziano następujące formy odosobnienia ze względu na chorobę zakaźną:

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 5.12.2008 r. osoby przebywające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są obowiązane na zasadach określonych w ustawie do zaniechania wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby – jeżeli są osobami zakażonymi, chorymi na chorobę zakaźną lub nosicielami. Z ww. przepisu wynika, że osoby zakażone i chore powinny zaniechać wykonywanie prac, jeżeli istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby. Jeżeli więc nie ma możliwości przeniesienia zakażenia, wykonywanie pracy jest możliwe. Świadczenie pracy zdalnej czy telepracy przez osobę odosobnioną uniemożliwia zarażenie innych, a więc jest możliwe na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 5.12.2008 r.

Przepisy ustawy zasiłkowej

W myśl art. 6 ust. 2 pkt. 1 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej jako ustawa zasiłkowa) na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby traktuje się niemożność wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Oznacza to przede wszystkim prawo do wynagrodzenia chorobowego, a następnie zasiłku chorobowego. Kod zwolnienia lekarskiego i izolacji jest taki sam. Problem polega na tym, czy należy zawsze postawić znak równości między zwolnieniem lekarskim a decyzją o izolacji albo izolacji domowej, zważywszy na to, że izolacji (w tym izolacji domowej) – podlega osoba chora. Postawienie znaku równości oznaczałoby stosowanie do osoby odbywającej izolację przepisu art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem, ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na art. 14 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tą regulacją, zasiłek chorobowy nie przysługuje, mimo że pracownik jest nosicielem zarazków choroby zakaźnej i została wydana stosowna decyzja o odosobnieniu, jeżeli nie podejmie on zaproponowanej przez pracodawcę innej pracy niezabronionej takim osobom, odpowiadającej jego kwalifikacjom zawodowym lub którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu. Pozbawienie ubezpieczonego prawa do zasiłku chorobowego następuje za cały czas niezdolności spowodowanej taką przyczyną. Nosicielem, zgodnie z ustawą z 5.12.2008 r. jest osoba bez objawów choroby zakaźnej, w której organizmie bytują biologiczne czynniki chorobotwórcze, stanowiącą potencjalne źródło zakażenia innych osób. Skoro zatem nosicielom można zaproponować inną pracę i powinni taką pracę przyjąć, to tym bardziej można taką propozycję skierować do osób zdrowych na kwarantannie.

Izolacja domowa

Wątpliwości dotyczące możliwości powierzenia pracy zdalnej osobie przebywającej na izolacji domowej wynikają z faktu, że izolacji poddaje się osoby chore. W związku z tym pojawiają się różne interpretacje art. 17 ust. w związku z art. 6 ust. 2 pkt. 1 ustawy zasiłkowej. Co więcej, różne są odpowiedzi i zalecenia ZUS. Wynika to m.in. z braku jednoznacznej oceny, czy osoba zakażona, czyli z pozytywnym wynikiem, jest osobą chorą. Ustawa z 5.12.2008 r. rozróżnia bowiem osoby chore od osób zakażonych, jednak nie wprowadza odrębnej nazwy dla odizolowania takich osób. Tak więc izolacja domowa jest dla osób chorych, a kwarantanna dla zdrowych.

Wielu pracodawców stosuje rozwiązanie, że pracownik przebywający w izolacji domowej pracuje zdalnie, a jeśli czuje się źle, to stara się o zwolnienie lekarskie i z niego korzysta. Warto zacytować rzecznika prasowego opolskiego oddziału ZUS: „Nawet jeśli ktoś ma wynik pozytywny i jest chory, może pracować, jeśli oczywiście nie wychodzi w domu i nie kontaktuje się z innymi. To kwestia uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem. Jeśli pracownik jest zdolny do wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę, tj. umawiają się na tryb pracy zdalnej, przy tym pracownik nie występuje o wypłatę świadczeń z tytułu niezdolności do pracy to nie ma przeciwwskazań do takiego rozwiązania.”

Z drugiej strony można spotkać wypowiedzi ZUS w ramach infolinii, że osoba w izolacji domowej, która pracuje zdalnie, naraża się na sankcje z art. 17 ustawy zasiłkowej oraz sytuacje, gdy lekarze POZ odmawiali wystawienia zwolnienia, gdy w systemie widzieli, że dana osoba jest objęta kwarantanną lub izolacją. W przypadku kwarantanny nie miało to żadnej podstawy prawnej, w przypadku izolacji – zdania są podzielone.

Co można radzić pracodawcy?

Przede wszystkim pracodawcy posiadający własnego opiekuna w ZUS powinni z nim uzgodnić strategię. Po drugie, jeżeli pracownik będzie się dobrze czuł i przepracuje cały okres izolacji domowej, to i tak nie uzyska prawa do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku. Problem dotyczy osób, które się źle poczują i nie otrzymają zwolnienia lekarskiego albo ZUS zakwestionuje pracę podczas izolacji i orzeknie o utracie zasiłku chorobowego za cały okres izolacji. Oczywiście pracownik otrzyma wynagrodzenie za przepracowany okres, jednak za pozostałe dni nie dostanie wówczas świadczenia. Biorąc powyższe pod uwagę, pracodawca może albo asekuracyjnie uznać, że nie kieruje osoby w izolacji na pracę zdalną i będzie ona pobierać świadczenia chorobowe albo przyjąć na siebie ryzyko zastosowania przez ZUS art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Oznaczałoby to wypłatę przez pracodawcę dodatku rekompensującego pracownikowi utratę zasiłku. Dodatek podlegałby oskładkowaniu i byłby wliczany do podstawy kolejnego zasiłku chorobowego, ale wyłączony z podstawy wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop. Z takiego rozwiązania nie może natomiast skorzystać pracodawca ze sfery budżetowej z uwagi na konieczność zachowania dyscypliny finansów publicznych, chyba że zachodzi stan wyższej konieczności i niezbędne jest np. złożenie podpisu przez osobę w izolacji domowej, którego brak skutkowałby poważnymi konsekwencjami.

Urlop wypoczynkowy a izolacja domowa

W praktyce często się zdarza, że pracownicy, którzy otrzymali decyzję o izolacji domowej, nie chcą utracić 20% wynagrodzenia i chcieliby na ten czas wziąć urlop. Należy podkreślić, że jest to niedopuszczalne. Przepisy art. 165 i 166 KP są w tym zakresie jednoznaczne. Zgodnie z art. 165 pkt 2 KP, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Z kolei w art. 166 pkt 2 KP stwierdzono wyraźnie, że część urlopu niewykorzystaną z powodu odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Pracodawca nie może więc udzielić urlopu pracownikowi na izolacji, a jeżeli urlopowany podwładny otrzyma taką decyzję, jego urlop przerywa się.

Duże pieniądze dla popegeerowskich gmin

Program wsparcia dla tych jednostek samorządu terytorialnego zapowiedział jeszcze we wrześniu premier Mateusz Morawiecki. Rada Ministrów opublikowała projekt uchwały, która przewiduje wsparcie na poziomie 250 mln złotych, a pieniądze mają pochodzić z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19. Spodziewany spadek PKB, wywołany epidemią COVID-19 może być szczególnie mocno odczuwany na tych terenach, już wcześniej zaniedbanych i bardzo często doświadczonych strukturalnym bezrobociem, czytamy w uzasadnieniu projektu uchwały. Na pomoc może liczyć około 600 samorządów.

W ocenie skutków regulacji zapisano, że projekt ma przeciwdziałać cięciom wydatków bieżących w gmin, co pomoże utrzymać zatrudnienie lub zapobiegnie potencjalnym obniżkom wynagrodzeń w tych podmiotach. Ponadto wsparcie samorządów dodatkowymi pieniędzmi, które będą przeznaczone na wydatki majątkowe wygeneruje dodatkowe zamówienia dla lokalnych mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Pieniądze, za pośrednictwem wojewodów, mają trafić do gmin jeszcze przed nowym rokiem – najpóźniej w grudniu i będą przeznaczone na konkretne inwestycje. Każda JST może złożyć maksymalnie trzy wnioski, na dofinansowanie maksymalnie trzech inwestycji. Wartość projektu nie może być mniejsza niż 50 tys. złotych, ale też większa niż 5 mln złotych.

Projektodawcy chcą, by te pieniądze poszły w szczególności na rozbudowę infrastruktury kanalizacyjnej lub lokalnych oczyszczalni ścieków, infrastruktury drogowej (oświetlenia, chodników), budowę centrów służących integracji i aktywizacji mieszkańców takich jak place zabaw, siłownie plenerowe, utwardzone miejsca do festynów lub termomodernizację budynków. Gminy mogą się też starać o dofinansowanie zadań rewitalizacji i na przedsięwzięcia niskoemisyjne.

Preferowane będą inwestycje zainicjowane przez mieszkańców, sołtysów, zarządy osiedli czy podmioty prowadzące lub zamierzające tam prowadzić działalność społeczną. Wnioski będą opiniowane przez właściwą jednostkę terytorialną Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (w ciągu siedmiu dni od wpłynięcia wniosku), potem przez wojewodów i przekazywane do Prezesa Rady Ministrów. Tam oceni je komisja, a dyspozycję wypłaty środków będzie zlecał premier. Ma się to stać nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku, przekazanego przez wojewodę.

Gminy, które już dostały wsparcie z pozostałych środków Funduszu Inwestycji Lokalnych, także mogą się ubiegać o tę nową formę wsparcia.

Kontrola korzystania z dostępu do danych z Rejestru Dowodów Osobistych

W Dz.U. z 2020 r. pod poz. 2012 opublikowano rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 3.11.2020 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie ograniczonej teletransmisji danych.

Zgodnie z art. 69 ustawy z 6.8.2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 332 ze zm.; dalej: DowodyU), minister informatyzacji może przeprowadzać kontrole podmiotów wymienionych w art. 68 ust. 4 pkt 2 DowodyU (inne niż wymienione tu organy wymiaru sprawiedliwości, minister finansów oraz inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego oraz strażnicy gminni) w zakresie spełniania przez te podmioty wymogów określonych w art. 68 ust. 3 DowodyU, czyli wymóg posiadania i stosowania:

Kontrola przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w miejscach i czasie wykonywania jego zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli – również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy. Przeprowadza ją upoważniony przez ministra informatyzacji pracownik urzędu obsługującego tego ministra, na podstawie imiennego upoważnienia oraz legitymacji służbowej lub dowodu osobistego.

Kontrolujący może żądać od podmiotu kontrolowanego:

Podmiot kontrolowany w zakresie spełnienia wymienionych wyżej warunków ma obowiązek udostępnić te dokumenty i urządzenia oraz zapewnić warunki i środki niezbędne do przeprowadzenia kontroli, w tym swobodny dostęp do pomieszczeń.

Z rozporządzenia wynika, że kontrolę zarządza minister informatyzacji, a przeprowadza się ją zgodnie z rocznym planem kontroli. W razie potrzeby, niezależnie od rocznego planu kontroli, minister informatyzacji może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej.

Kontrolujący:

Po zakończeniu czynności kontrolnych kontrolujący podpisują protokół kontroli i przekazują protokół kierownikowi podmiotu kontrolowanego, a w razie nieobecności kierownika – osobie pełniącej jego obowiązki, wyznaczając jednocześnie 7-dniowy termin, od dnia otrzymania protokołu, do złożenia podpisu.

Kierownik kontrolowanego podmiotu lub osoba pełniąca jego obowiązki może wnieść do protokołu kontroli umotywowane zastrzeżenia w tym 7-dniowym terminie. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący są obowiązani dokonać ich analizy i, w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

W przypadku:

Kierownik kontrolowanego podmiotu (osoba pełniąca jego obowiązki) może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając ministrowi pisemne wyjaśnienie tej odmowy w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w protokole. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wystąpienia do ministra z wnioskiem, o którym mowa w § 9 rozporządzenia.

W przypadku prowadzenia akt kontroli w formie elektronicznej:

Praca zdalna na kwarantannie

Dotychczas pracownik skierowany na kwarantannę był z mocy prawa zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, a w okresie kwarantanny przysługiwało mu automatycznie wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy (mimo, że osoba na kwarantannie jest zdrowa, a nie chora – chorzy podlegają bowiem nie kwarantannie, ale izolacji). Zmiana w przepisach ma umożliwić zainteresowanym pracownikom świadczenie w trakcie kwarantanny pracy zdalnej (i otrzymywanie za to wynagrodzenia za pracę, a nie świadczeń chorobowych).

Co to jest kwarantanna?

Kwarantanną jest odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Kwarantannie są zatem poddawani pracownicy, którzy (jeszcze) nie chorują i czują się dobrze.

W związku z tym nowelizacja specustawy covidowej, tj. ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID­­‑19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, dokonywana ustawą z 28.10.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z przeciwdziałaniem sytuacjom kryzysowym związanym z wystąpieniem COVID­­‑19, wprowadza prawną dopuszczalność, aby pracownik, który przebywa na kwarantannie, mógł świadczyć pracę zdalną.

W tym celu do ww. ustawy z 2.3.2020 r. wprowadzony został art. 4h, z którego wynika, że:

Kto decyduje o pracy zdalnej na kwarantannie?

Z ww. przepisu wynika zatem, że inicjatorem świadczenia pracy zdalnej może być tylko pracownik (lub inna osoba zatrudniona). Jeżeli pracownik jest taką pracą zainteresowany, to może (nie musi) zwrócić się do pracodawcy o polecenie/umożliwienie mu wykonywania pracy zdalnej, a pracodawca może (nie musi) wyrazić na to zgodę. Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, to pracownik będzie świadczył pracę zdalną i otrzymywał za nią swoje (normalne) wynagrodzenie za pracę – a nie wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy.

Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej na kwarantannie?

Do wykonywania pracy zdalnej w trakcie kwarantanny stosowane muszą być ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, określone w art. 3 ww. ustawy z 2.3.2020 r., tj.:

Jeżeli pracodawca cofnie pracownikowi polecenie pracy zdalnej (czy też w tym przypadku raczej zgodę na pracę zdalną), to oczywiście ze względu na kwarantannę pracownik nie będzie mógł świadczyć pracy w swoim stałym miejscu pracy, np. w siedzibie pracodawcy, ale będzie kontynuował kwarantannę z prawem do wynagrodzenia chorobowego/zasiłku chorobowego.

Od kiedy?

Ustawa została podpisana przez Prezydenta w dniu 3.11.2020 r. i w ww. zakresie wejdzie w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Obecnie ustawa jeszcze nie została opublikowana, znajduje się w Senacie, gdzie trwają prace nad poprawkami.

Jak ułatwić biznes: Dziesiątka Rzecznika MŚP

Pakiet propozycji sformułowali przedstawiciele 205 organizacji, zrzeszonych w Radzie Przedsiębiorców przy Rzeczniku MŚP. Dotyczy m.in. zmian w ZUS, ustalania płacy minimalnej czy realnej odpowiedzialności urzędników.

Mały ZUS Plus bez limitu

Przedsiębiorcy chcieliby wykreślenia z ustawy „Mały ZUS Plus” limitu przychodów nie wyższego niż 120 tys. złotych. Czemu to ważne? Dzięki temu będzie można objąć Małym ZUS-em przedsiębiorców, którzy mają wprawdzie wyższy przychód, ale ze względu na specyfikę działalności (np. handel, pośrednictwo) nie przekłada się to na ich dochód. Ponadto, należałoby zlikwidować opłacanie obniżonych składek max. przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności, aby Mały ZUS Plus stał się „progiem podatkowym”. W zamian przedsiębiorcy proponują składki dobrowolne, by przedsiębiorca decydował o tym, czy chce oszczędzać na emeryturę samodzielnie.

Płaca minimalna powinna mieć odniesienie do obiektywnego parametru ekonomicznego, bo nie można jej ustalać sztywno dla całego kraju. Przedsiębiorcy uważają, że odpowiednie będzie ustalenie płacy minimalnej w wysokości połowy przeciętnego wynagrodzenia w powiecie.

Mniej biurokracji

Mikrofirmy miałyby być generalnie wyłączone z nowych obowiązków bądź obostrzeń formalno-prawnych. Dla przedsiębiorców uciążliwe jest też dublowanie się danych, przekazywanych do różnych instytucji oraz np. obowiązki informacyjne RODO czy baza danych odpadowych. Z tym wiąże się inny postulat. Częste zmiany w prawie negatywnie odbijają się na prowadzeniu biznesu, dlatego przedsiębiorcy proponują, by zmiany prawa gospodarczego, wprowadzające obowiązki dla przedsiębiorców, miały obowiązkowe vacatio legis, wynoszące minimum 6 miesięcy.

Ryczałt dla wszystkich

Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych powinna dawać możliwość korzystania z ryczałtu niezależnie od osiąganego przychodu oraz rodzaju działalności. Stawki należy ustalić tak, aby w poszczególnych branżach dawały budżetowi wpływy podobne jak podatek dochodowy.

Przedsiębiorcy krytykują też przepisy podatkowe, które prowadzą do nadużyć. Taką możliwość daje zawieszanie postępowania podatkowego z chwilą wszczęcia postępowania karno-skarbowego. Dlatego proponują uchylenie przepisów, pozwalających na zawieszenie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przez wszczęcie postępowania karno-skarbowego. Chcą też, by przedłużanie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ze względu na trwające postępowanie podatkowe, mogło być dokonane tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeden raz i na ściśle określony czas.

Miałby powstać nowy organ – rada odwoławcza przy Ministrze Finansów. Jej zadaniem byłoby rozpatrywanie zasadności odwołań od wyroków Wojewódzkich Sądów Administracyjnych do NSA, gdy wyrok jest korzystny dla przedsiębiorcy i można stosować zasady Konstytucji dla Biznesu.

Urzędnicy mieliby odpowiadać za naruszenie prawa (niekoniecznie rażące), a od wymierzenia kary uwalniałoby niewielkie zawinienie bądź znikoma szkoda.

Zbyt częste aresztowania

Przedsiębiorcy skarżą się na nadużywanie tymczasowych aresztowań w kontekście przestępstw gospodarczych, gdzie większość dowodów gromadzi się z dokumentów, a nie z przesłuchania świadków. W Dziesiątce proponuje się skrócenie tymczasowego aresztowania do 9 miesięcy (po 3 miesiące na każdy etap postępowania) i zastępowanie tego środka dozorem elektronicznym.

Ostatnia propozycja dotyczy skrócenia czasu postępowań gospodarczych. Rozstrzygnięcie ma zapadać najpóźniej po 6 miesiącach od dnia złożenia odpowiedzi na pozew. Do tego potrzebna jest cyfryzacja postępowań, m.in. sprawny system e-doręczeń czy zdalne prowadzenie części rozpraw.

Propozycje zostały przesłane premierowi, a pomysłodawcy postulują, by włączyć je do pakietu ustaw tzw. Tarczy Prawnej, która ma pomóc przedsiębiorcom dotkniętym skutkami pandemii COVID-19.

Elektroniczna dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy może być od 1.1.2019 r. prowadzona w postaci elektronicznej, która – zgodnie z dodanym do KP art. 94¹¹ – jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. W praktyce zapewne w wielu firmach będzie to miało miejsce, gdyż ewidencje czasu pracy od lat prowadzi się elektronicznie w systemach kadrowo-płacowych lub systemach do zarządzania czasem pracy.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy od 1.1.2019 r. wchodzi w skład zmienionego pojęcia dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9a KP, a więc dotyczą jej ogólne zasady dotyczące prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzone do KP. Zgodnie zatem z art. 94⁸ KP możliwa jest zmiana postaci takiej dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz odwrotnie z elektronicznej na papierową. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci w drugą stronę następuje natomiast przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność takiego wydruku z dokumentem elektronicznym. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji każdorazowo wymaga poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru dotychczasowej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania powyższej informacji (art. 94⁹ KP). Pracodawca może dokonać zmiany postaci dokumentacji także byłych pracowników i wówczas musi zawiadomić również takie osoby o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Szczegóły postępowania w tym zakresie określono w rozdziale 5 DokPracR – Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji. Jeśli pracownik nie odbierze poprzedniej formy dokumentacji, pracodawca stosownie do przepisu art. 94¹⁰ KP może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Szczegóły dotyczące wymagań technicznych w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej wynikają z DokPracR, w którym procesowi elektronizacji poświęcono aż 2 rozdziały, a mianowicie 3 i 4. Pierwszy z nich dotyczy wymagań odnośnie do systemu teleinformatycznego, w którym będzie przechowywana dokumentacja, a drugi – określa zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

System teleinformatyczny

Pojęciem nowym na gruncie prawa pracy jest system teleinformatyczny, który nie został zdefiniowany na potrzeby DokPracR. W tym zakresie pojawia się więc pytanie, czy to jest zawsze jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z obszaru danego rodzaju dokumentacji, czy też możliwe jest, że jest to połączenie większej liczby funkcjonujących w firmie oprogramowań i aplikacji służących różnym celom. W zakresie kadr i płac mogą to być bowiem programy kadrowo-płacowe, programy do zarządzania czasem pracy, programy do rejestracji czasu pracy, zwane często po prostu RCP, lub aplikacje do elektronicznego obiegu różnych dokumentów, np. wniosków urlopowych. W praktyce często dane z jednego obszaru tematycznego mogą być bowiem przechowywane u pracodawcy w różnych aplikacjach.

Zgodnie z § 6 pkt 1 DokPracR wszystkie wymienione w powyższym przykładzie rodzaje dokumentów stanowią elementy zbiorcze dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy, które w przypadku formy elektronicznej powinny być przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym. W stanowisku z 19.12.2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji przyjęło, że pojęcie „system teleinformatyczny” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w ustawie z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 123 ze zm.), a więc jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń i oprogramowania. Resort cyfryzacji podkreślił przy tym, że ma to być współpracujący sprzęt i oprogramowanie bez względu na jego ilość i rodzaj, a więc możliwe jest przechowywanie dokumentów w kilku powiązanych ze sobą funkcjonalnie aplikacjach, o ile wszystkie z nich spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa określone w rozdziale 3 DokPracR.

Przyjęte stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji jest bardzo korzystne dla pracodawców, gdyż nie wymusza dodatkowej pracy polegającej na przenoszeniu dokumentacji pomiędzy poszczególnymi programami, z których korzysta pracodawca. Pomimo rozproszenia dokumentów w kilku aplikacjach można bowiem przyjąć, że są one przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym.

Za przechowywanie w systemie teleinformatycznym nie może być jednak uznane przechowywanie dokumentów w folderach utworzonych dla poszczególnych pracowników w folderze sieciowym i gromadzenie w nich kolejnych dokumentów z podziałem na podfoldery dotyczące poszczególnych pracowników i rodzajów dokumentacji, jeśli działań takich nie wspiera żadne oprogramowanie, a są one tworzone jedynie przy wykorzystaniu systemu operacyjnego komputera. Powyższy pogląd wynika również ze stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji z 19.12.2018 r., w którym resort zwraca uwagę, że DokPracR nie narzuca rozwiązań co do miejsca przechowywania dokumentacji elektronicznej (chmura, serwer firmowy, serwer dostawcy oprogramowania), ale posługuje się pojęciem systemu teleinformatycznego oraz stawia wiele wymagań w zakresie bezpieczeństwa. Pojęcie systemu teleinformatycznego wiąże się nierozerwalnie z jakimś oprogramowaniem, a więc w większości przypadków konieczne będzie dokupienie nowych modułów do istniejących systemów lub rozszerzenie ich funkcjonalności, aby spełnić wymagania techniczne w zakresie bezpieczeństwa, jakie nałożyło rozporządzenie o dokumentacji. Nie da się zatem elektronizacji przeprowadzić metodą „chałupniczą” bez wykorzystania oprogramowania, które będzie umożliwiało wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych, identyfikację osób dokonujących zmian w dokumentach i metadanych czy eksport w postaci elektronicznej całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Wymagania co do systemu teleinformatycznego określono w § 9 DokPracR, stawiając następujące warunki:

1) zabezpieczenie dokumentacji przed jej uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych poprzez zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3) stały dostęp do dokumentacji osób upoważnionych;

4) identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentach i metadanych;

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych określonych w rozdziale 4 DokPracR;

6) możliwość eksportu całości lub części dokumentacji w postaci elektronicznej;

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Poza tym w § 10 DokPracR określono zasady zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej, przyjmując, że jest ona zabezpieczona, jeżeli w sposób ciągły są spełnione 3 warunki, a mianowicie: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym; po drugie, dokumentacja jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zdefiniowano również z przepisach, co oznacza zabezpieczenie dokumentacji, przyjmując, że polega ono na systematycznym dokonywaniu analiz zagrożeń, opracowywaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów jej przetwarzania (procedury dostępu, kopie zapasowe), stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącym kontrolowaniu sposobów zabezpieczeń czy wreszcie przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Zasady zapisywania dokumentów elektronicznych

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 13 przewiduje 3 rodzaje formatów plików, w których może być przechowywana dokumentacja pracownicza. Będą to pliki PDF, TXT oraz pliki w oryginalnym formacie, w jakim powstały w systemie teleinformatycznym. W DokPracR przyjęto bowiem zasadę niezmieniania formatów plików dla dokumentów, które od początku były elektroniczne, i 2 formaty dla dokumentów pierwotnie papierowych – PDF oraz dla części dokumentacji, które funkcjonowały pierwotnie jedynie jako wpisy do bazy danych, nie tworząc odrębnego pliku – TXT.

Prowadzenie dokumentacji elektronicznej przez pracodawcę nie oznacza jednak, że w 100% uda się uniknąć dokumentów papierowych i wtedy konieczne będzie ich skanowanie na bieżąco i dołączanie do dokumentacji w postaci PDF. Te dokumenty będą więc zapisywane od początku w formacie docelowym, w jakim w przyszłości będą przenoszone do innego systemu bądź wydawane pracownikowi. Procedura obowiązująca w tym zakresie zostanie szczegółowo opisana w kolejnym punkcie niniejszego rozdziału. Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 7.12.2018 r. (zamieszczone w całości w rozdziale XI) podkreśla, że pliki takie mają od początku narzucony format, aby mogły zostać podpisane podpisem elektronicznym, który w tym przypadku, zgodnie z art. 94⁸ § 2 KP pełni także rolę potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Jest to bardzo ważne, gdyż późniejsza weryfikacja skanu z dokumentem papierowym nie będzie już po prostu możliwa ze względu na fakt oddania dokumentu papierowego pracownikowi lub jego zniszczenia, co wynika z § 11 ust. 2 DokPracR. W przypadku tych dokumentów późniejszy ich eksport zawsze następuje w tym samym formacie, gdyż jego zmiana byłaby operacją unieważniającą jednocześnie podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Zatem nie byłoby również gwarancji zgodności ich treści z oryginalnym dokumentem papierowym.

W przypadku pozostałych danych możliwe są w praktyce 2 sytuacje: zapisywanie danych w bazie danych lub zapisywanie ich od początku zgodnie z wymogami § 13 ust. 2 DokPracR, czyli w odrębnych plikach.

Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 7.12.2018 r. wskazało, że formaty narzucone w § 13 ust. 2 DokPracR dotyczą wyłącznie przypadków, w których przenosimy dokumentację między systemami teleinformatycznymi lub gdy wydajemy dokumentację lub jej kopię na wniosek pracownika. W pozostałych przypadkach zapisywanie danych w odrębnych plikach jest zatem dobrowolne i zależy od decyzji pracodawcy i możliwości technicznych danego systemu. Oznacza to więc, że w praktyce wszystkie dane zapisywane elektronicznie w systemach teleinformatycznych mogą być na bieżąco zapisywane jedynie w bazie danych, a tylko w razie ich transferu z systemu muszą być eksportowane w odrębnych plikach w formacie TXT. Wyjątkiem od tej zasady będą jednak dokumenty, które miały pierwotnie postać papierową, gdyż te od początku będą miały właściwą postać, gdyż muszą być zapisane od razu w formacie PDF. W praktyce możliwa jest więc sytuacja, że w przypadku przenoszenia plików pomiędzy systemami teleinformatycznymi będziemy mieli do czynienia tylko z dwoma formatami plików: PDF i TXT. Te pierwsze będą bowiem dokumentami, które zostały zeskanowane, a te drugie powstaną z danych zapisywanych na bieżąco w bazie danych.

Dołączanie dokumentów papierowych do elektronicznej dokumentacji

Przechowywanie dokumentacji z zakresu czasu pracy w postaci elektronicznej nie pozwoli jednak zapomnieć całkowicie o dokumentach papierowych, a więc nie da się także uniknąć procesu dołączania dokumentów papierowych do dokumentacji elektronicznej. Procedurę postępowania pracodawcy w takich przypadkach opisuje § 11 DokPracR. Zgodnie z nim pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza odwzorowanie cyfrowe takiego dokumentu, następnie opatruje je kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność takiej dokumentacji. Kolejnym etapem jest odebranie oryginalnego dokumentu papierowego przez pracownika w terminie z nim wcześniej uzgodnionym. W przypadkach, gdy nie dojdzie do uzgodnienia takiego terminu lub gdy pracownik nie odbierze dokumentu, może on zostać zniszczony przez pracodawcę w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Procedura opisana w powyższym przykładzie może być w praktyce stosowana bardzo często, jeśli pracodawca nie będzie chciał przechowywać wniosków w postaci papierowej, a u pracodawcy ma miejsce dużo pracy nadliczbowej oraz wyjść prywatnych pracowników, gdyż wtedy może to być kilka dokumentów do zeskanowania miesięcznie na każdego pracownika.

Dokonując odwzorowań cyfrowych, należy pamiętać, że powinny one zostać sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną, w taki sposób, aby możliwe było zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem papierowym. Tego drugiego bowiem z założenia pracodawca już nie będzie posiadał, gdyż albo odda go pracownikowi, albo zniszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. W załączniku do DokPracR określono także minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.

Tabela 11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (załącznik do DokPracR)

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna liczba bitów na piksel
Teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym	200 dpi	1 bit (czarno-białe)
Teksty drukowane czarno-białe, w formacie mniejszym niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	1 bit (czarno-białe)
Teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym	200 dpi	16 bitów (kolor)
Teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	16 bitów (kolor)
Rękopisy w formacie A4 lub większym	300 dpi	16 bitów (kolor)
Rękopisy w formacie mniejszym niż A4	2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	16 bitów (kolor)
Fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)	1600 pikseli na dłuższym boku	8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
Fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)	1600 pikseli na dłuższym boku	24 bity (kolor)

Dopuszcza się stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF w przypadku, gdy zastosowana kompresja nie powoduje widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Elektronizacja dokumentacji od 1.1.2019 r. jest, niestety, połowiczna, gdyż w KP nie usunięto wymogu pisemnych wniosków w przepisach szczegółowych dotyczących pewnych instytucji. Zatem – mimo że pracodawca wybierze elektroniczną formę przechowywania dokumentacji – będzie musiał i tak otrzymać najpierw tradycyjny wniosek pisemny podpisany przez pracownika, który dopiero następnie zeskanuje i dołączy do dokumentacji elektronicznej. Największy problem dotyczy dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, gdyż w jej przypadku aż 2 dokumenty, które są składane często przez pracowników, muszą mieć wyjściowo formę pisemną: wniosek o wyjście prywatne (art. 151 § 2¹ KP) oraz wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (art. 151² § 1 KP). W odniesieniu do tych dokumentów pojawiła się zatem wątpliwość, czy ze względu na wymóg formy pisemnej wniosków wynikający z przepisów KP mogą być one przechowywane tylko w postaci elektronicznej.

Niestety nie jest to wcale prosty sposób prowadzenia dokumentacji, gdyż proces polega na złożeniu najpierw dokumentu papierowego, jego zeskanowaniu i dołączeniu do dokumentacji elektronicznej, a następnie wydaniu oryginalnego dokumentu pracownikowi lub jego zniszczeniu. Oznacza to zatem w praktyce dodatkowe obciążenie pracą pracowników działów kadr, którzy będą musieli dopilnować zmiany postaci przechowywania takich dokumentów. Finalnie więc dokumentacja będzie przechowywana tylko w jednej postaci, czyli elektronicznej, ale wersji pośredniej w postaci papierowego wniosku nie da się uniknąć. W obszarze czasu pracy należy więc elektronizację uznać za połowiczną. Co z tego, że dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej jest, zgodnie z art. 94¹¹ KP, równoważna z dokumentacją papierową, jak nie da się uniknąć papieru i skanowania jako etapu przejściowego. Zgodnie bowiem z § 11 DokPracR dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej wymaga jego zeskanowania, opatrzenia kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy i umieszczenia go w dokumentacji w sposób zapewniający jej czytelność, dostęp i spójność. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin odebrania dokumentu papierowego, a gdyby do tego nie doszło lub w przypadku, gdy pracownik go nie odbierze, pracodawca niszczy ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Kuriozalnie więc może się okazać, że mniej pracy będzie przy przechowywaniu dokumentów z obszaru czasu pracy w postaci papierowej.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS możliwe jest także przechowywanie części dokumentów z danego rodzaju dokumentacji pracowniczej w jednej postaci, a części w drugiej postaci, a więc np. ewidencje czasu pracy mogą być elektroniczne, a wnioski pracowników papierowe, ale to z kolei czyni całą elektronizację bezwartościową. Z jednej bowiem strony, pracodawca musi ponieść dodatkowe nakłady na dostosowanie systemu teleinformatycznego do nowych wymagań związanych z elektronizacją (metadane, odpowiednie formaty plików przy eksporcie, opcja wydruków dokumentów, zabezpieczenia systemu itd.), a z drugiej, część dokumentów nadal pozostanie papierowa i będzie musiała być przechowywana w takiej postaci. Niestety, aby tego uniknąć, trzeba będzie podwójnej pracy w dziale kadr i płac, gdyż dokumenty składane przez pracowników papierowo musiałyby być skanowane do systemu elektronicznego.

Zasady numerowania dokumentów elektronicznych

Wśród metadanych wymienionych w § 13 ust. 3 DokPracR wymieniony jest identyfikator dokumentu, który ma być unikatowy w całym zbiorze i ma wyróżniać dany dokument od innych dokumentów tego zbioru. Identyfikator dokumentu jest również jednym ze sposobów wyszukiwania dokumentów w systemie teleinformatycznym, ale przepisy DokPracR nie narzucają więcej żadnych wymagań co do sposobu nadawania identyfikatorów dokumentom. W powyższym zakresie wypowiedziało się jednak Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 19.12.2018 r., przyjmując, że identyfikator dokumentu odnosi się do zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, a nie całości dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę. Ponadto resort zaznaczył, że numeracja ta nie musi być ciągła i, co więcej, nie jest także istotny sposób numerowania, o ile spełniony będzie bezwzględnie warunek, aby identyfikatory się nie powtarzały w zbiorze dokumentów.

Przyjęte przez Ministerstwo Cyfryzacji stanowisko jest korzystne dla pracodawców, gdyż ułatwia prowadzenie dokumentacji i nie wymaga zsynchronizowania ze sobą różnych aplikacji lub oprogramowania, aby dokumentacja elektroniczna była numerowana w sposób ciągły, co byłoby sporym wyzwaniem dla firm. Z drugiej strony, jest to także duże ułatwienie, jeśli chodzi o nadawanie identyfikatorów dokumentom papierowym zeskanowanym do formatu PDF, które będą dołączane do dokumentacji elektronicznej. W ich przypadku bowiem systemy teleinformatyczne nie nadadzą z automatu kolejnych numerów, gdyż dokumenty powstają poza systemem informatycznym i są do niego następnie tylko dołączane. W takim przypadku także dużym ułatwieniem jest, aby numerować oddzielnie i w inny sposób dokumenty w formacie PDF i automatycznie nadawać numery identyfikacyjne dokumentom tworzonym elektronicznie w systemach informatycznych. Dzięki temu unikniemy z pewnością powtórzenia identyfikatorów dokumentów, a sam proces prowadzenia dokumentacji elektronicznej będzie o wiele prostszy.

Przenoszenie dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi

Przenoszeniu dokumentacji elektronicznej pomiędzy systemami teleinformatycznymi poświęcony jest rozdział 4 DokPracR, który składa się zaledwie z dwóch przepisów: § 13 i 14. Zgodnie z przyjętą w nim zasadą przeniesienie dokumentacji do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów wraz z kompletem metadanych, odnoszących się do każdego dokumentu. W tym przypadku jest już wymóg, zgodnie z którym każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, a dotychczasowe dane zapisane jedynie w bazach danych powinny zostać zapisane w plikach tekstowych w formacie TXT. Do każdego z dokumentów powinien być ponadto przyporządkowany zestaw określonych w rozporządzeniu metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML, który powinien mieć taką samą nazwę jak plik główny, do którego się on odnosi. Struktura techniczna pliku XML powinna być natomiast zgodna ze specyfikacją techniczną zamieszczoną w BIP ministra właściwego do spraw pracy, co oznacza, że wszyscy dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego będą się musieli do niej dostosować i w przyszłości zniknie problem interfejsów koniecznych dotychczas do przeniesienia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Przeniesieniu podlega uporządkowany zbiór dokumentów, który przekazuje się w jednym pliku zapisanym w formacie przeznaczonym do kompresji, wynikającym z przepisów wykonawczych wydanych do art. 18 InformPodPublU. Zgodnie z wydanym na tej podstawie KRIR dopuszczane są 4 standardy kompresji danych: .zip – ZIP file format, .tar – Tape Archiver, .gz – GZIP file format oraz .7Z – 7-Zip file format. W praktyce najczęściej wykorzystywanymi standardami są. zip oraz .7Z. Należy zwrócić uwagę, że programy do kompresji danych mogą wymagać zakupu licencji, a obecnie programem bezpłatnym i niewymagającym rejestracji również w przypadku użytku komercyjnego jest 7-Zip. Taki przenoszony skompresowany plik powinien zostać następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co oznacza w praktyce potwierdzenie zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów z dokumentacją posiadaną przez pracodawcę.

W § 13 ust. 3 DokPracR narzucono zestaw metadanych przypisanych do każdego pliku, który powinien zawierać:

1) identyfikator dokumentu unikatowy w całym zbiorze;

2) identyfikator dokumentacji prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika;

3) rodzaj dokumentu, który jednoznacznie przyporządkuje go do jednej z części akt osobowych albo jednego z rodzajów dodatkowej dokumentacji, prowadzonej na podstawie § 6 DokPracR, a więc np. dokumentacji urlopowej lub dotyczącej ewidencji czasu pracy;

4) datę powstania dokumentu;

5) w przypadku dokumentów w formacie PDF datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę;

6) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7) imię i nazwisko pracownika;

8) nawę pracodawcy;

9) datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania.

W praktyce funkcjonowania wielu pracodawców problemem będzie jednak stwierdzenie, czy pracownik powracający do pracy po przerwie musi mieć nadany taki sam identyfikator dokumentacji, jaki miał w poprzednim stosunku pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 4.2.2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej identyfikator dokumentacji jest metadaną niezbędną w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi, a więc nie ma bezwzględnego obowiązku, aby powracający do pracy po przerwie pracownik miał nadany ten sam identyfikator dokumentacji, który miał poprzednio. Pogląd ten został jednak doprecyzowany w kolejnym stanowisku z 22.2.2019 r. w sprawie identyfikatora dokumentacji pracowniczej , w którym przyjęto, że nie pojawia się tutaj nowy identyfikator dokumentacji, gdyż pracownik nie przechodzi z dokumentacją elektroniczną z innej firmy, a także nie ma powodu do tworzenia nowego identyfikatora dokumentacji pracowniczej. Nie ma jednak także zakazu, a więc możliwe jest nadanie nowego identyfikatora, przy założeniu jednak, że nadal zapewnione będzie skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika powstałej przed przerwą i po niej i gdyby pracodawca zmieniał system teleinformatyczny, to także będzie konieczne zapewnienie tylko jednego identyfikatora dokumentacji. Jeden identyfikator ma być bowiem zawsze także po przyłączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego.

Z metadanych najtrudniejszą do określenia będzie data powstania dokumentu w przypadku dokumentów tworzonych w systemach elektronicznych. Również w tym zakresie Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 18.1.2019 r. przyjęło, że dobrą praktyką byłoby w przypadku dokumentu elektronicznego jako datę powstania wskazywać datę zawartą w treści dokumentu lub – w przypadku gdy nie zawiera on daty w treści, tylko w metadanych – datę utworzenia dokumentu. Odpowiednie wytyczne w tym zakresie znajdują się w schemacie XML ogłoszonym w BIP MRPiPS.