Elektroniczna dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy może być od 1.1.2019 r. prowadzona w postaci elektronicznej, która – zgodnie z dodanym do KP art. 9411 – jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. W praktyce zapewne w wielu firmach będzie to miało miejsce, gdyż ewidencje czasu pracy od lat prowadzi się elektronicznie w systemach kadrowo-płacowych lub systemach do zarządzania czasem pracy.

Ważne

Prowadzenie dokumentacji elektronicznie od 1.1.2019 r. pozwoli uniknąć pracodawcom procesu skanowania historycznych dokumentów, gdyż do końca 2018 r. nie była narzucona w żadnym przepisie prawa pracy forma dokumentacji czasu pracy, a więc nie da się przyjąć, że od tej daty doszło do zmiany formy prowadzenia dokumentacji przez pracodawcę. Zrobienie tego w późniejszym terminie, np. od 1.6.2019 r., będzie już jednak oznaczało zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej, co wiąże się, po pierwsze, z obowiązkiem informacyjnym wobec pracowników, a po drugie, z obowiązkiem zeskanowania dokumentacji czasu pracy z okresu od wejścia w życie nowelizacji dotyczącej przechowywania dokumentacji, a więc od 1.1.2019 r., i wydania poprzedniej formy dokumentacji pracownikom.

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy od 1.1.2019 r. wchodzi w skład zmienionego pojęcia dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9a KP, a więc dotyczą jej ogólne zasady dotyczące prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzone do KP. Zgodnie zatem z art. 948 KP możliwa jest zmiana postaci takiej dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz odwrotnie z elektronicznej na papierową. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci w drugą stronę następuje natomiast przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność takiego wydruku z dokumentem elektronicznym. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji każdorazowo wymaga poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru dotychczasowej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania powyższej informacji (art. 949 KP). Pracodawca może dokonać zmiany postaci dokumentacji także byłych pracowników i wówczas musi zawiadomić również takie osoby o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Szczegóły postępowania w tym zakresie określono w rozdziale 5 DokPracR – Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji. Jeśli pracownik nie odbierze poprzedniej formy dokumentacji, pracodawca stosownie do przepisu art. 9410 KP może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Przykład

Pracodawca nie wprowadził od 1.1.2019 r. elektronicznej dokumentacji ewidencji czasu pracy i dla wszystkich pracowników zostały założone nowe teczki papierowe, w których przechowywano wydrukowane z systemu kadrowo-płacowego karty czasu pracy oraz składane papierowo wszystkie wnioski dotyczące czasu pracy. Pracodawca wdrożył w drugim półroczu 2019 r. system do rejestracji czasu pracy (RCP) oraz elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych i podjął decyzję, że od 1.1.2020 r. dokumentacja z zakresu ewidencjonowania czasu pracy będzie prowadzona elektronicznie. Oznacza to obowiązek zeskanowania dotychczasowych dokumentów papierowych do plików PDF i dołączenia ich do nowego systemu teleinformatycznego, poinformowania o całym procesie pracowników i wydania im dotychczasowych papierowych dokumentacji z obszaru czasu pracy prowadzonych od 1.1.2019 r. lub ich zniszczenia, w przypadku gdyby pracownicy ich nie odebrali.

Szczegóły dotyczące wymagań technicznych w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej wynikają z DokPracR, w którym procesowi elektronizacji poświęcono aż 2 rozdziały, a mianowicie 3 i 4. Pierwszy z nich dotyczy wymagań odnośnie do systemu teleinformatycznego, w którym będzie przechowywana dokumentacja, a drugi – określa zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

System teleinformatyczny

Pojęciem nowym na gruncie prawa pracy jest system teleinformatyczny, który nie został zdefiniowany na potrzeby DokPracR. W tym zakresie pojawia się więc pytanie, czy to jest zawsze jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z obszaru danego rodzaju dokumentacji, czy też możliwe jest, że jest to połączenie większej liczby funkcjonujących w firmie oprogramowań i aplikacji służących różnym celom. W zakresie kadr i płac mogą to być bowiem programy kadrowo-płacowe, programy do zarządzania czasem pracy, programy do rejestracji czasu pracy, zwane często po prostu RCP, lub aplikacje do elektronicznego obiegu różnych dokumentów, np. wniosków urlopowych. W praktyce często dane z jednego obszaru tematycznego mogą być bowiem przechowywane u pracodawcy w różnych aplikacjach.

Przykład

Pracodawca ma system do zarządzania czasem pracy, który jest połączony interfejsem z systemem kadrowo-płacowym. Do systemu kadrowo-płacowego są jednak transferowane jedynie dane zbiorcze co do liczby godzin wykorzystanej opieki nad dzieckiem do lat 14, nadgodzin itp. w zakresie niezbędnym do naliczenia wynagrodzenia. W systemie do zarządzania czasem pracy są także przechowywane karty ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników. Z kolei w systemie kadrowo-płacowym są przechowywane wnioski o indywidualne rozkłady czasu pracy lub ruchomy czas pracy.

Zgodnie z § 6 pkt 1 DokPracR wszystkie wymienione w powyższym przykładzie rodzaje dokumentów stanowią elementy zbiorcze dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy, które w przypadku formy elektronicznej powinny być przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym. W stanowisku z 19.12.2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji przyjęło, że pojęcie „system teleinformatyczny” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w ustawie z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 123 ze zm.), a więc jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń i oprogramowania. Resort cyfryzacji podkreślił przy tym, że ma to być współpracujący sprzęt i oprogramowanie bez względu na jego ilość i rodzaj, a więc możliwe jest przechowywanie dokumentów w kilku powiązanych ze sobą funkcjonalnie aplikacjach, o ile wszystkie z nich spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa określone w rozdziale 3 DokPracR.

Przykład

Dokumenty wchodzące w skład dokumentacji ewidencji czasu pracy u pracodawcy przechowywane są w 3 aplikacjach, gdyż:

1) karta ewidencji czasu pracy jest tworzona i przechowywana w systemie do zarządzania czasem pracy;

2) wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14 są składane w aplikacji do elektronicznego składania wniosków urlopowych i nie są transferowane ani do systemu kadrowo-płacowego, ani do systemu do zarządzania czasem pracy, a dane dotyczące wymiarów zwolnienia na opiekę nad dzieckiem są jedynie przenoszone do kart ewidencji czasu pracy, aby uwzględnić je także w rozliczeniu wynagrodzenia za taki miesiąc;

3) zgody rodziców dzieci do lat 4 na pracę w nadgodzinach, nocy czy delegacje po ich zeskanowaniu do formatu PDF są przechowywane w systemie kadrowo-płacowym.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 19.12.2018 r. wszystkie 3 współpracujące ze sobą oprogramowania możemy uznać za jeden system teleinformatyczny, co umożliwi nieprzenoszenie dokumentów pomiędzy poszczególnymi aplikacjami. W takim przypadku jednak każde oprogramowanie musi spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa wynikające z rozdziału 3 DokPracR.

Przyjęte stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji jest bardzo korzystne dla pracodawców, gdyż nie wymusza dodatkowej pracy polegającej na przenoszeniu dokumentacji pomiędzy poszczególnymi programami, z których korzysta pracodawca. Pomimo rozproszenia dokumentów w kilku aplikacjach można bowiem przyjąć, że są one przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym.

Za przechowywanie w systemie teleinformatycznym nie może być jednak uznane przechowywanie dokumentów w folderach utworzonych dla poszczególnych pracowników w folderze sieciowym i gromadzenie w nich kolejnych dokumentów z podziałem na podfoldery dotyczące poszczególnych pracowników i rodzajów dokumentacji, jeśli działań takich nie wspiera żadne oprogramowanie, a są one tworzone jedynie przy wykorzystaniu systemu operacyjnego komputera. Powyższy pogląd wynika również ze stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji z 19.12.2018 r., w którym resort zwraca uwagę, że DokPracR nie narzuca rozwiązań co do miejsca przechowywania dokumentacji elektronicznej (chmura, serwer firmowy, serwer dostawcy oprogramowania), ale posługuje się pojęciem systemu teleinformatycznego oraz stawia wiele wymagań w zakresie bezpieczeństwa. Pojęcie systemu teleinformatycznego wiąże się nierozerwalnie z jakimś oprogramowaniem, a więc w większości przypadków konieczne będzie dokupienie nowych modułów do istniejących systemów lub rozszerzenie ich funkcjonalności, aby spełnić wymagania techniczne w zakresie bezpieczeństwa, jakie nałożyło rozporządzenie o dokumentacji. Nie da się zatem elektronizacji przeprowadzić metodą „chałupniczą” bez wykorzystania oprogramowania, które będzie umożliwiało wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych, identyfikację osób dokonujących zmian w dokumentach i metadanych czy eksport w postaci elektronicznej całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Wymagania co do systemu teleinformatycznego określono w § 9 DokPracR, stawiając następujące warunki:

1) zabezpieczenie dokumentacji przed jej uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych poprzez zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3) stały dostęp do dokumentacji osób upoważnionych;

4) identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentach i metadanych;

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych określonych w rozdziale 4 DokPracR;

6) możliwość eksportu całości lub części dokumentacji w postaci elektronicznej;

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Poza tym w § 10 DokPracR określono zasady zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej, przyjmując, że jest ona zabezpieczona, jeżeli w sposób ciągły są spełnione 3 warunki, a mianowicie: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym; po drugie, dokumentacja jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zdefiniowano również z przepisach, co oznacza zabezpieczenie dokumentacji, przyjmując, że polega ono na systematycznym dokonywaniu analiz zagrożeń, opracowywaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów jej przetwarzania (procedury dostępu, kopie zapasowe), stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącym kontrolowaniu sposobów zabezpieczeń czy wreszcie przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Zasady zapisywania dokumentów elektronicznych

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 13 przewiduje 3 rodzaje formatów plików, w których może być przechowywana dokumentacja pracownicza. Będą to pliki PDF, TXT oraz pliki w oryginalnym formacie, w jakim powstały w systemie teleinformatycznym. W DokPracR przyjęto bowiem zasadę niezmieniania formatów plików dla dokumentów, które od początku były elektroniczne, i 2 formaty dla dokumentów pierwotnie papierowych – PDF oraz dla części dokumentacji, które funkcjonowały pierwotnie jedynie jako wpisy do bazy danych, nie tworząc odrębnego pliku – TXT.

Prowadzenie dokumentacji elektronicznej przez pracodawcę nie oznacza jednak, że w 100% uda się uniknąć dokumentów papierowych i wtedy konieczne będzie ich skanowanie na bieżąco i dołączanie do dokumentacji w postaci PDF. Te dokumenty będą więc zapisywane od początku w formacie docelowym, w jakim w przyszłości będą przenoszone do innego systemu bądź wydawane pracownikowi. Procedura obowiązująca w tym zakresie zostanie szczegółowo opisana w kolejnym punkcie niniejszego rozdziału. Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 7.12.2018 r. (zamieszczone w całości w rozdziale XI) podkreśla, że pliki takie mają od początku narzucony format, aby mogły zostać podpisane podpisem elektronicznym, który w tym przypadku, zgodnie z art. 948 § 2 KP pełni także rolę potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Jest to bardzo ważne, gdyż późniejsza weryfikacja skanu z dokumentem papierowym nie będzie już po prostu możliwa ze względu na fakt oddania dokumentu papierowego pracownikowi lub jego zniszczenia, co wynika z § 11 ust. 2 DokPracR. W przypadku tych dokumentów późniejszy ich eksport zawsze następuje w tym samym formacie, gdyż jego zmiana byłaby operacją unieważniającą jednocześnie podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Zatem nie byłoby również gwarancji zgodności ich treści z oryginalnym dokumentem papierowym.

W przypadku pozostałych danych możliwe są w praktyce 2 sytuacje: zapisywanie danych w bazie danych lub zapisywanie ich od początku zgodnie z wymogami § 13 ust. 2 DokPracR, czyli w odrębnych plikach.

Przykład

Pracodawca rozlicza płace w systemie kadrowo-płacowym i chce od stycznia 2019 r. przechowywać listy (karty) wynagrodzeń w formie elektronicznej, aby nie drukować list płac dla 500 zatrudnionych. Listy mogą być przechowywane elektronicznie bez względu na to, czy są one zapisywane przez program od razu w odrębnych plikach, np. w formacie CSV, czy też są zapisywane jako dane w bazie danych, a nie w formie oddzielnego pliku. Forma ich zapisania będzie miała w przyszłości jednak wpływ na format pliku, w jakim będzie dokonywany transfer danych z tego systemu do innego systemu teleinformatycznego. W przypadku przechowywania danych w plikach od początku transfer musi następować bowiem w oryginalnym formacie, np. CSV, a gdy dane były zapisywane w bazie danych, konieczne będzie transferowanie plików w formacie TXT.

Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 7.12.2018 r. wskazało, że formaty narzucone w § 13 ust. 2 DokPracR dotyczą wyłącznie przypadków, w których przenosimy dokumentację między systemami teleinformatycznymi lub gdy wydajemy dokumentację lub jej kopię na wniosek pracownika. W pozostałych przypadkach zapisywanie danych w odrębnych plikach jest zatem dobrowolne i zależy od decyzji pracodawcy i możliwości technicznych danego systemu. Oznacza to więc, że w praktyce wszystkie dane zapisywane elektronicznie w systemach teleinformatycznych mogą być na bieżąco zapisywane jedynie w bazie danych, a tylko w razie ich transferu z systemu muszą być eksportowane w odrębnych plikach w formacie TXT. Wyjątkiem od tej zasady będą jednak dokumenty, które miały pierwotnie postać papierową, gdyż te od początku będą miały właściwą postać, gdyż muszą być zapisane od razu w formacie PDF. W praktyce możliwa jest więc sytuacja, że w przypadku przenoszenia plików pomiędzy systemami teleinformatycznymi będziemy mieli do czynienia tylko z dwoma formatami plików: PDF i TXT. Te pierwsze będą bowiem dokumentami, które zostały zeskanowane, a te drugie powstaną z danych zapisywanych na bieżąco w bazie danych.

Przykład

Pracodawca zdecydował się, aby od 1.1.2019 r. przechowywać w wersji elektronicznej dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy. W takim przypadku elektronicznie są tworzone karty czasu pracy i część wniosków, które nie wymagają wersji pisemnej, np. wnioski o zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. W przypadku czasu pracy część dokumentów musi być jednak wyjściowo w postaci papierowej, ze względu na wymóg formy pisemnej w KP, np. wnioski o wyjścia prywatne i o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach. System do zarządzania czasem pracy jest tak skonstruowany, że wszystkie dane zapisują się w bazie danych i na bieżąco nie są przechowywane w postaci odrębnych plików. W takim przypadku transfer danych do innego systemu będzie polegał na przeniesieniu do niego plików w formacie PDF w zakresie dokumentacji pierwotnie papierowej oraz plików o formacie TXT, gdyż takiej postaci wymaga DokPracR dla danych, które są zapisywane i przechowywane jedynie w bazie danych.

Dołączanie dokumentów papierowych do elektronicznej dokumentacji

Przechowywanie dokumentacji z zakresu czasu pracy w postaci elektronicznej nie pozwoli jednak zapomnieć całkowicie o dokumentach papierowych, a więc nie da się także uniknąć procesu dołączania dokumentów papierowych do dokumentacji elektronicznej. Procedurę postępowania pracodawcy w takich przypadkach opisuje § 11 DokPracR. Zgodnie z nim pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza odwzorowanie cyfrowe takiego dokumentu, następnie opatruje je kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność takiej dokumentacji. Kolejnym etapem jest odebranie oryginalnego dokumentu papierowego przez pracownika w terminie z nim wcześniej uzgodnionym. W przypadkach, gdy nie dojdzie do uzgodnienia takiego terminu lub gdy pracownik nie odbierze dokumentu, może on zostać zniszczony przez pracodawcę w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Przykład

Pracodawca przechowuje dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej. W marcu 2019 r. pracownik przynosi do kadr pisemny wniosek o zastosowanie wobec niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, który został już zatwierdzony przez prezesa spółki. Pracownik kadr odebrał wniosek i ustalił, że pracownik przyjdzie w kolejnym dniu po godzinie 12 po jego odbiór. Pracownik kadr zeskanował dokument do formatu PDF, podpisał go pieczęcią elektroniczną pracodawcy i stworzył do niego plik XML z metadanymi i następnie umieścił dokument w systemie teleinformatycznym. W kolejnym dniu pracownik nie stawił się po odbiór złożonego wniosku, a więc na koniec dnia pracy pracownik kadr zniszczył dokument w niszczarce.

Procedura opisana w powyższym przykładzie może być w praktyce stosowana bardzo często, jeśli pracodawca nie będzie chciał przechowywać wniosków w postaci papierowej, a u pracodawcy ma miejsce dużo pracy nadliczbowej oraz wyjść prywatnych pracowników, gdyż wtedy może to być kilka dokumentów do zeskanowania miesięcznie na każdego pracownika.

Dokonując odwzorowań cyfrowych, należy pamiętać, że powinny one zostać sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną, w taki sposób, aby możliwe było zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu bez potrzeby jej weryfikacji z dokumentem papierowym. Tego drugiego bowiem z założenia pracodawca już nie będzie posiadał, gdyż albo odda go pracownikowi, albo zniszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. W załączniku do DokPracR określono także minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.

Tabela 11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (załącznik do DokPracR)

Rodzaj skanowanego dokumentu

Minimalna rozdzielczość

Minimalna liczba bitów na piksel

Teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym

200 dpi

1 bit (czarno-białe)

Teksty drukowane czarno-białe, w formacie mniejszym niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

1 bit (czarno-białe)

Teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym

200 dpi

16 bitów (kolor)

Teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

16 bitów (kolor)

Rękopisy w formacie A4 lub większym

300 dpi

16 bitów (kolor)

Rękopisy w formacie mniejszym niż A4

2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

16 bitów (kolor)

Fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)

1600 pikseli na dłuższym boku

8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)

Fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)

1600 pikseli na dłuższym boku

24 bity (kolor)

Dopuszcza się stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF w przypadku, gdy zastosowana kompresja nie powoduje widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Elektronizacja dokumentacji od 1.1.2019 r. jest, niestety, połowiczna, gdyż w KP nie usunięto wymogu pisemnych wniosków w przepisach szczegółowych dotyczących pewnych instytucji. Zatem – mimo że pracodawca wybierze elektroniczną formę przechowywania dokumentacji – będzie musiał i tak otrzymać najpierw tradycyjny wniosek pisemny podpisany przez pracownika, który dopiero następnie zeskanuje i dołączy do dokumentacji elektronicznej. Największy problem dotyczy dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, gdyż w jej przypadku aż 2 dokumenty, które są składane często przez pracowników, muszą mieć wyjściowo formę pisemną: wniosek o wyjście prywatne (art. 151 § 21 KP) oraz wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (art. 1512 § 1 KP). W odniesieniu do tych dokumentów pojawiła się zatem wątpliwość, czy ze względu na wymóg formy pisemnej wniosków wynikający z przepisów KP mogą być one przechowywane tylko w postaci elektronicznej.

Ważne

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 7.2.2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej ze względu na zasadę równoważności dokumentacji elektronicznej z papierową wystarczające będzie jednak przechowywanie jedynie skanów wniosków o odbiór czasu wolnego czy wyjścia prywatne i nie ma konieczności przechowywania ich w drugiej postaci, czyli papierowej.

Niestety nie jest to wcale prosty sposób prowadzenia dokumentacji, gdyż proces polega na złożeniu najpierw dokumentu papierowego, jego zeskanowaniu i dołączeniu do dokumentacji elektronicznej, a następnie wydaniu oryginalnego dokumentu pracownikowi lub jego zniszczeniu. Oznacza to zatem w praktyce dodatkowe obciążenie pracą pracowników działów kadr, którzy będą musieli dopilnować zmiany postaci przechowywania takich dokumentów. Finalnie więc dokumentacja będzie przechowywana tylko w jednej postaci, czyli elektronicznej, ale wersji pośredniej w postaci papierowego wniosku nie da się uniknąć. W obszarze czasu pracy należy więc elektronizację uznać za połowiczną. Co z tego, że dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej jest, zgodnie z art. 9411 KP, równoważna z dokumentacją papierową, jak nie da się uniknąć papieru i skanowania jako etapu przejściowego. Zgodnie bowiem z § 11 DokPracR dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej wymaga jego zeskanowania, opatrzenia kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy i umieszczenia go w dokumentacji w sposób zapewniający jej czytelność, dostęp i spójność. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin odebrania dokumentu papierowego, a gdyby do tego nie doszło lub w przypadku, gdy pracownik go nie odbierze, pracodawca niszczy ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Kuriozalnie więc może się okazać, że mniej pracy będzie przy przechowywaniu dokumentów z obszaru czasu pracy w postaci papierowej.

Przykład

Pracownik złożył w ciągu miesiąca 2 wnioski o wyjścia prywatne oraz 3 wnioski o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, a zatem – aby prowadzić i przechowywać dokumentację elektronicznie – trzeba będzie zeskanować te 5 wniosków i dołożyć je w formacie PDF do systemu teleinformatycznego po opatrzeniu podpisem elektronicznym każdego z nich. Następnie wnioski trzeba oddać pracownikowi, a jak ich nie odbierze, to trzeba będzie je zniszczyć. Jeśli pracodawca zdecydowałby się na powadzenie dokumentacji w postaci papierowej, wystarczyłoby wydrukować kartę ewidencji czasu pracy i przechowywać ją razem z tymi wnioskami złożonymi papierowo.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS możliwe jest także przechowywanie części dokumentów z danego rodzaju dokumentacji pracowniczej w jednej postaci, a części w drugiej postaci, a więc np. ewidencje czasu pracy mogą być elektroniczne, a wnioski pracowników papierowe, ale to z kolei czyni całą elektronizację bezwartościową. Z jednej bowiem strony, pracodawca musi ponieść dodatkowe nakłady na dostosowanie systemu teleinformatycznego do nowych wymagań związanych z elektronizacją (metadane, odpowiednie formaty plików przy eksporcie, opcja wydruków dokumentów, zabezpieczenia systemu itd.), a z drugiej, część dokumentów nadal pozostanie papierowa i będzie musiała być przechowywana w takiej postaci. Niestety, aby tego uniknąć, trzeba będzie podwójnej pracy w dziale kadr i płac, gdyż dokumenty składane przez pracowników papierowo musiałyby być skanowane do systemu elektronicznego.

Zasady numerowania dokumentów elektronicznych

Wśród metadanych wymienionych w § 13 ust. 3 DokPracR wymieniony jest identyfikator dokumentu, który ma być unikatowy w całym zbiorze i ma wyróżniać dany dokument od innych dokumentów tego zbioru. Identyfikator dokumentu jest również jednym ze sposobów wyszukiwania dokumentów w systemie teleinformatycznym, ale przepisy DokPracR nie narzucają więcej żadnych wymagań co do sposobu nadawania identyfikatorów dokumentom. W powyższym zakresie wypowiedziało się jednak Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 19.12.2018 r., przyjmując, że identyfikator dokumentu odnosi się do zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, a nie całości dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę. Ponadto resort zaznaczył, że numeracja ta nie musi być ciągła i, co więcej, nie jest także istotny sposób numerowania, o ile spełniony będzie bezwzględnie warunek, aby identyfikatory się nie powtarzały w zbiorze dokumentów.

Przykład

Dokumentacja czasu pracy jest przechowywana w dwóch programach, które stanowią wspólnie system informatyczny, każdy program numeruje dokumenty niezależnie od siebie, ale różnią się one pierwszym znakiem identyfikatora dokumentu, którym jest litera K w przypadku systemu kadrowo-płacowego i C w przypadku systemu do zarządzania czasem pracy. Nie ma zatem możliwości, aby identyfikatory się powtórzyły, gdyż dokument z jednego systemu będzie miał numer K121, a pochodzący z drugiego C121, a więc identyfikatory dokumentów będą się różniły i będą unikatowe.

Przyjęte przez Ministerstwo Cyfryzacji stanowisko jest korzystne dla pracodawców, gdyż ułatwia prowadzenie dokumentacji i nie wymaga zsynchronizowania ze sobą różnych aplikacji lub oprogramowania, aby dokumentacja elektroniczna była numerowana w sposób ciągły, co byłoby sporym wyzwaniem dla firm. Z drugiej strony, jest to także duże ułatwienie, jeśli chodzi o nadawanie identyfikatorów dokumentom papierowym zeskanowanym do formatu PDF, które będą dołączane do dokumentacji elektronicznej. W ich przypadku bowiem systemy teleinformatyczne nie nadadzą z automatu kolejnych numerów, gdyż dokumenty powstają poza systemem informatycznym i są do niego następnie tylko dołączane. W takim przypadku także dużym ułatwieniem jest, aby numerować oddzielnie i w inny sposób dokumenty w formacie PDF i automatycznie nadawać numery identyfikacyjne dokumentom tworzonym elektronicznie w systemach informatycznych. Dzięki temu unikniemy z pewnością powtórzenia identyfikatorów dokumentów, a sam proces prowadzenia dokumentacji elektronicznej będzie o wiele prostszy.

Przenoszenie dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi

Przenoszeniu dokumentacji elektronicznej pomiędzy systemami teleinformatycznymi poświęcony jest rozdział 4 DokPracR, który składa się zaledwie z dwóch przepisów: § 13 i 14. Zgodnie z przyjętą w nim zasadą przeniesienie dokumentacji do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów wraz z kompletem metadanych, odnoszących się do każdego dokumentu. W tym przypadku jest już wymóg, zgodnie z którym każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, a dotychczasowe dane zapisane jedynie w bazach danych powinny zostać zapisane w plikach tekstowych w formacie TXT. Do każdego z dokumentów powinien być ponadto przyporządkowany zestaw określonych w rozporządzeniu metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML, który powinien mieć taką samą nazwę jak plik główny, do którego się on odnosi. Struktura techniczna pliku XML powinna być natomiast zgodna ze specyfikacją techniczną zamieszczoną w BIP ministra właściwego do spraw pracy, co oznacza, że wszyscy dostawcy oprogramowania kadrowo-płacowego będą się musieli do niej dostosować i w przyszłości zniknie problem interfejsów koniecznych dotychczas do przeniesienia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Przeniesieniu podlega uporządkowany zbiór dokumentów, który przekazuje się w jednym pliku zapisanym w formacie przeznaczonym do kompresji, wynikającym z przepisów wykonawczych wydanych do art. 18 InformPodPublU. Zgodnie z wydanym na tej podstawie KRIR dopuszczane są 4 standardy kompresji danych: .zip – ZIP file format, .tar – Tape Archiver, .gz – GZIP file format oraz .7Z – 7-Zip file format. W praktyce najczęściej wykorzystywanymi standardami są. zip oraz .7Z. Należy zwrócić uwagę, że programy do kompresji danych mogą wymagać zakupu licencji, a obecnie programem bezpłatnym i niewymagającym rejestracji również w przypadku użytku komercyjnego jest 7-Zip. Taki przenoszony skompresowany plik powinien zostać następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co oznacza w praktyce potwierdzenie zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów z dokumentacją posiadaną przez pracodawcę.

W § 13 ust. 3 DokPracR narzucono zestaw metadanych przypisanych do każdego pliku, który powinien zawierać:

1) identyfikator dokumentu unikatowy w całym zbiorze;

2) identyfikator dokumentacji prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika;

3) rodzaj dokumentu, który jednoznacznie przyporządkuje go do jednej z części akt osobowych albo jednego z rodzajów dodatkowej dokumentacji, prowadzonej na podstawie § 6 DokPracR, a więc np. dokumentacji urlopowej lub dotyczącej ewidencji czasu pracy;

4) datę powstania dokumentu;

5) w przypadku dokumentów w formacie PDF datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę;

6) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7) imię i nazwisko pracownika;

8) nawę pracodawcy;

9) datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania.

Ważne

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 18.1.2019 r. identyfikator dokumentacji jest oznaczeniem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej i powinien być on jednolity dla wszystkich rodzajów dokumentacji pracowniczej prowadzonych dla danego pracownika, czyli akt osobowych, dokumentacji urlopów wypoczynkowych, dotyczącej ewidencji czasu pracy itd. Resort cyfryzacji wskazał ponadto, że przepisy nie określają konkretnego sposobu oznaczenia identyfikatora dokumentacji, co oznacza, że wybór w tym zakresie należy do pracodawcy, a więc może być nim też numer ewidencyjny pracownika nadany w systemie kadrowo-płacowym.

W praktyce funkcjonowania wielu pracodawców problemem będzie jednak stwierdzenie, czy pracownik powracający do pracy po przerwie musi mieć nadany taki sam identyfikator dokumentacji, jaki miał w poprzednim stosunku pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 4.2.2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej identyfikator dokumentacji jest metadaną niezbędną w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi, a więc nie ma bezwzględnego obowiązku, aby powracający do pracy po przerwie pracownik miał nadany ten sam identyfikator dokumentacji, który miał poprzednio. Pogląd ten został jednak doprecyzowany w kolejnym stanowisku z 22.2.2019 r. w sprawie identyfikatora dokumentacji pracowniczej , w którym przyjęto, że nie pojawia się tutaj nowy identyfikator dokumentacji, gdyż pracownik nie przechodzi z dokumentacją elektroniczną z innej firmy, a także nie ma powodu do tworzenia nowego identyfikatora dokumentacji pracowniczej. Nie ma jednak także zakazu, a więc możliwe jest nadanie nowego identyfikatora, przy założeniu jednak, że nadal zapewnione będzie skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika powstałej przed przerwą i po niej i gdyby pracodawca zmieniał system teleinformatyczny, to także będzie konieczne zapewnienie tylko jednego identyfikatora dokumentacji. Jeden identyfikator ma być bowiem zawsze także po przyłączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego.

Z metadanych najtrudniejszą do określenia będzie data powstania dokumentu w przypadku dokumentów tworzonych w systemach elektronicznych. Również w tym zakresie Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 18.1.2019 r. przyjęło, że dobrą praktyką byłoby w przypadku dokumentu elektronicznego jako datę powstania wskazywać datę zawartą w treści dokumentu lub – w przypadku gdy nie zawiera on daty w treści, tylko w metadanych – datę utworzenia dokumentu. Odpowiednie wytyczne w tym zakresie znajdują się w schemacie XML ogłoszonym w BIP MRPiPS.




 

Wypróbuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Uzyskaj dostęp

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Polityka prywatności