Kaucje są opłatami, które powinny być ujmowane na kontach rozrachunkowych. Nie stanowią one przychodów i kosztów ponieważ system zakłada zwrot kaucji. Jedynie w przypadku utraty prawa do zwrotu np. w wyniku zniszczenia butelki itp. pojawi się koszt.
Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej nie przewiduje bezpośrednio kont dla ujęcia kaucji .Zatem najwłaściwszym będzie ujęcie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.
Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Zatem należy wprowadzić tu analitykę dotyczącą kaucji za butelki. Zdaniem RIO Gdańsk kaucje należy klasyfikować łącznie z właściwym wydatkiem ponoszonym na zakup napojów, a zatem właściwym paragrafem klasyfikacji budżetowej będzie § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”, § 422 „Zakup środków żywności”, względnie § 302 „Zakup środków żywności”, który zgodnie z objaśnieniami obejmuje m.in. świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje). Zatem zwroty kaucji będą pomniejszeniem wydatków. Nie są to dochody, bowiem jednostka nie świadczy usług czy nie wykonuje statutowych działań w związku z obrotem kaucją.
W przypadku utraty kaucji nastąpi księgowanie na konto pozostałe koszty operacyjne w korespondencji z kontem 240 bez paragrafu wydatków.
