Instytucja kultury może dokonywać zakupów poprzez zagraniczne platformy sprzedażowe, o ile zachowane zostaną przepisy ustawy o finansach publicznych (ewentualnie ustawy prawo zamówień publicznych) oraz dokonane zostaną prawidłowe rozliczenia podatkowe (VAT, cło). Kluczowe jest dochowanie zasad celowości, gospodarności i udokumentowania wydatku.
Instytucja kultury jest jednostką sektora finansów publicznych, co wynika z art. 9 pkt 13 ustawy o finansach publicznych (dalej: FinPubU). Regulacje nie zakazują dokonywania zakupów od podmiotów zagranicznych ani za pośrednictwem platform internetowych.
Jednak w myśl art. 44 ust. 3 FinPubU wydatki publiczne muszą być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny,
2) z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
3) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
Oznacza to, że wybór platformy zagranicznej jest dopuszczalny, jeśli jest ekonomicznie uzasadniony i odpowiednio udokumentowany.
W kwestii prawa zamówień publicznych – zależne jest to od wartości zamówienia.
W myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych przepisy ustawy mają zastosowanie do zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 170 000 zł netto.
Jeżeli wartość zamówienia na dekoracje i materiały jubileuszowe:
1) nie przekracza kwoty 170 000 zł netto – PZP nie ma zastosowania,
2) przekracza próg – konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniego postępowania.
Nawet przy zamówieniach, które znajdują się poniżej ww. progu, należy stosować wewnętrzny regulamin zamówień publicznych obowiązujący w instytucji.
Należy mieć na uwadze, iż przy zakupach z krajów UE faktura może być wystawiona bez VAT. Instytucja może być zobowiązana do rozliczenia WNT. Konieczne jest rozliczenie VAT należnego i naliczonego, o ile instytucja jest podatnikiem VAT. Zaś przy zakupach spoza UE warto mieć na uwadze możliwość powstania obowiązków celnych, obowiązku podatkowego na gruncie VAT z tytułu importu towarów (rozliczanego przy odprawie celnej), a także konieczność posiadania prawidłowej dokumentacji celnej.
Instytucja przy zakupie musi posiadać:
1) dokument księgowy spełniający wymogi z art. 21 ustawy o rachunkowości,
2) potwierdzenie zapłaty,
3) dokumenty celne (jeśli są wymagane).
Problemem może być brak klasycznej faktury – niektóre platformy wystawiają dokumenty uproszczone, które mogą nie spełniać wymogów formalnych przewidzianych dla jednostki sektora finansów publicznych.
Autor uważa, że instytucja kultury może dokonać zakupu, jeżeli wszystkie powyższe kwestie zostaną zabezpieczone.
