Przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) nie określają wprost kwestii poruszonej w pytaniu, a tym samym nie wymaga się, aby na dzień wszczęcia postępowania czy też otwarcia ofert zamawiający musiał mieć w pełni zabezpieczone środki finansowe na realizację zamówienia. Zamawiający może zatem wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, gdy wartość zamówienia przewyższa kwotę, którą zamierza (i może) przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, ale należy mieć na uwadze poniższe.
Podkreślić należy, że przepisy PrZamPubl nie zawierają zakazu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, tj. gdy zamawiający nie ma zagwarantowanych w pełni środków na realizację zamówienia. O ile jednak możliwe jest wszczęcie przetargu, o tyle już zaciągnięcie zobowiązania (zawarcie umowy) poza zakres posiadanych środków finansowych może prowadzić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Takie stanowisko prezentowane jest w doktrynie i orzecznictwie (zob. np. uchwała KIO z 16.5.2016 r., KIO/KD 35/16, zachowująca co do istoty aktualność).
Znajduje to także potwierdzenie m.in. w stanowisku RIO w Olsztynie, która wyjaśnia, że samorząd może ogłosić przetarg, nie mając jeszcze zabezpieczonych środków na realizację zamówienia publicznego i nie jest sprzeczne z przepisami PrZamPubl (zob. https://samorzad.pap.pl/kategoria/prawo/rio-gmina-moze-oglosic-przetarg-nie-majac-srodkow-na-zadanie, aktualizacja 31.3.2022 r.). Jednocześnie jednak przypomina się, że obowiązek ten zachodzi w chwili zawarcia umowy z wykonawcą wybranym w postępowaniu.
Według RIO ważne jest, aby plan finansowy został zabezpieczony przed podpisaniem umowy z wykonawcą, gdyż niedopuszczalne jest zaciąganie zobowiązań w sytuacji nieposiadania środków na ich realizację. RIO ostrzega przy tym, że decydując się na wszczęcie postępowania bez zabezpieczonych środków zamawiający powinien się liczyć, iż może dojść do unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne z powodu nieuzyskania odpowiednich środków na realizację zamówienia. Wówczas, na podstawie art. 261 PrZamPubl, z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w tym postępowaniu.
Zauważenia ponadto wymaga, że zgodnie z art. 222 ust. 4 PrZamPubl zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wskazana przez zamawiającego kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wiąże zamawiającego w tym sensie, że stanowi punkt odniesienia dla stwierdzenia, czy istnieją podstawy do unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 3 PrZamPubl, tj. w sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jeżeli jednak możliwości finansowe zamawiającego pozwolą na zwiększenie tej kwoty do wysokości ceny oferty najkorzystniejszej i zamawiający będzie zainteresowany takim zwiększeniem kwoty w celu wyboru oferty – istnieje możliwość dokonania wyboru oferty, której cena przekracza pierwotnie założony budżet.
