Pracodawcy spoza sfery budżetowej (prywatni) nie mają obowiązku wypłaty „trzynastych pensji”. Jednak mogą je wypłacać na własnych zasadach, na podstawie wewnętrznych aktów prawa pracy jak regulaminy, układy zbiorowe pracy, statuty, uchwały. Wówczas postanowienia takich przepisów powinny normować zasady nabywania prawa do „trzynastki”, jej wysokość, sposób obliczania, termin wypłaty. Nie ma przeszkód by zaadaptować reguły dotyczące pracowników jednostek sfery budżetowej. Można je przyjąć w pełnym zakresie lub częściowo, z modyfikacją, np. co do długości przepracowanego okresu.
Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego tego roku. Jednak jeżeli pracownik został zatrudniony od 2 stycznia, czyli od pierwszego dnia roboczego tego miesiąca i pracował do 31 grudnia, to uważa się, że cały rok został przepracowany.
Długość okresu przepracowanego u konkretnego pracodawcy, w danym roku kalendarzowym jest jedyną przesłanką nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Nie liczy się tu ani ogólny staż pracy, czyli u różnych pracodawców, ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. Do tego czasu wyjątkowo można włączyć także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na podstawie art. 231 KP, a także innych szczególnych regulacji prawnych dotyczących przejścia zakładu pracy, gdzie nowy pracodawca wstępuje (na zasadzie następstwa prawnego) w prawa i obowiązki poprzedniego pracodawcy i staje się stroną w zawartych stosunkach pracy.
Przy ustalaniu uprawnień do „trzynastki” nie ma znaczenia wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo). Do stażu pracowniczego nie wlicza się natomiast pracy na podstawie umów cywilnych jak umowa zlecenia, o dzieło czy kontrakt menedżerski, a także czasu odbywania praktyk absolwenckich, pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy zawodowej służby wojskowej.
Okres pracy w danym roku kalendarzowym, czyli w 2023 r. nie musi być ciągły. Jeżeli pracownik zawarł w roku więcej niż jeden stosunek pracy z konkretną jednostką budżetową, to sumuje się wszystkie okresy pracy zaliczone w ramach każdej z umów w 2023 r., bez względu na ewentualne przerwy, jakie wystąpiły między nimi, a także odmienne stanowiska pracy.
