Zgodnie z art. 2376 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r., nr 148 poz. 973) reguluje ww. obowiązki pracodawcy. Rozporządzenie to zostało zmienione rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18.11.2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367) i na jego podstawie pracodawca zobowiązany jest również do refundacji szkieł kontaktowych.
Zgodnie z aktualnym brzmieniem § 8 ust.2 ww. rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach ww. profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Przepisy przywołanego rozporządzenia stosuje się do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 ww. rozporządzenia). Zatem pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary (szkła kontaktowe) korygujące wzrok pracownikowi, który:
1) jest zatrudniony w wymiarze przekraczającym połowę całego etatu (z reguły cały etat to 8 godzin dziennie),
2) użytkuje monitor przynajmniej przez 4 godziny dziennie.
Pracodawca określa formę zapewnienia okularów (szkieł kontaktowych) korygujących wzrok pracownikowi. Z reguły jest to refundacja (często w pewnych granicach kwotowych) wydatków poniesionych w tym celu przez pracownika. Najważniejsze jest osiągnięcie celu, tj. aby pracownik został zaopatrzony w okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza.
Zwolnienie od podatku dochodowego
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 PDOFizU wolne od podatku dochodowego są: świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Na tej podstawie sfinansowanie (czy przekazanie w formie rzeczowej) pracownikowi przez pracodawcę okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok w oparciu o przepisy ww. rozporządzenia jest zwolnione z podatku PIT.
Zatem w przypadku gdy:
- badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów/szkieł kontaktowych korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy;
- zakup udokumentowany jest fakturą;
- pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy
– to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów/szkieł kontaktowych korygujących wzrok korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ze stanowiska organów podatkowych wynika, że dla zastosowania tego zwolnienia podatkowego nie ma znaczenia czy faktura za okulary/soczewki wystawiona jest na pracodawcę, czy na pracownika.
Podsumowując, w świetle obowiązujących przepisów pracownik na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe może skorzystać również z refundacji szkieł kontaktowych (oprócz okularów) korygujących wzrok.
