Szczegółowe zasady dokonywania opisu przedmiotu zamówienia

Wymagania dotyczące wydajności lub funkcjonalności

Stosownie do art. 101 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) zamawiający może opisać przedmiot zamówienia za pomocą wymagań dotyczących wydajności lub funkcjonalności, w tym wymagań środowiskowych, pod warunkiem jednak, że podane parametry są dostatecznie precyzyjne, aby umożliwić wykonawcom ustalenie przedmiotu zamówienia, a zamawiającemu udzielenie zamówienia. Dopuszczenie opisu przedmiotu zamówienia, przez opisanie wydajności lub funkcjonalności przedmiotu zamówienia, jest więc wyraźnie uwarunkowane dokonaniem przez zamawiającego wystarczająco dokładnego opisu (tzw. opis funkcjonalny). Wskazanie wymagań w zakresie wydajności lub funkcjonalności przedmiotu zamówienia nie zwalnia z obowiązku przestrzegania art. 99 PrZamPubl.

Opis standardowy

Alternatywą dla opisania przedmiotu zamówienia za pomocą parametrów wydajności lub funkcjonalności jest tzw. opis standardowy dokonywany przez odniesienie do jednego z systemów referencji technicznych wymienionych w art. 101 ust. 1 pkt 2 PrZamPubl oraz wymaganych cech materiałów, produktów czy usługi opisanych w art. 102 PrZamPubl odrębnie dla robót budowlanych oraz dostaw i usług. Należy podkreślić, że PrZamPubl nie stanowi o stosowaniu systemów referencji technicznych wprost czy bezpośrednio, ale o odniesieniu się do tych systemów. Oznacza to, że zamawiający może je stosować w uzupełnieniu swoich wymagań, niejako pomocniczo i posiłkowo. Określenie „przez odniesienie” nie oznacza przecież „zamiast”, a przeciwna interpretacja oznaczałaby wyłączenie stosowania art. 99 ust. 1 i 2 PrZamPubl, który w tym przypadku jak najbardziej ma zastosowanie. Analogicznie w przypadku odesłania do wymaganych cech materiałów, produktów czy usługi, szczególnie, że katalog w art. 102 PrZamPubl ma charakter otwarty a podane cechy są przykładowe. Należy pamiętać, że zawsze wskazaniu konkretnego systemu referencji technicznych musi towarzyszyć dopuszczenie rozwiązań równoważnych.

Zamawiający może, zgodnie z art. 101 ust. 1 pkt 2 PrZamPubl, opisać przedmiot zamówienia według następującej kolejności preferencji:

1. przez odniesienie się do Polskich Norm przenoszących normy europejskie. Przez normę, zgodnie z art. 101 ust. 2 PrZamPubl, należy rozumieć specyfikację techniczną przyjętą przez krajową, europejską lub międzynarodową instytucję normalizacyjną w celu powtarzalnego i stałego stosowania, której przestrzeganie nie jest obowiązkowe, w tym Polską Normę, normę europejską lub normę międzynarodową. Definicja Polskiej Normy znajduje się w art. 5 ust. 1 NormU, zgodnie z którym „Polska Norma jest normą krajową, przyjętą w drodze konsensu i zatwierdzoną przez krajową jednostkę normalizacyjną, powszechnie dostępną, oznaczoną – na zasadzie wyłączności – symbolem PN”. Jednocześnie, zgodnie z art. 5 ust. 2 NormU, Polska Norma może być wprowadzeniem normy europejskiej lub międzynarodowej. W PrZamPubl mamy odesłanie do polskich norm przenoszących normy europejskie.
   Z Polskimi Normami przenoszącymi normy europejskie PrZamPubl zrównuje normy innych państw członkowskich EOG przenoszących te normy, przy czy możliwość skorzystania z niego jest uwarunkowana brakiem lub niewystarczającym (nieadekwatnym) charakterem Polskich Norm przenoszących normy europejskie;
2. przez odniesienie się, w przypadku wyrobów budowlanych, do europejskich ocen technicznych, rozumianych jako udokumentowane oceny działania wyrobu budowlanego względem jego podstawowych cech, zgodnie z odpowiednim europejskim dokumentem oceny, w rozumieniu art. 2 pkt 12 rozporządzenia 305/2011.„Europejski dokument oceny”, zgodnie z art. 2 pkt 12 rozporządzenia 305/2011, oznacza dokument przyjęty przez organizację JOT (tj. organizację jednostek ds. oceny technicznej) do celów wydawania europejskich ocen technicznych. Europejskie dokumenty oceny są zharmonizowanymi specyfikacjami technicznymi, opracowywanymi i przyjmowanymi przez organizację JOT w następstwie wniosku o wydanie europejskiej oceny technicznej, złożonego przez producenta, dla każdego wyrobu budowlanego nieobjętego lub nie w pełni objętego normą zharmonizowaną, którego właściwości użytkowe w odniesieniu do jego zasadniczych charakterystyk nie mogą być w pełni ocenione zgodnie z istniejącą normą zharmonizowaną (por. art. 19 ust. 1 rozporządzenia 305/2011);
3. przez odniesienie się do wspólnych specyfikacji technicznych, rozumianych jako specyfikacje techniczne w dziedzinie produktów teleinformatycznych określone zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia 1025/2012;
4. przez odniesienie się do norm międzynarodowych;
5. przez odniesienie się do specyfikacji technicznych, których przestrzeganie nie jest obowiązkowe, przyjętych przez instytucję normalizacyjną, wyspecjalizowaną w opracowywaniu specyfikacji technicznych w celu powtarzalnego i stałego stosowania;
6. przez odniesienie do innych systemów referencji technicznych ustanowionych przez europejskie organizacje normalizacyjne.

Mieszany system opisu przedmiotu zamówienia

Zgodnie z art. 101 ust. 1 pkt 3 i 4 PrZamPubl możliwe jest wprowadzenie mieszanego systemu opisu przedmiotu zamówienia, polegającego na połączeniu metod przewidzianych w pkt 1 i 2. I tak, zamawiający może opisać przedmiot zamówienia w części wskazując na wybrane cechy w zakresie wydajności lub funkcjonalności, w pozostałym zaś zakresie odwołując się do norm, europejskich ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych. Możliwe jest również zamieszczenie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań w zakresie funkcjonalności lub wydajności oraz norm, europejskich ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, połączonych ze sobą w ten sposób, że wymagane normy, europejskie oceny techniczne, specyfikacje techniczne i systemy referencji technicznych mają stanowić środek domniemania zgodności ze stawianymi wymaganiami w zakresie wydajności czy funkcjonalności.

W przypadku braku Polskich Norm przenoszących normy europejskie, norm innych państw członkowskich EOG przenoszących normy europejskie oraz norm, europejskich ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 PrZamPubl, przy opisie przedmiotu zamówienia uwzględnia się krajowe systemy referencyjne w podanej niżej kolejności:

1. Polskie Normy;
2. krajowe oceny techniczne wydawane na podstawie WyrobBudowU;
3. polskie specyfikacje techniczne dotyczące projektowania, wyliczeń i realizacji robót budowlanych oraz wykorzystania dostaw;
4. krajowe deklaracje zgodności oraz krajowe deklaracje właściwości użytkowych wyrobu budowlanego lub krajowe oceny techniczne wydawane na podstawie WyrobBudowU.

Podobnie jak w przypadku opisywania przedmiotu zamówienia za pomocą znaków, patentów pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu wskazującego na produkt czy producenta, tak również w przypadku opisywania przedmiotu zamówienia przez odesłanie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 PrZamPubl, zamawiający zobowiązany jest dopuścić rozwiązania równoważne do wskazanych systemów referencji (art. 101 ust. 4 PrZamPubl). Zwraca na to uwagę treść art. 101 ust. 5 PrZamPubl, zgodnie z którym w przypadku, gdy opis przedmiotu zamówienia odnosi się do norm, europejskich ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 PrZamPubl, zamawiający nie może odrzucić oferty tylko dlatego, że roboty budowlane, dostawy lub usługi będące przedmiotem oferty nie są zgodne z normami, europejskimi ocenami technicznymi, specyfikacjami technicznymi i systemami referencji technicznych, do których się ona odnosi, jeżeli wykonawca udowodni w ofercie, w szczególności za pomocą środków, o których mowa w art. 104-107 PrZamPubl, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.

Katalog środków dowodowych jakimi dysponuje tu wykonawca nie jest ograniczony – art. 101 ust. PrZamPubl, jedynie jako przykładowe wskazuje środki wymienione w art. 104-107 PrZamPubl, tj. przedmiotowe środki dowodowe, nie ograniczając się jednak do nich.

W przypadku gdy zamawiający decyduje się opisać przedmiot zamówienia poprzez odniesienie się do jednego z systemów referencji, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 PrZamPubl, konieczne jest również określenie wymaganych cech zamawianych produktów, materiałów, usług tworzących przedmiot zamówienia. Przykładowy katalog takich cech, z rozróżnieniem na cechy robót budowlanych oraz cechy dostaw i usług, określa art. 102 ust. 1 i 2 PrZamPubl. W katalogu przykładowych cech robót budowlanych koniecznych do opisania przedmiotu zamówienia przy użyciu odniesienia do jednego z systemów referencji technicznych ustawodawca wymienia:

1. zdefiniowane poziomy oddziaływania na środowisko i klimat;
2. wytyczne w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych;
3. określenie sprecyzowanej wydajności, bezpieczeństwa lub wymiarów, w tym procedur dotyczących zapewnienia jakości;
4. ustalonej terminologii, symboli, testów i metod testowania;
5. sprecyzowanego opakowania i oznakowania;
6. sprecyzowanej etykiety;
7. instrukcji użytkowania;
8. procesów i metod produkcji na każdym etapie cyklu życia obiektów budowlanych;
9. dodatkowych badań i testów przeprowadzanych przez jednostki autoryzowane w rozumieniu SystOcenZgRynkU;
10. ustalonych zasad dotyczących projektowania i kosztorysowania;
11. warunków testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych;
12. metod i technik budowy;
13. pozostałych, niewymienionych warunków technicznych.

Co ważne wszystkie te cechy składające się na opis przedmiotu zamówienia muszą odpowiadać przeznaczeniu robót zamierzonemu przez zamawiającego – muszą więc być zindywidualizowane, przemyślane i odpowiadać potrzebom zamawiającego.

W przypadku dostaw i usług przykładowy katalog cech podanych przez ustawodawcę jako mogących stanowić elementy opisu przedmiotu zamówienia stanowią cechy wspólne z robotami budowlanymi, tj. określony poziom oddziaływania na środowisko i klimat, posiadanie określonych symboli, testów czy metod testowania, określonego opakowania i oznakowania, określonej etykiety, instrukcji użytkowania, określonych zasad dotyczących projektowania i kosztorysowania oraz cechy niezależne od robot budowlanych, tj. określona jakość, określona wydajności, przeznaczenie produktu, bezpieczeństwo lub wymiary, w tym wymagania odnoszące się do produktu w zakresie nazwy, pod jaką produkt jest sprzedawany, procesy i metody produkcji.

Opis przedmiotu zamówienia na roboty budowlane

Artykuł 103 PrZamPubl zawiera regulację dotyczącą opisu przedmiotu zamówienia na roboty budowlane przewidując, że zamówienie na roboty budowlane opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. W przypadku jednak, gdy przedmiot zamówienia na roboty budowlane realizowany jest w formule „projektuj i buduj”, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia na roboty budowlane za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego. Zakres i forma dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót oraz programu funkcjonalno-użytkowego określone zostały w wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 103 ust. 4 PrZamPubl rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (dalej: DokProjRobBudR). W przypadku zamówienia na wykonanie robót budowlanych DokProjRobBudR różnicuje zakres wymaganej do dokonania opisu przedmiotu zamówienia dokumentacji projektowej w zależności od tego, czy realizowane roboty wymagają uzyskania pozwolenia na budowę lub zgłoszenia zgodnie z Prawem budowlanym (dalej: PrBud), czy też nie, oraz od tego, czy projekt przyszłej umowy o zamówienie publiczne przewiduje wynagrodzenie ryczałtowe, czy inny model wynagrodzenia – w praktyce najczęściej obmiarowe. I tak, w przypadku gdy roboty wymagają pozwolenia na budowę lub zgłoszenia, zakres dokumentacji projektowej obejmować musi projekt budowlany, projekt wykonawczy, przedmiary robót, chyba że przyjęte wynagrodzenie jest wynagrodzeniem ryczałtowym, wówczas zamawiający nie musi załączyć do dokumentacji projektowej przedmiarów robot. Zwolnienie z obowiązku opracowania i załączenia do dokumentacji projektowej przedmiarów robót dotyczy również sytuacji, w której zamówienie zlecane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki. Jeżeli zaś przedmiot zamówienia dotyczy wykonania obiektu budowlanego dla którego według przepisów PrBud nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na budowę czy zgłoszenia, dokumentacja projektowa składa się co najmniej z planów rysunków, innych dokumentów umożliwiających jednoznaczne określenie rodzaju i zakresu robót podstawowych oraz uwarunkowań i dokładnej lokalizacji ich wykonania oraz projektów, pozwoleń uzgodnień i opinii wymaganych osobnymi przepisami, a także przedmiarów robót – przy czym, tak jak w przypadku robót dla których wymagane jest uzyskanie pozwolenia lub dokonanie zgłoszenia, w przypadku gdy zamawiający decyduje się na prowadzenie wynagrodzenia ryczałtowego albo zlecenie zamówienia z wolnej ręki, dokumentacja projektowa może nie obejmować przedmiaru robót. Wobec rozbieżnego określenia dokumentów koniecznych do wykonywania robót budowlanych w przepisach PrZamPubl i przepisach wykonawczych oraz przepisach PrBud dla ustalenia zakresu pojęcia projektu budowlanego i wykonawczego należy odnosić się do DokProjRobBudR. Warto również przypomnieć, że wzajemna relacja pomiędzy projektem budowlanym, wykonawczym i przedmiarem jest taka, że każdy kolejny stanowi uszczegółowienie poprzedniego co wyraża również art. 647 KC mówiący o tym, że przez umowę o roboty budowlane wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej.

O ile projekt budowlany i wykonawczy (jak też przedmiar) określa co ma zostać wykonane w ramach realizacji obiektu, to Specyfikacja Techniczna Wykonania i Odbioru Robót Budowlanych określa jak oraz w jakim standardzie. Jak określa DokProjRobBudR specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych stanowią opracowania zawierające w szczególności zbiory wymagań, które są niezbędne do określenia standardu i jakości wykonania robót, w zakresie sposobu wykonania robót budowlanych, właściwości wyrobów budowlanych oraz oceny prawidłowości wykonania poszczególnych robót.

W przypadku realizowania robót w formule „projektuj i buduj” opis przedmiotu zamówienia dokonywany jest przez zamawiającego poprzez przygotowanie programu funkcjonalno-użytkowego. Zgodnie z art. 103 ust. 3 PrZamPubl program funkcjonalno-użytkowy obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne. Szczegółowy zakres tego dokumentu określa DokProjRobBudR, zgodnie z którym program funkcjonalno-użytkowy służy do opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych, przygotowania oferty – szczególnie w zakresie obliczenia ceny oferty oraz wykonania prac projektowych. Warto wskazać, że program funkcjonalno-użytkowy jest ze swojej natury opracowaniem ogólnym w porównaniu z projektem, jako że sam służyć ma dopiero opracowaniu tego ostatniego. Tym większego znaczenia nabiera na etapie formułowania jego treści zasada jednoznacznego i precyzyjnego opisywania przedmiotu zamówienia w zakresie wymagań stawianych przed zlecanym do wykonania obiektem budowlanym. Wskazać wreszcie należy, że zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 2 PrZamPubl wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych.