Przepisy nie precyzują formy przedłożenia sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami.
Zgodnie z art. 5a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: PożPubWolontU) organ stanowiący JST uchwala, po konsultacjach z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego (art. 3 ust. 3 PożPubWolontU) roczny program współpracy z tymi organizacjami. Roczny program współpracy jest uchwalany do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu.
Roczny program współpracy z organizacjami zawiera w szczególności (art. 5a ust. 4 PożPubWolontU):
1) cel główny i cele szczegółowe programu;
2) zasady współpracy;
3) zakres przedmiotowy;
4) formy współpracy, o których mowa w art. 5 ust. 2 PożPubWolontU;
5) priorytetowe zadania publiczne;
6) okres realizacji programu;
7) sposób realizacji programu;
8) wysokość środków planowanych na realizację programu;
9) sposób oceny realizacji programu;
10) informację o sposobie tworzenia programu oraz o przebiegu konsultacji;
11) tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert.
Zgodnie natomiast z art. 5a ust. 3 PożPubWolontU organ wykonawczy JST, nie później niż do 31 maja każdego roku, jest obowiązany przedłożyć organowi stanowiącemu JST oraz opublikować w BIP sprawozdanie z realizacji programu współpracy za rok poprzedni.
Przepisy nie precyzują, w jaki sposób organ wykonawczy JST powinien przełożyć takie sprawozdanie organowi stanowiącemu. Wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy, którego organizację i zasady funkcjonowania określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia (art. 33 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym). Trudno tu stwierdzić, że przekazanie sprawozdania na sesji rady to jedyny sposób przedłożenia jej sprawozdania.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu nie ma obowiązku przedłożenia sprawozdania przedwcześnie, zwłaszcza, że nie ma jeszcze wszystkich danych mających wpływ na treść sprawozdania i nie minął termin określony przez ustawodawcę. Ważny jest w tym przypadku także obowiązek opublikowania sprawozdania w BIP.