Jeżeli zamówienie ma wartość mniejszą niż 170 000 zł, zamawiający może określić sposób komunikowania się w takim postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłącznie elektronicznie.
Elektroniczny sposób prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jest preferowany w zamówieniach, których wartość jest równa lub przekracza wartość 170 000 zł. Artykuł 61 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) mówi: „Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”.
Wyjątki od korzystania z elektronicznych środków komunikacji opisuje art. 65 ust. 1 PrZamPubl – Zamawiający może odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli:
1) z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
2) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
3) użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;
4) zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
5) jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
6) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego;
7) zamówienie jest udzielane lub konkurs jest organizowany przez placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z 21.1.2021 r. o służbie zagranicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1691 i 1840) w państwie trzecim, niebędącym członkiem Unii Europejskiej, z którym Unia Europejska nie zawarła umowy o wzajemnym uznawaniu usług zaufania, o której mowa w art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), oraz wartość tego zamówienia lub konkursu jest mniejsza niż progi unijne.
Żadne przepisy prawa nie zobowiązują zaś zamawiającego do dopuszczenia jakichś szczególnych form komunikowania się w zamówieniach o wartości mniejszej niż 170 000 zł. W praktyce często się zdarza, że prowadząc procedurę udzielania zamówień poniżej progu stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych zamawiający dopuszcza właśnie tylko elektroniczny sposób komunikowania się. Zamówienia bagatelne, co oczywiste, często udzielane są w szybkiej procedurze i nie dopuszczają one długotrwałej formy komunikowania się, np. za pośrednictwem operatora pocztowego.
Powyższe uwagi dotyczą sytuacji udzielania zamówień, których nie trzeba udzielać zgodnie z procedurami opisanymi w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Tam obowiązuje zastosowanie sformalizowanego trybu Zasad konkurencyjności dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 80 000 zł.
