Opis sytuacji: Urząd przeprowadził zapytanie ofertowe na szkolenie osób bezrobotnych w bazie konkurencyjności, mimo, że nie był do tego zobligowany, gdyż wartość zamówienia wynosiła 18000,00 zł. Zapytanie ofertowe zawierało wszystkie informacje jakie były wymagane w wytycznych. Otrzymaliśmy tylko jedną ofertę, która była droższa niż kwota, jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia.
W związku z tym, że wytyczne nie do końca precyzują ścieżkę postępowania w takiej sytuacji, skorzystaliśmy z art. 255 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) – Zamawiający może unieważnić postępowanie jeśli cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.
Przepis art. 255 pkt 3 PrZamPubl dopuszcza unieważnienie postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza budżet zamawiającego, jednak nie ma on bezpośredniego zastosowania w postępowaniach prowadzonych poniżej progu stosowania PrZamPubl, chyba że zamawiający wyraźnie przewidział jego odpowiednie stosowanie w dokumentacji zamówienia. Jeżeli zamawiający dobrowolnie zastosował zasadę konkurencyjności, powinien działać zgodnie z zasadą przejrzystości i proporcjonalności, a więc wskazać w zapytaniu ofertowym przesłanki unieważnienia, w szczególności możliwość rezygnacji z postępowania w razie przekroczenia zaplanowanych środków.
Przepis art. 255 pkt 3 PrZamPubl stanowi, że zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że może zwiększyć tę kwotę do ceny oferty najkorzystniejszej. Przepis ten jednoznacznie dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania w sytuacji braku wystarczających środków finansowych, pod warunkiem że zamawiający nie ma realnej możliwości ich zwiększenia. Jednocześnie należy podkreślić, że w analizowanym stanie faktycznym wartość zamówienia wynosiła 18 000 zł, a zatem była niższa niż próg obligujący do stosowania PrZamPubl. Oznacza to, że postępowanie było prowadzone poza reżimem PrZamPubl. W konsekwencji przepisów tej ustawy, w tym art. 255 pkt 3, nie stosuje się bezpośrednio. Jeżeli zamawiający nie przewidział w dokumentacji postępowania (zapytaniu ofertowym), że będzie odpowiednio stosował przesłanki unieważnienia określone w PrZamPubl, to formalnie nie miał podstaw do ich zastosowania jako podstawy prawnej unieważnienia.
Jednakże w sytuacji, gdy zamawiający, mimo braku obowiązku, zdecydował się przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności (np. publikując zapytanie w Bazie Konkurencyjności), przyjął na siebie obowiązek przestrzegania zasad właściwych dla tego trybu. Oznacza to konieczność działania w sposób:
- przejrzysty,
- proporcjonalny,
- zapewniający równe traktowanie wykonawców,
- zgodny z treścią ogłoszonego zapytania ofertowego.
Zasada przejrzystości wymaga, aby wykonawcy już na etapie publikacji zapytania znali wszystkie istotne warunki postępowania, w tym również potencjalne przesłanki jego unieważnienia. Dla zachowania transparentności prawidłowym rozwiązaniem jest zatem wskazanie w zapytaniu ofertowym katalogu przesłanek unieważnienia postępowania, w tym np. sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy budżet zamawiającego.
Jeżeli taka informacja została zawarta w zapytaniu ofertowym, wówczas unieważnienie postępowania z powodu przekroczenia zabezpieczonych środków finansowych należy uznać za działanie zgodne z zasadą przejrzystości i proporcjonalności. W takiej sytuacji wykonawcy byli uprzednio poinformowani o ryzyku unieważnienia postępowania, a decyzja zamawiającego nie ma charakteru arbitralnego.
Jeżeli natomiast zapytanie ofertowe nie zawierało przesłanek unieważnienia, zastosowanie art. 255 pkt 3 PrZamPubl jako samodzielnej podstawy prawnej może budzić wątpliwości, gdyż przepis ten formalnie nie obowiązywał w tym postępowaniu. Wówczas bezpieczniejszym uzasadnieniem byłoby powołanie się na obiektywny brak środków finansowych oraz niemożność zawarcia umowy z powodu przekroczenia budżetu.
Z perspektywy ewentualnej kontroli kluczowe będzie wykazanie, że:
- kwota przeznaczona na realizację zamówienia została ustalona przed otwarciem ofert,
- zamawiający nie miał realnej możliwości jej zwiększenia,
- decyzja o unieważnieniu była obiektywnie uzasadniona,
- postępowanie było prowadzone w sposób przejrzysty.
Warto również zauważyć, że w postępowaniach zakończonych unieważnieniem nie dochodzi do poniesienia wydatku, zatem takie zamówienia co do zasady nie podlegają kontroli.
