Zawierając umowę z dostawcą artykułów spożywczych lub firmą cateringową szkoła wydatkuje zgromadzone na wyodrębnionym rachunku środki jako jednostka sektora finansów publicznych. Każda taka umowa cywilnoprawna, pod warunkiem przekroczenia kwoty 500 zł brutto, podlega zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów.
Zgodnie z art. 34a ust. 1 w zw. z ust. 6 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych (w tym szkoły publiczne funkcjonujące jako jednostki budżetowe – art. 9 pkt 3 ustawy o finansach publicznych) mają obowiązek rejestrować w CRU wszystkie umowy, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł. Rejestracji w CRU podlegają cywilnoprawne umowy zawierane przez szkołę lub gminę (jako zamawiającego) z dostawcami artykułów spożywczych (jeśli szkoła prowadzi własną kuchnię) lub z wykonawcami usług cateringowych, z których te posiłki są finansowane.
Zamknięty katalog wyłączeń z obowiązku rejestracji, zawarty w art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych, nie przewiduje odstępstwa dla umów finansowanych ze środków pochodzących z wydzielonego rachunku dochodów utworzonego na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych. Ustawodawca uzależnia obowiązek wpisu od statusu podmiotu zawierającego umowę oraz jej wartości, a nie od klasyfikacji budżetowej czy źródła pokrycia wydatku.
Gromadzenie środków z opłat rodziców (wsadu do kotła) na wydzielonym rachunku dochodów stanowi jedynie ustawowe odstępstwo od zasady budżetowania brutto (art. 223 ustawy o finansach publicznych). Nie pozbawia to tych środków charakteru środków publicznych ani nie zmienia statusu szkoły. Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, funkcjonowanie rachunku wydzielonego w jednostce oświatowej nie tworzy odrębnego bytu prawnego, a jednostka dysponująca tymi środkami cały czas działa w ramach swojego statusu publicznoprawnego jako jednostka organizacyjna gminy.
