Odłączenie (podział) sołectwa od innego sołectwa jest, de iure, utworzeniem nowego sołectwa. W praktyce, procedura ta składa się z trzech etapów:
1. Określenia zasad tworzenia jednostek pomocniczych w statucie gminy.
2. Utworzenia jednostki pomocniczej po przeprowadzeniu konsultacji lub z inicjatywy mieszkańców.
3. Ustalenie organizacji i zakresu działania sołectwa w statucie sołectwa.
Odłączenie miejscowości od istniejącego sołectwa jest stworzeniem nowej jednostki pomocniczej. Zgodnie za art. 5 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: SamGminU), jednostkę pomocniczą tworzy rada gminy, w drodze uchwały, po przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami lub z ich inicjatywy. M. Augustyniak wyróżnia trzy etapy w procesie tworzenia, łączenia, podziału i znoszenia jednostek pomocniczych (zob. M. Augustyniak, art. 5, [w:] Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, B. Dolnicki (red.), Warszawa 2021, pkt 8–10).
Pierwszy etap to określenie zasad tworzenia jednostek pomocniczych. Zgodnie z art. 5 ust. 3 SamGminU, jest to materia statutowa gminy. Jeżeli jednak w gminie są już utworzone jednostki pomocnicze, to statut musi być przystosowany do tworzenia nowych jednostek. Nie jest możliwe skuteczne uchwalenie statutu sołectwa, bez uprzedniego określenia zasad powoływania jednostek pomocniczych w gminie (Zob. rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Opolskiego z 7.3.2003 r., PN.III-AB-0911-1-26/2003, OwSS 2004/2, poz. 35; zob. też rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Warmińsko-Mazurskiego z 6.2.2013 r., PN.4131.133.13).
Na drugi etap utworzenia jednostki pomocniczej składają się uchwały i konsultacje. W przypadku opisywanym w pytaniu, konsultacje z mieszkańcami wydają się być nieobowiązkowe (wynika to z literalnej treści przepisu). Na takim stanowisku stoi się też w literaturze (zob. A. Szewc, [w:] A. Szewc, G. Jyż, Z. Pławecki, Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, Warszawa 2012, s. 78), pomimo tego, że ustawa nie określa tego, co należy rozumieć pod określeniem „inicjatywy mieszkańców”. Wydaje się więc, że aktywność mieszkańców przyszłego sołectwa powinna wyrażać wolę całości społeczności. Oznacza to, że wniosek mieszkańców przyszłej jednostki pomocniczej, aby zwolnić radę gminy z przeprowadzenia konsultacji społecznych, powinien być podpisany przez większość mieszkańców gminy, a nie tylko mieszkańców obszaru, na którym sołectwo ma powstać (Naczelny Sąd Administracyjny, w swoim wyroku z 10.10.2000 r., II SA/Łd 1097/00, stwierdził, że „jeżeli rada gminy przyjmuje koncepcję tworzenia jednostek pomocniczych w całej gminie, zarządzenie przeprowadzenia konsultacji na obszarze całej gminy jest nie tylko prawnie dopuszczalne, ale i racjonalne”). Nie jest jednak wykluczone, aby, nawet w przypadku stwierdzenia „inicjatywy mieszkańców”, przeprowadzić konsultacje społeczne, w celu uniknięcia zarzutu naruszenia art. 5 ust. 2 SamGminU, a tym samym nieważności uchwały statutowej sołectwa.
Po przeprowadzeniu konsultacji lub w sytuacji, gdy brak jest obowiązku ich przeprowadzenia, rada gminy podejmuje uchwałę w przedmiocie utworzenia jednostki pomocniczej. Uchwała ta stanowi akt prawa miejscowego, ze wszystkimi tego konsekwencjami (przede wszystkim w przedmiocie jej opublikowania w wojewódzkim dzienniku urzędowym).
Trzeci etap to ustalenie organizacji i zakresu działania jednostki pomocniczej, tj. przygotowanie i uchwalenie statutu sołectwa. W wyroku z 10.10.2013 r. (III SA/Kr 66/13, Legalis) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie orzekł, że: „projekt statutu jednostki pomocniczej nie tylko należy podać do publicznej wiadomości, ale konieczne jest przekazanie wyjaśnień mieszkańcom terenu, których statut ma dotyczyć oraz stworzenie realnych możliwości sformułowania przez te osoby uwag lub propozycji, a także rozważenie tych propozycji czy zastrzeżeń. (…) Wynik konsultacji w sprawie statutu nie jest wprawdzie wiążący dla rady gminy, ale ich brak należy ocenić jako istotne naruszenie prawa, które powinno skutkować stwierdzeniem nieważności uchwał rady gminy podjętych w sprawie określenia statutów jednostek pomocniczych”.
Również statut sołectwa jest aktem prawa miejscowego. Zgodnie z art. 35 ust. 1 SamGminU statut sołectwa uchwalany jest przez radę gminy zawsze po przeprowadzeniu konsultacji z mieszkańcami (tym razem wydaje się jednak, że będą to już tylko mieszkańcy danego sołectwa). Zgodnie zaś z art. 35 ust. 3 SamGminU statut obligatoryjnie musi zawierać:
1) nazwę i obszar jednostki pomocniczej;
2) zasady i tryb wyborów organów jednostki pomocniczej;
3) organizację i zadania organów jednostki pomocniczej;
4) zakres zadań przekazywanych jednostce przez gminę oraz sposób ich realizacji;
5) zakres i formy kontroli oraz nadzoru organów gminy nad działalnością organów jednostki pomocniczej.
Oczywistym jest, że statut sołectwa nie może być sprzeczny z ustawami – przede wszystkim z ustawą o samorządzie gminnym i Kodeksem wyborczym. Statut może przewidywać, że sołtys będzie upoważniony do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej (zob. art. 39 ust. 4 SamGminU).
