W gminnej ewidencji zabytków powinny być ujęte zabytki nieruchome wpisane do rejestru, inne zabytki nieruchome znajdujące się w wojewódzkiej ewidencji zabytków oraz inne zabytki nieruchome wyznaczone przez wójta.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami w niektórych przypadkach uzależnia skuteczność czynności prawnej dotyczącej gospodarowania nieruchomościami od uzyskania zgody wojewódzkiego konserwatora zabytków. Mo to miejsce m. in. w odniesieniu do sprzedaży, zamiany, darowizny lub dzierżawy nieruchomości Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego (art. 13 ust. 5 GospNierU), lub też podziału nieruchomości (art. 96 ust. 1 GospNierU).
Problem co do interpretacji może dotyczyć różnicy w rozumieniu pojęć wpis do rejestru zabytków/wpis do gminnej ewidencji zabytków.
Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 24.5.2022 r., III OW 198/21, stwierdził, że przepis art. 7 OchrZabU przewiduje pięć form ochrony zabytków nieruchomych: rejestr zabytków, wpis na Listę Skarbów Dziedzictwa, uznanie za pomnik historyczny, utworzenie parków kulturowych oraz ustalenia ochrony w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo w decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, decyzji o warunkach zabudowy, decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, decyzji o ustaleniu lokalizacji linii kolejowej lub decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji w zakresie lotniska użytku publicznego. Rejestr zabytków dla zabytków znajdujących się na terenie województwa prowadzi wojewódzki konserwator zabytków (art. 8 ust. 1 OchrZabU).
Do rejestru wpisuje się zabytek nieruchomy na podstawie decyzji wydanej przez wojewódzkiego konserwatora zabytków z urzędu bądź na wniosek właściciela zabytku nieruchomego lub użytkownika wieczystego gruntu, na którym znajduje się zabytek nieruchomy (art. 9 ust. 1 OchrZabU). Natomiast zgodnie z art. 21 OchrZabU, ewidencja zabytków jest podstawą do sporządzania programów opieki nad zabytkami przez województwa, powiaty i gminy. Wojewódzki konserwator zabytków prowadzi wojewódzką ewidencję zabytków w formie kart ewidencyjnych zabytków znajdujących się na terenie województwa (art. 22 ust. 2 OchrZabU). Natomiast wójt (burmistrz, prezydent miasta) prowadzi gminną ewidencję zabytków w formie zbioru kart adresowych zabytków nieruchomych z terenu gminy (art. 22 ust. 4 OchrZabU).
W gminnej ewidencji zabytków powinny być ujęte zabytki nieruchome wpisane do rejestru, inne zabytki nieruchome znajdujące się w wojewódzkiej ewidencji zabytków oraz inne zabytki nieruchome wyznaczone przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków (art. 22 ust. 5 pkt 1–3 OchrZabU).
Z analizy powyższych przepisów wynika, że ewidencja zabytków (zarówno wojewódzka jak i gminna) jest pojęciem szerszym niż rejestr zabytków. Rejestr zabytków jest formą ochrony zabytków nieruchomych i wymaga wydania stosownej decyzji. Natomiast w ewidencji zabytków mogą znajdować się zarówno zabytki wpisane do rejestru zabytków, jak i inne zabytki wymienione w art. 22 ust. 5 pkt 2–3 OchrZabU.
Choć pojęcie ewidencji zabytków ma szersze znaczenie niż wpis do rejestru zabytków, to zgoda konserwatora odnosi się do nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków.
