Skarbnikowi należy założyć nową dokumentację pracowniczą dla nowego, równoległego stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierownika referatu. Jest to bowiem odrębny stosunek pracy.
Skarbnik gminy jest pracownikiem zatrudnionym na podstawie powołania. Jest to odrębne stanowisko oraz odrębny stosunek pracy w sytuacji, gdy wymiar czasu pracy na stanowisku skarbnika zostanie zmniejszony, a następnie zostanie zawarta umowa o pracę na stanowisko kierownika referatu w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Drugi stosunek pracy ma również inną podstawę prawną – umowę o pracę – i ma charakter odrębny od zatrudnienia na stanowisku skarbnika. W takiej sytuacji mamy do czynienia z zatrudnieniem na podstawie dwóch równoległych stosunków pracy: z powołania – na stanowisku skarbnika oraz na podstawie umowy o pracę – na stanowisku kierownika referatu.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, tj. dokumentację pracowniczą. Kodeks pracy wskazuje przy tym na dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, a nie wyłącznie z daną osobą.
Z kolei rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nakazuje prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej. Tym samym należy uznać, że przepisy nakazują prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika, a także – w ramach dokumentacji danego pracownika – odrębnie dla każdego stosunku pracy zawartego przez tę osobę, jeżeli jest ona jednocześnie zatrudniona na różnych podstawach prawnych, w tym na podstawie kilku umów o pracę albo umowy o pracę i na innej podstawie przewidzianej w Kodeksie pracy.
Po nawiązaniu nowej umowy o pracę w wymiarze 1/4 etatu na stanowisku kierownika referatu, wykonywanej równolegle z funkcją skarbnika, należy zatem założyć nowe akta osobowe oraz prowadzić odrębną dokumentację pracowniczą dla tego nowego stosunku pracy.
To samo dotyczy m.in. ewidencji czasu pracy. W przypadku kierownika referatu ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w pełnym zakresie. Skarbnik, jako główny księgowy budżetu i jednostki, jest bowiem osobą zarządzającą w imieniu pracodawcy zakładem pracy, tj. urzędem, a jego ewidencja czasu pracy jest prowadzona z pominięciem ewidencji godzin pracy.
W przypadku urlopu wypoczynkowego sytuacja jest analogiczna – urlop musi być udzielany odrębnie w ramach każdego stosunku pracy, w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy.
Oznacza to również, że możliwe jest korzystanie z urlopu wypoczynkowego w ramach jednego stosunku pracy przy jednoczesnym wykonywaniu pracy w ramach drugiego stosunku pracy, ponieważ są to dwa odrębne stosunki pracy, z których wynikają odrębne prawa i obowiązki.
