Protokoły z okresowej kontroli stanu technicznego budynku przechowuje się przez okres istnienia obiektu.
Stosownie do art. 61 pkt 1 ustawy – Prawo budowlane (dalej: PrBud), właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany utrzymywać i użytkować obiekt zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 5 ust. 2 PrBud. W ramach powyższego obowiązku, obiekt budowlany w czasie jego użytkowania powinien być zaś poddawany kontroli (art. 62 ust. 1 PrBud):
- okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego:
- elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,
- instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,
- instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych);
- okresowej, co najmniej raz na 5 lat, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia; kontrolą tą powinno być objęte również badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów;
- okresowej w zakresie, o którym mowa w pkt 1, co najmniej dwa razy w roku, w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada, w przypadku budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m2; osoba dokonująca kontroli jest obowiązana bezzwłocznie pisemnie zawiadomić organ nadzoru budowlanego o przeprowadzonej kontroli;
- bezpiecznego użytkowania obiektu każdorazowo w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 61 pkt 2 PrBud;
- w przypadku zgłoszenia przez osoby zamieszkujące lokal mieszkalny znajdujący się w obiekcie budowlanym o dokonaniu nieuzasadnionych względami technicznymi lub użytkowymi ingerencji lub naruszeń, powodujących, że nie są spełnione warunki określone w art. 5 ust. 2 PrBud.
Stosownie przy tym do art. 63 PrBud, właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumenty – o których mowa w art. 60 PrBud – oraz opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania. Na tle powyższego przepisu w doktrynie wyjaśnia się zaś, iż również protokoły z okresowej kontroli stanu technicznego przechowuje się przez okres istnienia obiektu. Jak wyjaśnia się to bowiem, choć przepisy PrBud nie przewidują wprost takiego obowiązku w wypadku protokołu z okresowej kontroli stanu technicznego obiektów, to jednak wynika on z szerszej analizy obowiązujących przepisów PrBud dotyczących stanu technicznego oraz obowiązków właścicieli i zarządców obiektu budowlanego.
Zwraca się bowiem uwagę, iż stosownie do art. 64 ust. 3 PrBud, protokoły z kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły z kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 CharaktEnergBudU, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz dokumenty, o których mowa w art. 60 PrBud, są dołączone do książki obiektu budowlanego. Aktualnie zaś system c-KOB zapewnia przechowywanie książki obiektu budowlanego przez okres istnienia obiektu budowlanego (art. 60q ust. 1 PrBud). Co więcej, obowiązujące przepisy nakazują także właścicielowi oraz zarządcy obiektu udostępniać dokumenty, a więc i protokoły z kontroli obiektu budowlanego, przedstawicielom organu nadzoru budowlanego oraz innym jednostkom organizacyjnym i organom upoważnionym do kontroli utrzymania obiektów budowlanych we właściwym stanie technicznym oraz do kontroli przestrzegania przepisów obowiązujących w budownictwie, o czym mówi wprost art. 65 PrBud. Skoro zatem ustawodawca nakłada obowiązek udostępniania protokołów właściwym organom i to w istocie bezterminowo, to uznać należy, że przepis art. 63 ust. 1 PrBud obejmuje również dokumentację dotyczącą kontroli stanu technicznego.
Aktualnie właściciel lub zarządca obiektu budowlanego musi więc przechowywać protokoły z okresowej kontroli stanu technicznego obiektu przez okres istnienia tego obiektu, tak jak stanowi to art. 63 PrBud.
