Żądanie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podania numeru PESEL we wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego jest działaniem prawidłowym i zgodnym z prawem. Nie stanowi ono żądania danych nadmiarowych, ponieważ numer PESEL jest niezbędny do prawidłowej weryfikacji tożsamości wnioskodawcy oraz ustalenia jego uprawnienia do uzyskania dokumentu, co jest obowiązkiem prawnym nałożonym na organ.
Zgodnie z ogólną zasadą minimalizacji danych, wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Organy administracji publicznej mogą przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy posiadają ku temu wyraźną podstawę prawną. W analizowanym przypadku podstawowym aktem prawnym regulującym wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego jest ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego. Art. 45 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego precyzyjnie określa krąg podmiotów uprawnionych do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego. Należą do nich między innymi osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, wstępni, zstępni, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, a także inne podmioty, które wykażą interes prawny.
Kierownik urzędu stanu cywilnego jest zatem zobowiązany do każdorazowej i jednoznacznej weryfikacji, czy wnioskodawca należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania dokumentu. Obowiązek ten wynika wprost z przytoczonego przepisu. Numer PESEL jest identyfikatorem jednoznacznie określającym osobę fizyczną w polskich systemach referencyjnych, w tym w Rejestrze Stanu Cywilnego. Jego użycie pozwala na bezbłędną identyfikację osoby składającej wniosek oraz na weryfikację jej ewentualnego pokrewieństwa z osobą, której dotyczy akt, poprzez porównanie danych w centralnych rejestrach państwowych. Chociaż przepisy ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego nie wskazują wprost numeru PESEL jako obligatoryjnego elementu samego formularza wniosku o odpis, jego zebranie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obowiązkiem tym jest właśnie weryfikacja uprawnienia do uzyskania odpisu. Pozyskanie numeru PESEL jest czynnością instrumentalną, która umożliwia realizację ustawowego zadania nałożonego na Kierownika USC, polegającego na ochronie danych zawartych w aktach stanu cywilnego przed dostępem osób nieuprawnionych. Orzecznictwo sądów administracyjnych, choć nie odnosi się bezpośrednio do tego konkretnego formularza, wielokrotnie podkreślało, że organ administracji ma nie tylko prawo, ale i obowiązek podjęcia działań weryfikujących tożsamość strony i jej uprawnienia, a żądanie danych niezbędnych do tej weryfikacji nie narusza zasady minimalizacji. W niniejszej sprawie podstawą jest obowiązek weryfikacyjny wynikający z art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który bez numeru PESEL byłby w praktyce niemożliwy do rzetelnego wykonania.
Podsumowując, żądanie numeru PESEL przez Kierownika USC nie ma charakteru dowolnego, lecz jest uzasadnione koniecznością realizacji obowiązku ustawowego. Jest to środek proporcjonalny i niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze Stanu Cywilnego. Dlatego też wprowadzenie takiego wymogu w formularzu wniosku należy uznać za działanie prawidłowe.
