Pismo, które wpłynęło do urzędu za pomocą skrzynki e-mail po godzinach pracy urzędu, należy rejestrować z dniem kolejnym, roboczym, chyba że są to dni wolne od pracy, to wówczas pierwszego dnia następującego po takim dniu.
W ocenie prawnej należy uwzględnić przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz orzecznictwo sądowe.
W art. 57 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego postanowiono:
§ 1. Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.
W wyroku WSA we Wrocławiu z 30.10.2024 r. (IV SAB/Wr 489/24, Legalis) m.in. podano: Sąd podziela argumentację organu, który w odpowiedzi na skargę zwracał uwagę na to, że wniosek strony o udostępnienie informacji publicznej wpłynął do organu w dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach późno popołudniowych, tj. po godzinach pracy Urzędu, który to fakt należy uwzględnić przy obliczaniu biegu terminu jaki obowiązywał organ przy załatwienia tegoż wniosku. Mając na uwadze, że dzień 19 kwietnia 2024 r. przypadał w piątek, rozpoczęcie biegu 14-dniowego terminu do udzielenia informacji publicznej należało przyjąć na dzień 22 kwietnia 2024 r. (poniedziałek). Liczony od tej daty 14-dniowy termin na udostępnienie informacji publicznej mijał w dniu 6 maja 2024 r. (poniedziałek).
W wyroku WSA w Warszawie z 15.10.2025 r. (VIII SAB/Wa 66/25, Legalis) m.in. podano: Trafne jest przy stanowisko organu, że pismo skierowane do P. C. M. w G. sp. z o.o., które wpłynęło do organu w dniu 12 czerwca 2025 r. o godz. 19:26, a więc w godzinach wieczornych i po godzinach pracy Spółki, który to fakt należy uwzględnić przy obliczaniu biegu terminu jaki obowiązywał organ przy załatwieniu tego wniosku. Mając to na uwadze, rozpoczęcie biegu, tj. 14-dniowego terminu do udzielenia informacji publicznej należało przyjęć dzień następny po 12 czerwca 2025 r., tj. dzień 13 czerwca 2025 r. W odwiedzi na skargę wyjaśniono, że godziny pracy urzędu – pracy pracowników administracji organu dotyczą 7:30–15:30. Liczony od tej daty (13 czerwca 2025 r.).
W świetle powyższego należy uznać, że pismo, które wpłynęło do urzędu za pomocą skrzynki e-mail po godzinach pracy urzędu, należy rejestrować z dniem kolejnym, roboczym, chyba że są to dni wolne od pracy, to wówczas pierwszego dnia następującego po takim dniu.
