Zamawiającym jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie PrZamPubl do jej stosowania. Kolejne wskazane przepisy zawierają katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania PrZamPubl (m.in. JSFP).
W art. 82 ust. 1 PrZamPubl określono, że sprawozdanie roczne obejmuje udzielone zamówienia, w tym:
- zamówienia wyłączone na podstawie działu I rozdziału 1 oddziału 2 PrZamPubl,
- zamówienia klasyczne, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł, a także
- zamówienia sektorowe oraz
- zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
Zamawiający w rozumieniu PrZamPubl nie przekazuje więc sprawozdania rocznego jedynie wówczas, gdy w roku objętym sprawozdaniem (np. w 2022 r.) nie udzieli żadnego zamówienia, tj. nie udzieli zamówienia na podstawie przepisów PrZamPubl lub nie udzieli zamówienia z wyłączeniem procedur określonych PrZamPubl.
Obowiązek sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie dotyczy natomiast podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu PrZamPubl, także w sytuacji dobrowolnego korzystania przez te podmioty z procedur określonych w PrZamPubl w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.
Podkreślić należy, że dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Według bowiem definicji zawartej w art. 7 pkt 25 PrZamPubl pod pojęciem „udzielenie zamówienia” rozumie się zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.
W przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku (np. 2022 r.), podlega ona uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za ten dany rok (2022). Dotyczy to także umów zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Wówczas podaje się wartość za cały okres ich obowiązywania. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.
W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II–IX) należy zatem zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Dotyczy to zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.
W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za dany rok nie uwzględnia się umów, które wprawdzie były wykonywane w trakcie roku kalendarzowego obejmującego okres sprawozdawczy, ale ich zawarcie miało miejsce w roku wcześniejszym. Obowiązkiem tym nie są także objęte zmiany umów w sprawie zamówienia publicznego dokonane zgodnie z przepisami PrZamPubl (np. na podstawie art. 455 ust. 2 PrZamPubl).
Przy sporządzaniu sprawozdania rocznego należy przestrzegać wymagań określonych w ZakresRoczSprawZamR.
Przygotowując sprawozdanie roczne z udzielonych zamówień za 2022 r., zamawiający powinni zwrócić szczególną uwagę na przepisy przejściowe zawarte w ZakresRoczSprawZamR, ponieważ określają one różne reguły (przepisy mające zastosowanie) przy sporządzaniu sprawozdania w zależności od tego, kiedy postępowanie o udzielenie zamówienia zostało wszczęte. Zgodnie bowiem z § 4 ust. 1 ZakresRoczSprawZamR w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia oraz postępowań o zawarcie umowy ramowej wszczętych i niezakończonych przed 1.1.2021 r. (a więc przed wejściem w życie PrZamPubl) do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach stosuje się przepisy dotychczasowe, tj. RoczSprawUdzielZamR.
Na mocy § 4 ust. 2 ZakresRoczSprawZamR w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia oraz postępowań o zawarcie umowy ramowej wszczętych po 31.12.2020 r., lecz przed dniem wejścia w życie ZakresRoczSprawZamR, które:
- zostały zakończone przed dniem wejścia w życie ZakresRoczSprawZamR,
- nie zostały zakończone przed dniem wejścia w życie ZakresRoczSprawZamR
– do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach stosuje się przepisy ZakresRoczSprawZamR.
Powyższe oznacza, że jeżeli w roku sprawozdawczym udzielono zamówień zarówno w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych na podstawie przepisów ZamPublU, jak i w wyniku postępowań przeprowadzonych na podstawie PrZamPubl, zamawiający przekazuje dwa odrębne sprawozdania roczne Prezesowi UZP. Jeżeli jednak zamawiający udzielał zamówień wyłącznie na podstawie przepisów ZamPublU albo wyłącznie na podstawie PrZamPubl, składa tylko jedno sprawozdanie według zasad obowiązujących dla danego stanu prawnego, zgodnie z którym udzielił zamówień.
