W Dz.U. z 2022 r. pod poz. 2754 opublikowano ustawę z 16.11.2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.

Ustawa określa zasady obsługi w systemie teleinformatycznym umów, o których mowa w:

  • art. 734 i art. 750 KC, czyli umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług;
  • art. 25 § 1 KP, czyli umowy o pracę;
  • art. 50 ust. 1 OpDzieciU, czyli umowy uaktywniającej (zawartej z nianią).
Ważne

Przez obsługę w systemie umowy należy rozumieć zawarcie, zmianę lub rozwiązanie umowy albo wygaśnięcie umowy oraz dokonywanie innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do obsługi umów.

Więcej treści o ustroju i organizacji po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Wypróbuj!Sprawdź

Jednak:

  • umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług i umowy o pracę mogą być obsługiwane w systemie w przypadku, gdy zleceniodawca lub pracodawca jest: mikroprzedsiębiorcą, albo podmiotem niebędącym mikroprzedsiębiorcą zatrudniającym nie więcej niż 9 osób, rolnikiem, osobą fizyczną, która nie jest przedsiębiorcą;
  • umowy uaktywniające mogą być obsługiwane w systemie w przypadku, gdy jedną ze stron umowy są rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko.

Pracodawca, zleceniodawca albo rodzice wprowadzają do systemu informację o zmianie w zakresie ich statusu w ciągu 30 dni od zaistnienia okoliczności powodujących taką zmianę, co dotyczy także podmiotu niebędącego mikroprzedsiębiorcą zatrudniającego nie więcej niż 9 osób.

System prowadzi i udostępnia minister właściwy do spraw pracy, który jest także administratorem uwierzytelnionych w systemie danych stron umowy, czyli pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodziców i niani.

System umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy i rodzicom:

  • zawarcie umowy;
  • zmianę umowy;
  • rozwiązanie umowy;
  • obsługę wygaśnięcia umowy;
  • obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi;
  • prowadzenie i przechowywanie dokumentacji: w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentację pracowniczą), a także dotyczącej osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług albo umowy uaktywniającej (dokumentację umowy);
  • wydanie świadectwa pracy;
  • dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy;
  • obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani;
  • przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Ważne

System umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy i rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego ZUS danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy, niani i członków ich rodzin. Dane ubezpieczeniowe będą przekazywane na profilu informacyjnym pracodawcy, zleceniodawcy albo rodziców utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Jeżeli pracodawca, zleceniodawca albo rodzice nie posiadają profilu informacyjnego, ZUS założy ten profil po autoryzacji dostępu do systemu teleinformatycznego ZUS.

Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie. Wypróbuj System Legalis Administracja. Sprawdź

Przed zawarciem umowy pracodawca, zleceniodawca, rodzice:

  • oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy będą powiadamiani za pośrednictwem systemu o warunkach obsługi umowy w systemie;
  • poinformują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem systemu.

Do obsługi umowy za pośrednictwem systemu będzie wymagana zgoda stron umowy, która nie może zostać odwołana. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem systemu konieczne będzie wprowadzenie do niego danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w systemie. Za prawidłowość danych będą odpowiadać strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.

Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Zakres danych wprowadzanych do systemu określa art. 6 ustawy.

Pracownik, zleceniobiorca i niania będą mogli składać za pośrednictwem systemu:

  • oświadczenia woli, w tym oświadczenia dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
  • wnioski dotyczące w szczególności korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14 lub urlopu okolicznościowego, lub urlopu bezpłatnego;
  • inne dokumenty dotyczące umowy.

Obsługa umowy w systemie kończy się po upływie:

  • okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b KP, czyli 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł – w przypadku dokumentacji pracowniczej;
  • 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – w przypadku dokumentacji umowy.

W przypadku utraty przez pracodawcę, zleceniodawcę albo rodziców ich statusu (zob. art. 1 ust. 3 ustawy), umowa będzie obsługiwana w systemie nie dłużej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia zaistnienia tych okoliczności. W tym przypadku dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy będą przechowywane w systemie do czasu ich zniszczenia. Przepisy te stosuje się odpowiednio do podmiotu niebędącego mikroprzedsiębiorcą zatrudniającego nie więcej niż 9 osób.

Ważne

Minister właściwy do spraw pracy:

  • w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki udostępni system w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 23.1.2026 r.;
  • ogłasza w swoim dzienniku urzędowym oraz na stronie podmiotowej BIP komunikat określający termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie systemu, który ogłosi co najmniej 30 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonym w tym komunikacie.