Zawieranie umów pracowniczych ułatwi system informatyczny

Ustawa ma przyczynić się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, podmiotów niebędących mikroprzedsiębiorcą zatrudniających nie więcej niż 9 osób, rolników oraz osób fizycznych związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy, którzy są pracodawcami lub zleceniodawcami. Dzięki obsłudze umów w systemie pracownicy i zleceniobiorcy będą mieli prowadzone umowy w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. System wspomoże pracodawcę, zleceniodawcę albo rodziców w obliczaniu należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy w przekazywaniu do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Informacje wprowadzane do systemu

Pracodawca, zleceniodawca albo rodzice będą wprowadzać do systemu teleinformatycznego do obsługi umów informację o podpisaniu, rozwiązaniu, wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy o pracę w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności powodujących taką zmianę.

Administrator danych

System będzie prowadzić i udostępniać minister rodziny i pracy, który będzie administratorem danych pracodawcy i pracownika, zleceniodawcy i zleceniobiorcy.

Czynności kadrowe wspomagane przez system
Za pośrednictwem systemu będzie można między innymi: podpisać, zmienić, rozwiązać umowę, obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz dokumentację zleceniobiorców i osób wykonujących pracę na podstawie umowy o świadczenie usługi, wydać świadectwa pracy, uzyskać dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy, obliczyć należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy, przekazywać do urzędu skarbowego informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. System umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego ZUS danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy, niani albo członków ich rodzin, zgodnie z przepisami ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dane ubezpieczeniowe będą przekazywane na profilu informacyjnym pracodawcy, zleceniodawcy albo rodziców utworzonym w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Jeżeli pracodawca, zleceniodawca albo rodzice nie posiadają profilu informacyjnego, ZUS założy ten profil po autoryzacji dostępu do systemu teleinformatycznego ZUS.

Za pośrednictwem systemu pracodawca zostanie poinformowany o obowiązkach związanych z podpisaniem umowy, a osoba, z którą umowa została rozwiązana otrzyma informację o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego.

Narzędzie do rozliczeń podatkowych

System będzie wspomagał pracodawcę, zleceniodawcę albo rodzica między innymi w obliczaniu należności podatkowych. Natomiast strony umowy będą wprowadzały dane do systemu, na podstawie których system wyliczy i przedstawi do akceptacji np. należności podatkowe. Wykonując czynności za pomocą systemu podmioty korzystające z niego będą akceptowały czynności dokonywane w systemie. System będzie narzędziem pomocniczym, ułatwiającym dokonywanie tych czynności. Jeżeli pracodawca nie zapłaci podatku lub składek na ubezpieczenie, będzie podlegał takiej samej odpowiedzialności jak każdy pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Projekt nie przewiduje możliwości dokonywania płatności za pośrednictwem systemu, choć Ministerstwo Rodziny i Pracy mówi, że tak będzie obecnie.

Dane wprowadzane do systemu

Za prawidłowość danych wprowadzanych do systemu będą odpowiadali pracodawca i pracownik, zleceniodawca i zleceniobiorca.

Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu nastąpi z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.

Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywoła skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu albo jej rozwiązanie nastąpi przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w systemie. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu nastąpi przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w systemie. Pracodawca wypełni formularz świadectwa pracy oraz opatrzy go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywoła skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy udostępni minister rodziny i pracy.

Pracodawca, zleceniodawca albo rodzice będą mogli wprowadzić do systemu szczególne warunki umowy uzgodnione między stronami umowy. Telefon i mail podany przez pracownika i zleceniobiorcę nie będzie udostępniany pracodawcy.

W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem systemu dokumentacja tej umowy będzie prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej. W przypadku dokumentu utworzonego w postaci papierowej pracodawca, zleceniodawca wprowadzą do systemu odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu i opatrzą go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy będzie dokument umieszczony w systemie.

System zawiadomi strony o zmianie danych, otrzymaniu dokumentów przez wysłanie maila, możliwe będzie także zawiadomienie przez sms. Datę złożenia dokumentów system potwierdzi automatycznie. Datą doręczenia dokumentów będzie data potwierdzenia w Systemie zapoznania się przez niego z ich treścią. W przypadku braku takiego potwierdzenia dokument będzie uznawany za doręczony po upływie 14 dni od dnia przesłania wiadomości na adres poczty elektronicznej.

Możliwość pobrania dokumentów, także po śmierci pracownika

Strony umowy będą mogły pobrać z systemu dokumentację umowy lub dokumentację pracowniczą. Pracownik albo były pracownik będzie mógł pobrać z systemu dokumentację pracowniczą w terminie do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru od pracodawcy dokumentacji pracowniczej pobranej z systemu będzie przysługiwało:

Dostęp do systemu będą mieli także nowy pracodawca oraz zarządca sukcesyjny. W sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku po pracodawcy będącym podmiotem zatrudniającym będzie można zawierać nowe umowy za pośrednictwem systemu na takich samych zasadach jak podmiot zatrudniający.

Czas pobierania danych

Obsługa umowy w systemie zakończy się po upływie:

1. okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy – w przypadku w przypadku dokumentacji pracowniczej, czyli przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – w przypadku dokumentacji umowy.

Po tym okresie minister rodziny i pracy zniszczy w systemie dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Większość przepisów omawianej ustawy ma wejść w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Ustawa trafiła teraz do Senatu.