W świetle zarówno ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl), jak i Polityki zakupowej państwa na lata 2026–2029, wstępne konsultacje rynkowe należy postrzegać jako element profesjonalnego przygotowania postępowania. Pozwalają one ograniczyć ryzyko błędnego oszacowania potrzeb zamawiającego, nieproporcjonalnego określenia warunków udziału w postępowaniu, niewłaściwego opisu przedmiotu zamówienia, czy zastosowania kryteriów oceny ofert, które nie będą prowadziły do wyboru oferty przedstawiającej najlepszy stosunek jakości do ceny. W konsekwencji właściwie przeprowadzone konsultacje rynkowe stają się jednym z podstawowych instrumentów realizacji celów Polityki zakupowej państwa.
Wstępne konsultacje rynkowe stanowią jedno z najważniejszych narzędzi służących prawidłowemu przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ich celem jest pozyskanie przez zamawiającego wiedzy o dostępnych na rynku rozwiązaniach, potencjale wykonawców, poziomie innowacyjności oferowanych produktów lub usług oraz uwarunkowaniach ekonomicznych i technicznych planowanego zamówienia. W świetle PrZamPubl konsultacje rynkowe nie służą wyborowi wykonawcy, lecz przygotowaniu postępowania w sposób zapewniający jego efektywność oraz zachowanie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Znaczenie wstępnych konsultacji rynkowych zostało wyraźnie zaakcentowane również w Polityce zakupowej państwa na lata 2026–2029. Dokument wskazuje, że rzetelne przeprowadzenie analizy potrzeb i wymagań oraz opracowanie strategii zakupowej powinno opierać się na wiedzy pozyskanej m.in. w formule badania rynku lub właśnie wstępnych konsultacji rynkowych. Pozyskane w ten sposób informacje mają umożliwić zamawiającemu rozpoznanie potencjału przedsiębiorców działających na danym rynku, ocenę ich zdolności do realizacji zamówienia oraz właściwe opisanie przedmiotu zamówienia.
Przeprowadzenie konsultacji powinno rozpocząć się od określenia celu, jaki zamawiający zamierza osiągnąć. W praktyce może on dotyczyć ustalenia dostępnych rozwiązań technicznych, poziomu innowacyjności oferowanych produktów, możliwości podziału zamówienia na części, realnych terminów realizacji czy sposobu ukształtowania warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert. Konsultacje powinny być prowadzone w sposób transparentny i zapewniający równy dostęp zainteresowanych podmiotów do przekazywania informacji, tak aby nie prowadziły do uprzywilejowania żadnego z potencjalnych wykonawców.
Polityka zakupowa państwa podkreśla, że wiedza uzyskana podczas konsultacji rynkowych powinna znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji postępowania. W szczególności powinna umożliwić podjęcie decyzji, czy zamówienie należy udzielić jako jedno zamówienie, czy też podzielić je na części w celu zwiększenia udziału przedsiębiorców z sektora MŚP. Równie istotne jest odpowiednie skonstruowanie warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz projektowanych postanowień umowy tak, aby odpowiadały one rzeczywistej sytuacji panującej na rynku i możliwościom wykonawców. Dokument wyraźnie wskazuje, że właśnie właściwe przygotowanie postępowania poprzedzone analizą rynku pozwala uniknąć formułowania nadmiernych wymagań ograniczających konkurencję oraz zwiększa szanse na uzyskanie ofert zapewniających najlepszy stosunek jakości do ceny.
Szczególnego znaczenia konsultacje rynkowe nabierają w przypadku zamówień o wysokim stopniu złożoności lub dotyczących nowych technologii. Dzięki nim zamawiający może ustalić, czy rynek dysponuje rozwiązaniami spełniającymi jego potrzeby, jakie są możliwości zastosowania rozwiązań innowacyjnych, środowiskowych lub społecznych oraz czy wymagania planowane do zamieszczenia w opisie przedmiotu zamówienia są proporcjonalne i możliwe do spełnienia przez potencjalnych wykonawców.
Wyniki konsultacji rynkowych powinny stanowić podstawę do przygotowania dokumentacji postępowania zgodnie z zasadami określonymi w PrZamPubl. Oznacza to, że zamawiający nie powinien mechanicznie przenosić propozycji przedstawionych przez uczestników konsultacji do dokumentacji zamówienia, lecz dokonać ich obiektywnej oceny z punktu widzenia własnych potrzeb oraz zasad uczciwej konkurencji. Celem konsultacji nie jest bowiem dostosowanie zamówienia do oferty konkretnego wykonawcy, lecz uzyskanie wiedzy umożliwiającej przygotowanie postępowania w sposób zapewniający efektywne wydatkowanie środków publicznych.
