Należy zawrzeć nowe porozumienie dotyczące stałego przeniesienia pracownika oraz uzyskać od zainteresowanego pracownika zgodę na przeniesienie albo jego wniosek w tym zakresie.
Zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków, a przepisu art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: PracSamU) nie stosuje się. W piśmiennictwie wskazuje się ponadto, że obowiązek przeprowadzenia naboru dotyczy wyłącznie obsadzania wolnego stanowiska sekretarza. Za wolne stanowisko uznaje się stanowisko, które nie zostało obsadzone m.in. poprzez awans lub przeniesienie służbowe pracownika.
Objęcie stanowiska sekretarza w drodze awansu jest zatem możliwe w przypadku pracowników samorządowych zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych, pod warunkiem spełnienia wymogów kwalifikacyjnych określonych w ustawie (por. M. Tomaszewska [w:] *Pracownicy samorządowi. Wynagradzanie pracowników samorządowych. Komentarz*, red. K.W. Baran, Warszawa 2023, art. 5, nb. 10). Analogiczne założenie można przyjąć również w odniesieniu do przeniesienia służbowego, o którym mowa w art. 22 PracSamU.
Przepisy wyłączają jedynie możliwość czasowego powierzenia stanowiska sekretarza bez zmiany umowy o pracę, zgodnie z art. 21 PracSamU. Jeżeli zatem pracownik został przeniesiony na stanowisko sekretarza w trybie art. 22 PracSamU, ale na czas określony, przeniesienie to zostało dokonane prawidłowo i skutecznie, jednak na zasadach określonych w porozumieniu pracodawców. Skoro przeniesienie nastąpiło na czas określony, to po upływie okresu wskazanego w porozumieniu pracownik powinien powrócić do dotychczasowego pracodawcy i na dotychczasowe stanowisko.
Jeżeli jednak pracownik ma zostać na stałe zatrudniony na stanowisku sekretarza, należy ponownie spełnić wszystkie wymogi dotyczące przeniesienia służbowego na podstawie art. 22 PracSamU. Nie jest przy tym wykluczone dokonanie takiego przeniesienia jeszcze przed upływem okresu, na jaki pracownik został czasowo przeniesiony, ponieważ ustawa o pracownikach samorządowych nie zawiera w tym zakresie szczególnych regulacji.
Zatem, aby pracownik czasowo przeniesiony na stanowisko sekretarza na podstawie art. 22 PracSamU mógł objąć to stanowisko na stałe, konieczne jest:
1) złożenie przez pracownika wniosku o stałe przeniesienie do urzędu na stanowisko sekretarza albo wyrażenie zgody na takie przeniesienie;
2) zawarcie nowego porozumienia pomiędzy pracodawcami, tj. urzędem oraz jednostką „oddającą” pracownika, dotyczącego jego stałego przeniesienia do urzędu wraz z definitywną, bezterminową zmianą treści stosunku pracy (akta osobowe powinny zostać przekazane do urzędu przejmującego pracownika).
Termin stałego przeniesienia powinien odpowiadać terminowi zakończenia zatrudnienia dotychczasowego sekretarza.
