Opis sytuacji: Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji na roboty budowlane (portal e-zamówienia). Wpłynęło 5 ofert, z czego 4 przewyższają kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia, której nie możemy jej zwiększyć. Jedna oferta mieści się w tej kwocie, ale prawdopodobnie nie jest w niej ujęty cały zakres prac ze specyfikacji – wysłaliśmy do wykonawcy wezwanie do wyjaśnienia treści oferty. Obecnie na stronie e-zamówienia mamy informację z otwarcia ofert z datą 21.5.2026 r.
Postępowanie unieważnia się bez przeprowadzania wyboru najkorzystniejszej oferty, ponieważ „z góry” wiadomo, że ceny lub koszty określone we wszystkich pozostałych złożonych ofertach nie mieszczą się w limicie środków finansowych ustalonym przez zamawiającego.
Stosownie do art. 255 pkt 3 ustawy z 11.9.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.; dalej: PrZamPubl), zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.
W razie unieważnienia postępowania na zamawiającym spoczywają zaś obowiązki informacyjne względnie wykonawców, którzy złożyli swoje oferty w postępowaniu. Tak też, zgodnie z art. 260 ust. 1 PrZamPubl, o unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich tych wykonawców, którzy złożyli oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub zostali zaproszeni do negocjacji – podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
Jak wyjaśnia się to bowiem w doktrynie, zgodnie z zasadą jawności i przejrzystości postępowania zamawiający zobowiązany jest zawiadomić jego uczestników o unieważnieniu postępowania. Brak zadośćuczynienia przedmiotowemu obowiązkowi stanowi zaś naruszenie przepisów PrZamPubl oraz może być podstawą wnoszenia środków odwoławczych. Jednocześnie, jeżeli unieważnienie postępowania następuje po upływie terminu składania ofert, zamawiający informuje o tym fakcie jedynie wykonawców, którzy złożyli oferty, niezależnie od tego, czy oferty te podlegały zaś odrzuceniu. Wraz z zawiadomieniem o unieważnieniu postępowania zamawiający zobowiązany jest również przesłać uzasadnienie faktyczne i prawne swojej decyzji. Dodatkowo zamawiający udostępnia niezwłocznie informacje, o których mowa wyżej, również na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
Jeżeli z kolei – niezależnie od unieważnienia samego postępowania – oferta złożona przez danego wykonawcę podlegała również odrzuceniu, zamawiający zawiadamia także wykonawców o tym fakcie, podając przyczyny odrzucenia oferty.
W opisanej w pytaniu sytuacji, dotyczącej prowadzenia postępowania w trybie art. 275 pkt 1 PrZamPubl, gdy wszystkie oferty (poza podlegającą odrzuceniu) są z cenami przewyższającymi kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (a nie może on zwiększyć kwoty na zamówienie), postępowanie unieważnia się bez przeprowadzania wyboru najkorzystniejszej oferty, ponieważ „z góry” wiadomo, że ceny lub koszty określone we wszystkich pozostałych złożonych ofertach nie mieszczą się w limicie środków finansowych ustalonym przez zamawiającego.
