Formalnie osobą reprezentującą zespół interdyscyplinarny jest przewodniczący zespołu i to on jest upoważniony do podpisywania wszystkich dokumentów „wychodzących” z zespołu. W regulaminie zespołu można jednak zastrzec, że pisma związane z działalnością grup diagnostyczno-pomocowych, takie jak np. wezwania, zaproszenia czy odpowiedzi na inne pisma, mogą podpisywać członkowie tych grup. Takie upoważnienie może też być udzielone przez samego przewodniczącego zespołu. Celowe jest jednak, żeby z jakiegoś dokumentu wynikała bezpośrednio możliwość podpisywania pism przez członków grup diagnostyczno-pomocowych – wszystkich lub tylko wybranych (np. pracownik socjalny).
Zgodnie z przepisem art. 9a ust. 7i pkt 3 ustawa o przeciwdziałaniu przemocy domowej przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego w szczególności reprezentuje zespół interdyscyplinarny na zewnątrz. „Reprezentowanie na zewnątrz” oznacza przede wszystkim uprawnienie to podpisywania pism kierowanych do uczestników procedury oraz podmiotów trzecich.
Z założenia ustawowego uprawnienie w tym zakresie przysługuje zatem przewodniczącemu zespołu interdyscyplinarny. W praktyce generowanie i podpisywanie wszystkich pism przez jedną osobę może znacząco utrudniać, a przede wszystkim przedłużać procedurę. Dlatego też brak jest przeciwwskazań prawnych do wprowadzenia zasady, zgodnie z którą pisma dotyczące prowadzenia procedury po powołaniu grupy diagnostyczno-pomocowej podpisują członkowie tej grupy. Uprawnienie to może być przyznane wszystkim członkom grupy lub tylko wybranym, np. pracownikowi socjalnemu. Istotne jest jednak zastrzeżenie, że takie upoważnienie musi z czegoś wynikać. W ustawie ani w rozporządzeniu nie ma jednoznacznej regulacji, z której takie prawo można wywieść. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby odpowiednie zastrzeżenie zawrzeć w regulaminie zespołu. Ewentualnie może być to upoważnienie udzielane bezpośrednio przez przewodniczącego zespołu konkretnym osobom wchodzącym do grup diagnostyczno-pomocowych.
