W sytuacji opisanej w pytaniu, skoro na rzecz CUW powierzono rachunkowość obsługiwanych jednostek oświatowych powiatu, zatem ze względu na dyspozycję art. 6c ust. 2 ustawy z 5.6.1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1445 ze zm.; dalej: SamPowiatU) rachunkowość ta musiała zostać przejęta przez CUW i być prowadzona w całości spraw właściwych dla rachunkowości każdej z tych jednostek w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 47, poz. 330 ze zm.; dalej: RachunkU)
Na dokumentację reguł rachunkowości dla każdej jednostki obsługiwanej przez CUW składa się opisana w pytaniu polityka (zasady) rachunkowości, w tym należące do niej dodatkowe dokumenty szczegółowe. Zasady rachunkowości dla jednostek obsługiwanych, w sytuacji opisanej w pytaniu, powinien ustalać kierownik CUW. W działalności CUW rachunkowość własna CUW musi być wyodrębniania od rachunkowości każdej jednostki obsługiwanej. Podstawą wydawania przez kierownika CUW zarządzeń w przedmiocie zasad rachunkowości dla spraw każdej z jednostek obsługiwanych przez CUW jest art. 10 RachunkU w związku z art. 6b ust. 2 RachunkU i właściwy przepis lub przepisy uchwały rady powiatu o wspólnej obsłudze wskazujące na przejęcie przez CUW rachunkowości od jednostek obsługiwanych. Podstawą wydania zarządzenia lub zarządzeń dotyczących udokumentowanych zasad rachunkowości CUW (dla spraw własnych) jest wyłącznie art. 10 RachunkU.
Zasady prowadzenia w powiecie wspólnej obsługi dla jednostek budżetowych powiatu normują przepisy:
a) art. 6a-6d ustawy z 5.6.1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1445 ze zm.),
b) art. 53 ust. 5 oraz art. 54 ust. 2a ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.; dalej: FinPubU),
c) art. 4 i art. 10 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 47, poz. 330 ze zm.).
Jak to wynika z art. 6b ust.1 SamPowiatU, wspólną obsługę może wykonywać jednostka wskazana w uchwale rady powiatu, jako starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu oraz związek komunalny. Uchwała rady powiatu z art. 6b ust. 2 SamPowiatU określa między innymi jednostkę obsługującą (przy czym może to być również więcej niż jedna jednostka), jednostki obsługiwane z art. 6a pkt 1 SamPowiatU oraz zakres obowiązków powierzonych do wspólnej obsługi od jednostek obsługiwanych.
W opisanej sytuacji, rada powiatu powołała CUW w uchwale z art. 6b ust. 2 SamPowiatU rada wskazała powiatowe jednostki budżetowe oświaty, jako obsługiwane przez CUW. Wśród spraw powierzanych do wspólnej obsługi, jak należy sądzić, w uchwale wymieniono również sprawy z zakresu rachunkowości tych jednostek budżetowych. Z mocy art. 6c ust. 2 SamPowiatU, powierzenie do wspólnej obsługi spraw rachunkowości przejmowanych od jednostek budżetowych oświaty oznacza przejęcie tych sprawa przez CUW w całości. Cała rachunkowość każdej z obsługiwanych jednostek budżetowych po wejściu w życie uchwały będzie prowadzona przez CUW.
Konsekwencje mającego miejsce przejęcia przez CUW (od jednostek budżetowych) spraw z zakresu rachunkowości należy ustalać na gruncie przepisów art. 2 ust. 1 pkt 4 lit a, art. 4 i art. 10 RachunkU oraz art. 11, art. 53 ust. 5 i art. 54 ust. 2a FinPubU.
Objęta wspólną obsługą powiatowa jednostka budżetowa nadal działa z uwzględnieniem zasad właściwych jednostkom budżetowym z art. 11 FinPubU (roczny plan finansowy, rachunek bankowy jednostki). W stosunku do każdej z jednostek obsługiwanych, jako powiatowej jednostki budżetowej z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a RachunkU, należy oddzielnie stosować przepisy z zakresu rachunkowości. Na rachunkowości traktowaną odrębnie dla każdej jednostki obsługiwanej składają się sprawy i czynności określone w art. 4 ust. 3RachU, w tym m.in.:
a) przyjęte zasady (polityka) rachunkowości,
b) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg finansowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
c) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Należy również pamiętać o stosowaniu reguł szczególnych z rozporządzenia Ministra Finansów z 5.7.2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz jednostek budżetowych mających siedzibę za granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r., poz. 289 ze zm.).
W świetle powołanych przepisów nie budzi wątpliwości, że w przypadku wspólnej obsługi finansowej z art. 6a-6d SamPowiatU, jednostka obsługująca prowadzi odrębnie rachunkowości dla swoich spraw własnych i odrębnie rachunkowość dla każdej z osobna jednostki obsługiwanej. Taka „ odrębność rachunkowości jednostek” uzyskuje dodatkowe potwierdzenie w przepisach art. 53 i art. 54 FinPubU. Przepis art. 53 FinPubU wyodrębnia w ust. 5 osobną rachunkowość i sprawozdawczość jednostek obsługiwanych. W konsekwentny sposób w art. 54 ust.1 FinPubU wyodrębnia się stanowisko głównego księgowego od określonego w ust. 2a stanowiska osoby, której kierownik jednostki obsługującej powierzył zadania głównego księgowego w sprawach jednostki obsługiwanej.
Przepis art. 10 RachunkU określa dokumentację składającą się na zasady (politykę) rachunkowości każdej jednostki z art. 2 RachunkU. Dla porządku, wszystkie wymienione w art. 10 RachunkU rodzaje i sprawy objęte dokumentami składają się na zasady rachunkowości jednostki – jako całość.
Zdaniem udzielającego odpowiedzi na zadane pytanie, w przypadku objęcia wspólną obsługą rachunkowości odrębnej organizacyjnie jednostki budżetowej, skoro całość rachunkowości przechodzi do jednostki obsługującej (art. 6c ust. 2 SamPowiatU), zatem tak samo do gestii kierownika CUW przechodzi ustalenie zasad (polityki) rachunkowości jednostek obsługiwanych.
Reasumując, zasady rachunkowości dotyczące spraw własnych CUW muszą mieć odrębną regulację od spraw rachunkowości jednostek obsługiwanych, nawet gdyby od strony technicznej objąć je i wyodrębnić w jednym akcie kierownika CUW dotyczącym zasad rachunkowości CUW i odrębnie traktowanych zasad rachunkowości jednostek obsługiwanych przez CUW.
