Co do zasady plan zamówień publicznych powinien korelować z budżetem gminy. Oznacza to, że powinny się w nim znaleźć tylko te zadania (zamówienia), które są ujęte w budżecie i zgodne z uchwałą budżetową lub WPF (Wieloletnią Prognozą Finansową).
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl) zamawiający zobowiązany jest do przygotowania planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, które zamierza przeprowadzić w danym roku finansowym. Ustawa nie wprowadza jednak obowiązku, aby wszystkie ujęte w planie zamówienia posiadały już w momencie jego opracowania pełne zabezpieczenie środków finansowych w uchwale budżetowej lub w planie finansowym jednostki.
W praktyce oznacza to, że chociaż plan zamówień powinien opierać się na realnych potrzebach i możliwościach finansowych zamawiającego, to jego treść może obejmować również postępowania, dla których finansowanie nie zostało jeszcze formalnie zapewnione, o ile ich realizacja jest rzeczywiście planowana w ramach przyszłych zmian budżetowych, ponieważ przykładowo dofinansowanie czy dotacja zostały już przyznane.
W takich przypadkach rekomenduje się, aby zamówienie zostało ujęte w planie z odpowiednią adnotacją, precyzującą stan prac nad zabezpieczeniem środków finansowych – np. „projekt zmian w budżecie w zakresie niniejszego zadania zostanie przedłożony na sesji Rady Gminy w dniu …”.
Regionalne Izby Obrachunkowe w swoich zaleceniach podkreślają, że plan postępowań powinien być dokumentem realistycznym, ściśle powiązanym z planem finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Dlatego też, jeśli dane zamówienie nie ma obecnie pokrycia w budżecie, a jego ujęcie w budżecie jest niepewne lub hipotetyczne, wskazane jest powstrzymanie się od jego ujmowania w planie postępowań. Unika się w ten sposób tworzenia mylnego wrażenia, że środki finansowe zostały już zagwarantowane i zamówienie zostanie zrealizowane.
