Udostępnienie karty należy potratować jako formę zaliczki – umożliwienia pokrywania wydatków ze środków pracodawcy. Po zakończeniu podróży służbowej pracownik powinien rozliczyć wydatki i jeżeli mieszczą się one w zakresie wydatków delegacyjnych, to nie powstaje ani skutek podatkowo-ubezpieczeniowy, ani konieczność zwrotu środków pracodawcy.

Zaliczka przed podróżą służbową

Zaliczka wypłacana jest:

  1. w delegacji krajowej – na wniosek pracownika;
  2. w delegacji zagranicznej – także bez wniosku pracownika; pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki, nie oczekując na wniosek pracownika.
Ważne

Zaliczka wypłacana jest w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży.

Zaliczka może być wypłacona w formie gotówkowej, przelewu, ale również za udzielnie zaliczki należy uznać udostępnienie pracownikowi możliwości korzystania ze służbowej karty kredytowej lub płatniczej.

Więcej treści o finansach publicznych po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Wypróbuj!Sprawdź

Rozliczenie po powrocie z delegacji

Pracownik po powrocie z podróży służbowej składa rozliczenie. Jeżeli dokonane z karty wydatki przekraczają wydatki delegacyjne (wykraczają również poza zakreślony przez pracodawcę zakres wydatków), pracownik powinien je rozliczyć (dokonać odpowiedniego zwrotu). Jeżeli mieszczą się w zakresie wydatków przewidzianych w przepisach „delegacyjnych”, to ani nie następuje zwrot, ani też skutek w postaci obciążenia ich podatkiem i składkami.

W odniesieniu do ryczałtów dojazdowych w delegacji zagranicznej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.) nie zawiera regulacji analogicznej jak przy wyjazdach krajowych, gdzie ryczałt nie przysługuje, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Orzecznictwo

W związku z tym organy skarbowe i sądy administracyjne wskazują, że wolna od podatku jest tutaj kwota ryczałtu. Tak orzekł WSA w Gdańsku w wyroku z 13.10.2015 r. (I SA/Gd 949/15, Legalis), w którym podkreślił również, że pracodawca może, według własnego uznania, kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Dla celów jednak ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (wyr. NSA z 11.9.2015 r., II FSK 1516/13, Legalis).

Ryczałt

Zatem z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: PodrSłużbR) pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i 3 PodrSłużbR, czyli na pokrycie kosztów dojazdu samochodem służbowym z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do PodrSłużbR (§ 17 ust. 3 PodrSłużbR).

Zapytaj o konsultację jednego z naszych 140 ekspertów. Sprawdź

Zatem w tych sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), korzysta jedynie kwota ryczałtu wynikającego z PodrSłużbR. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt nie będzie stanowiła zatem należności w rozumieniu PodrSłużbR, a tym samym nie będzie korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOFizU. Nadwyżka będzie stanowiła przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.