Jednostka organizacyjna gminy może pokryć koszty odnowienia karty kierowcy, jeżeli obowiązek jej posiadania wynika z wykonywanej pracy i leży w interesie pracodawcy.
Dopuszczalne jest zarówno rozliczenie w formie refundacji, jak i zaliczki (po jej rozliczeniu), przy czym kluczowe jest właściwe udokumentowanie wydatku – brak regulaminu nie wyklucza takiego zwrotu.
W myśl art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy oraz w związku z przepisami regulującymi wykonywanie transportu drogowego – posiadanie karty kierowcy stanowi warunek wykonywania obowiązków służbowych, co uzasadnia pokrycie takiego kosztu przez pracodawcę. Jednocześnie, w świetle art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, wydatek taki musi być celowy i niezbędny do realizacji zadań jednostki. Oznacza to, że jego pokrycie jest dopuszczalne, jeżeli pracownik faktycznie wykonuje obowiązki wymagające posiadania karty kierowcy.
Warto zaznaczyć, iż obowiązujące przepisy nie regulują wprost formy pokrycia tego typu wydatków. W praktyce dopuszczalne są dwa modele:
1) refundacja – pracownik ponosi koszt i przedstawia dokument do zwrotu,
2) zaliczka – pracownik otrzymuje środki przed poniesieniem wydatku i następnie je rozlicza.
Z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych istotne jest, aby każda z tych form była należycie udokumentowana (faktura/rachunek wystawiony na rzecz jednostki lub pracownika, wraz z rozliczeniem).
Brak uregulowania w regulaminie pracy nie wyklucza możliwości zwrotu kosztów, jednak dla celów dowodowych i kontrolnych zasadne jest posiadanie wewnętrznych zasad (np. możliwość wydawania zarządzeń przez kierownika jednostki). Należy przy tym podkreślić, że pokrycie kosztu jest uzasadnione tylko wtedy, gdy karta kierowcy jest rzeczywiście niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych – w przeciwnym razie wydatek mógłby zostać uznany za niezwiązany z działalnością jednostki.
