Zgodnie z art. 10 ust. 7 Karty Nauczyciela w przypadku zaistnienia potrzeby wynikającej z zastępstwa nieobecnego nauczyciela może być nawiązana umowa na czas określony. Natomiast w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nie uregulowanych przepisami tej ustawy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy (dalej: KP).
Umowa na zastępstwo umożliwia zapewnienie normalnego toku nauczania w sytuacji, gdy jeden z nauczycieli jest nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, a jego nieobecność zapowiada się na dłuższą, np. operacja i rehabilitacja, czy urlopy związane z rodzicielstwem. Dlatego też uwzględniając specyfikę takiego zatrudnienia powstaje w praktyce pytanie o dopuszczalność zamieszczenia w takiej umowie danych (tj. imienia i nazwiska) pracownika zastępowanego. W literaturze prawa pracy pojawiają się opinie, że dane te nie są w umowie konieczne, a ze względu na ochronę danych osobowych lepiej ich w umowie nie umieszczać. Jest to zasada minimalizacji danych osobowych. Na podobnym stanowisku stoi Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO), wyjaśniając, że podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych.
Także obecne UODO prezentuje pogląd dość rygorystyczny, oceniając umieszczenie imienia i nazwiska nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo jako naruszenie zasady minimalizmu. Według UODO, skoro nazwisko osoby zastępowanej nie jest wymienione w art. 29 § 11 KP, który reguluje dodatkową treść umów na zastępstwo, to biorąc pod uwagę zasadę minimalizacji wynikającą z art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) – nie ma podstaw prawnych, aby to nazwisko wpisywać do umowy. Ponadto, przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do celów tego przetwarzania.
Z drugiej jednak strony umowa na zastępstwo powinna zawierać w swej treści cel, dla którego została zawarta, aby nie podlegała limitom zatrudnienia terminowego (art. 29 § 11 KP w zw. z art. 251 § 4 pkt 1 KP). Warto także, aby dla jasności zastępujący wiedział kogo zastępuje. Nie powinny pojawić się także żadne wątpliwości co do terminu rozwiązania takiej umowy w związku z zakończeniem usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego, a takie mogą się pojawić w szczególności, gdy w zakładzie pracy jest kilku nieobecnych pracowników zatrudnionych na takich samych stanowiskach pracy. W takiej sytuacji umowa na zastępstwo może zawierać imię i nazwisko pracownika zastępowanego oraz informację, że zawarto ją w celu jego zastępstwa w okresie usprawiedliwionej nieobecności (zob. także I. Jaroszewska-Ignatowska, [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Walczak, C.H.Beck 2021 r. kom. do art. 25 KP). Z pewnością natomiast nie należy podawać w umowie rodzaju tej nieobecności.
W celu uniknięcia stosowania imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo dopuszczalne jest wskazanie stanowiska i numeru sygnatury nadanego w systemie kadrowym.
