Zamawiający sumuje tylko te zamówienia na przeglądy i naprawy sprzętu, które jest w stanie przewidzieć w określonej perspektywie czasowej, które mają to samo przeznaczenie i które jest w stanie wykonać jeden i ten sam wykonawca. Naprawy awaryjne, nieprzewidywalne nie podlegają sumowaniu i są udzielane jako odrębne zamówienia.
Zgodnie z treścią art. 30 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl), w przypadku kiedy zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
Jak wynika z powyższego, zamawiający, wszczynając postępowanie na usługi, w tym usługi serwisowania i napraw sprzętu medycznego, zobowiązany jest postępować z należytą starannością. W tym celu powinien w pierwszej kolejności ocenić, jakie zamówienia z zakresu serwisowania i napraw jest w stanie zaplanować. Zgodnie z Komentarzem UZP do art. 28 PrZamPubl: „Prawidłowe zdefiniowanie zamówienia wymaga rozpoznania zakresu potencjalnych zakupów, planowanych zamówień wieloletnich, dofinansowania zewnętrznego (np. ze środków UE) i wynikających z niego zakupów itp. Zdefiniowanie zamówienia stanowi pierwszą przesłankę, pod kątem której weryfikuje się, czy kilka postępowań powinno być traktowanych jako jedno zamówienie. Inaczej mówiąc, jeżeli zamawiający posiada lub powinien posiadać wiedzę o określonych postępowaniach i ich zakresie przedmiotowym, to takie postępowania składać się mogą na jedno zamówienie. Regułą ustalania wartości zamówienia z uwzględnieniem wszystkich jego części (stanowiących odrębne postępowania) objęte są te części, które zostały lub powinny zostać przewidziane przez zamawiającego, z zastrzeżeniem, że aby mówić o konieczności łącznego ustalenia wartości zamówienia, konieczne jest także wystąpienie innych przesłanek. Agregacji nie podlegają natomiast te postępowania, które pojawiają się następczo i nie były możliwe do przewidzenia (zaplanowania), pomimo dochowania należytej staranności”.
Możliwość przewidzenia danego zamówienia jest ważną przesłanką i dotyczy wszystkich rodzajów zamówień, w tym usług, nie jest jednak przesłanką jedyną. Dlatego po jej zweryfikowaniu należy jeszcze rozstrzygnąć, czy usługi napraw i przeglądów są usługami jednorodnymi. Należy bowiem pamiętać, iż w przypadku usług zamawiający nie musi stosować zasady podobieństwa, charakterystycznej dla dostaw. Ani przepisy PrZamPubl, ani dyrektywy europejskie, nie wskazują na taki obowiązek. W przypadku usług agregacji będą podlegać tylko jednorodne, czyli „takie same” usługi, których wartość nie musi być szacowana łącznie z wartościami usługi o podobnym przeznaczeniu.
W przypadku przeglądów i naprawy sprzętu medycznego sumowanie będzie zasadne i wymagane jedynie w przypadku, jeżeli zamawiający zaplanował udzielenie zamówienia na te usługi, tzn. gdy zamówienie to będzie udzielane w określonej tej samej perspektywie czasowej (zajdzie tzw. tożsamość czasowa), usługi będą miały to samo przeznaczenie (tożsamość przedmiotowa) i będzie istniała możliwość ich uzyskania u jednego i tego samego wykonawcy. Oczywiście w takiej sytuacji zamawiający może udzielić jednego zamówienia, zamówienia z podziałem na części lub kilku zamówień częściowych.
Odmiennie należy postąpić z zamówieniami na naprawy sprzętu o charakterze nieprzewidywalnym, tzw. awarie, których wystąpienia nie da się zaplanować. Takie zamówienia będą udzielane odrębnie i nie będą podlegać sumowaniu, ani z zamówieniami na przeglądy, ani z zamówieniami na naprawy, które zostały zaplanowane wcześniej.
