Wprawdzie treść rozporządzania może jeszcze ulec zmianom, jak to się zazwyczaj dzieje w procesie legislacyjnym, jednak warto się z nim zapoznać. Określa bowiem istotne z punktu wiedzenia zamawiających i wykonawców wymagania, dotyczące stosowania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. Mają one służyć zapewnieniu ogólnodostępności, stabilności, przejrzystości oraz niedyskryminacji urządzeń i narzędzi wykorzystywanych przy komunikacji elektronicznej, w tym w zakresie odbioru ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w postępowaniach o udzielenie zamówienia oraz planów i projektów w konkursach.
Korespondencja miedzy zamawiającym a wykonawcami
Projekt rozporządzenia zakłada, że korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, przekazywana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, będzie odbywała się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, poczty elektronicznej lub faksu, z jednoczesnym zaznaczeniem, że wykonawcy składają oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wszelkie oświadczenia i inne dokumenty, dla których istnieje wymóg podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Podkreślić należy, że projektowane rozporządzenie, jedynie w sposób ramowy określa wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych, a także sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania. W pozostałym zakresie zastosowanie mają mieć przede wszystkim przepisy ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz przepisy wydane na podstawie art. 18 tej ustawy, które określają m.in. minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych oraz ustanawiają Krajowe Ramy Interoperacyjności systemów teleinformatycznych, w sposób gwarantujący ich neutralność technologiczną i jawność używanych standardów i specyfikacji oraz wymiany informacji drogą elektroniczną, w tym dokumentów elektronicznych, pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.
Regulacje specyficzne
W projekcie zostało określone, że system teleinformatyczny wykorzystywany przez zamawiającego do komunikacji drogą elektroniczną w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie ma zapewniać:
1) możliwość identyfikacji podmiotów przesyłających informacje drogą elektroniczną w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie oraz
2) rozliczalność podejmowanych przez nich działań.
Ponadto ma umożliwiać usunięcie dokumentów z tego systemu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się z ich treścią w przypadku zwrotu oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu złożonych po terminie ich składania, wycofania lub zmiany przez wykonawcę przed upływem terminu ich składania.
Zasady poświadczania za zgodność z oryginałem
Duże znaczenie dla stron postępowania o udzielenie zamówienia ma określenie w rozporządzeniu zasad dotyczących poświadczania przez wykonawcę za zgodność z oryginałem elektronicznych kopii dokumentów przekazywanych zamawiającemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Są one poświadczane przez wykonawcę za zgodność z oryginałem, poprzez ich podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Sytuacje „wyjątkowe”
Reguluje się ponadto reguły działania w sytuacjach „wyjątkowych”. Dotyczy to przypadku uniemożliwiającego prawidłowe doręczenie korespondencji do zamawiającego, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wykorzystywanego przez zamawiającego do komunikacji drogą elektroniczną w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie. Wówczas wykonawca doręcza korespondencję do zamawiającego z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub faksu. Oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wszelkie oświadczenia i inne dokumenty, dla których istnieje wymóg podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, miałyby być w takiej sytuacji przekazywane w formie pisemnej.
