Projekt rozporządzenia dotyczący procedury certyfikacji wykonawców zamówień publicznych

W rozporządzeniu określa się przede wszystkim sposób składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznych oraz innych dokumentów związanych z udzieleniem certyfikacji. Przewiduje się, że wniosek wykonawcy o udzielenie certyfikacji niepodlegania wykluczeniu lub certyfikację zdolności może być złożony do wybranego przez wykonawcę podmiotu certyfikującego w formie papierowej lub w formie elektronicznej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pomocą formularza wniosku udostępnionego przez podmiot certyfikujący na swojej stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej. Regulacja nie przewiduje sformalizowanego sposobu składania wniosku o udzielenie certyfikacji. Sposób kontaktu wykonawcy z podmiotem certyfikującym będzie wynikał z procedur wewnętrznych przyjętych w danym podmiocie certyfikującym, przy czym musi on odpowiadać wymaganiom udzielonej akredytacji.

Procedura certyfikacji – przebieg

W odniesieniu do przebiegu procedury certyfikacji można ustalić – w świetle projektu rozporządzenia – następujące główne etapy:

1. podmiot certyfikujący po otrzymaniu wniosku sprawdza go pod względem kompletności i poprawności zawartych w nim danych i informacji, a także weryfikuje spełnienie warunku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 CertWykZamPublU (tj. czy nie złożył takiego samego do innego podmiotu certyfikującego), w Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych;
2. jeżeli wniosek jest niekompletny lub zachodzą wątpliwości co do poprawności zawartych w nim danych i informacji, podmiot certyfikujący zwraca wniosek do wykonawcy do uzupełnienia lub poprawienia w zakresie danych i informacji, w wyznaczonym terminie, a jeżeli nie zostanie to dokonane przez wnioskodawcę – pozostawia wniosek bez rozpoznania;
3. nadanie biegu wnioskowi po jego pozytywnej weryfikacji – podmiot certyfikujący dokonuje przeglądu podmiotowych środków dowodowych, dokumentów i oświadczeń złożonych przez wykonawcę, a także podejmuje takie czynności, jak sprawdzenie danych wykonawcy w KRS, CEiDG lub w innym właściwym rejestrze publicznym lub ewidencji, do których mógłby być wpisany wykonawca, lub w KRK, występuje do właściwych organów podatkowych oraz ZUS, sprawdza wykonawcę w innych publicznych rejestrach lub ewidencjach, w których mogłyby być zamieszczone dotyczące go informacje, sprawdza w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, w szczególności w celu ustalenia wykonywania przez wykonawcę obowiązków zawodowych, należytego wykonywania zobowiązań oraz posiadanych zdolności technicznych lub zawodowych, w szczególności posiadanego doświadczenia, a także występuje o udzielenie informacji dotyczących wykonawcy do biura informacji gospodarczej (wywiad gospodarczy) oraz do zamawiających, z którymi współpracował wykonawca, w tym jako podwykonawca lub dalszy podwykonawca;
4. w razie wątpliwości dotyczących informacji lub dokumentów uzyskanych od wykonawcy lub uzyskanych samodzielnie w toku prowadzonej procedury certyfikacji, podmiot certyfikujący może zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia w terminie nie krótszym niż 5 dni roboczych;
5. po przeprowadzeniu procedury certyfikacji podmiot certyfikujący zawiadamia wykonawcę o: udzieleniu certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o udzieleniu certyfikacji oraz certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych w bazie certyfikacji albo o odmowie udzielenia certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o odmowie udzielenia certyfikacji w bazie certyfikacji; informacja zawiera wskazanie dalszych działań, które może podjąć wykonawca, oraz przysługujących mu uprawnień wynikających z ustawy.

Podkreślić należy, że rozporządzenie przewiduje obowiązek dokumentowania przez podmiot certyfikujący czynności podejmowanych w toku procedury certyfikacji, zgodnie z przyjętym w tym podmiocie trybem postępowania, w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu wykonywanych czynności i ich treści, a także dokładnego ich odtworzenia, przez okres 3 lat od zakończenia procedury certyfikacji albo utraty jej ważności.

Stały nadzór nad ważnością certyfikatu

W rozporządzeniu określa się także sposób prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji. Wykonuje go zespół nadzorujący, który podjął rozstrzygnięcie polegające na udzieleniu danej certyfikacji. W wyjątkowych przypadkach, przewidzianych w przyjętej w tym podmiocie procedurze postępowania, do prowadzenia stałego nadzoru może zostać wyznaczony inny zespół niż zespół, który przeprowadził procedurę certyfikacji.

W przypadku prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności certyfikacji, który obejmuje monitorowanie sytuacji wykonawcy, podmiot certyfikujący podejmuje bieżące czynności sprawdzające, w szczególności czynności wskazane w przypadku prowadzenia procedury certyfikacji, w terminach określonych w wewnętrznej procedurze podmiotu certyfikującego oraz w umowie. Terminy nie mogą być dłuższe niż terminy obowiązywania podmiotowych środków dowodowych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl).

Wprowadza się wymaganie, aby podmiot certyfikujący niezwłocznie informował wykonawcę o przeprowadzonych czynnościach i dokonanych ustaleniach mogących mieć wpływ na ważność certyfikacji w całości lub w części albo jej zawieszenie w całości lub w części, nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności sprawdzających. W przypadku zaś, gdy przeprowadzenie czynności sprawdzających wynika z działań zamawiającego, wykonawca ma być informowany o przeprowadzonych czynnościach i dokonanych ustaleniach równocześnie z przekazaniem informacji zamawiającemu.

Podmiot certyfikujący, prowadząc aktualizację ważności certyfikacji, ma obowiązek współdziałania z wykonawcą. Po wezwaniu wykonawcy do przedstawienia wyjaśnień oraz innych informacji i dokumentów może wezwać wykonawcę do dokonania czynności niezbędnych do aktualizacji ważności certyfikacji, w szczególności czynności służących potwierdzeniu spełniania przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 CertWykZamPublU (tj. w obszarze związanym z samooczyszczeniem) lub czynności umożliwiających potwierdzenie, że wykonawca nadal posiada zdolności do należytego wykonania zamówienia w zakresie określonym w udzielonej certyfikacji.

Sposób ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego

W projekcie rozporządzenia określa się również sposób ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego, którego wysokość określa umowa. Wprawdzie nie podaje się konkretnej kwoty wynagrodzenia, ale wskazuje się, że ma być ustalane adekwatnie do zakresu oraz złożoności czynności podejmowanych przez podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji, prowadzonego nadzoru oraz aktualizacji ważności certyfikacji, w szczególności charakteru tych czynności oraz rodzaju i stopnia ich złożoności. W konsekwencji ma być ono uzależnione m.in. od rodzaju certyfikatu oraz zakresu badania wykonawcy. Mianowicie wynagrodzenie podmiotu certyfikującego związane z udzieleniem certyfikacji niepodlegania wykluczeniu w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1–5 PrZamPubl ma być ustalane łącznie dla wszystkich podstaw wykluczenia, a w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1–5 i 7–10 PrZamPubl – odrębnie dla każdej z podstaw wykluczenia. Natomiast w odniesieniu do zdolności wykonawcy wynagrodzenie ustalać się będzie odrębnie dla każdej ze zdolności wykonawcy. Ponadto przewiduje się odrębne ustalane od tego wynagrodzenia wynagrodzenie za badanie spełnienia przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 CertWykZamPublU (tj. związanych z procedurą samooczyszczenia) oraz prowadzenie stałego nadzoru nad aktualnością ważności certyfikacji, w tym za przeprowadzenie aktualizacji ważności certyfikacji w przypadku jej zawieszenia.

Umowa zawarta między podmiotem certyfikującym a wykonawcą będzie mogła przewidywać obowiązek wpłacenia zaliczki przez wykonawcę przed przystąpieniem podmiotu certyfikującego do wykonywania czynności w toku procedury certyfikacji, w wysokości nieprzekraczającej połowy wynagrodzenia za przeprowadzenie procedury certyfikacji ustalonego w umowie.

Źródło: Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie sposobu postępowania z wnioskiem o certyfikację wykonawców zamówień publicznych, szczegółowego sposobu przeprowadzania procedury certyfikacji, sposobu prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji i sposobu przeprowadzania jej aktualizacji oraz sposobu ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego związanego z certyfikacją (wersja aktu z 19.2.2026 r., numer w wykazie prac legislacyjnych Ministra Finansów i Gospodarki: 46).