Prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów prawa pracy. W rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej został określony m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania pracowniczych akt osobowych.
Obowiązek prawny
Zgodnie z tym rozporządzeniem to na pracodawcy spoczywa obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie. Regulacje te stanowią także, że akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Tak więc podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze.
Oznacza to, że pracodawca będący administratorem danych zawartych w aktach osobowych jest związany przepisami ww. rozporządzenia, a nie wolą pracownika poprzez odbieranie od niego zgody na realizację procesu przetwarzania w ww. celach.
Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych i ich zawartości są więc ściśle określone i nie można mówić o dobrowolności przy przetwarzaniu danych osobowych w tych celach.
Należy pamiętać, że jeśli po stronie pracodawcy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych znajdują się informacje zebrane niezgodne z obowiązującymi przepisami, to pracodawca powinien dokonać ich przeglądu i usunąć dane pozyskane nielegalnie.
