Przepisy prawa nie zawierają wyraźnego zakazu jednoczesnego pełnienia funkcji inspektora ochrony danych oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego. Niemniej, takie rozwiązanie może prowadzić do powstania konfliktu interesów oraz podawać w wątpliwość niezależność inspektora ochrony danych, wymaganą przez przepisy RODO.
W ocenie autora odpowiedzi, co do zasady, łączenie funkcji inspektora ochrony danych oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego należy ocenić jako rozwiązanie wysoce ryzykowne z punktu widzenia zgodności z art. 38 ust. 6 RODO.
Zgodnie z art. 38 ust. 1 RODO, administrator oraz podmiot przetwarzający zapewniają, aby inspektor ochrony danych był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych. Dalej, ust. 3 ww. art. 38 RODO stanowi, że administrator oraz podmiot przetwarzający zapewniają, by inspektor ochrony danych nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania tych zadań. Nie jest on odwoływany ani karany przez administratora, ani podmiot przetwarzający za wypełnianie swoich zadań. Inspektor ochrony danych bezpośrednio podlega najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego.
Przepis art. 38 ust. 5 RODO stanowi, że inspektor ochrony danych jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań – zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego. Ustęp 6 stanowi zaś, że inspektor ochrony danych może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów.
Zadania inspektora ochrony danych wyznacza art. 39 ust. 1 RODO. W lit. b ww. ustępu RODO stanowi, że wśród tych zadań znajduje się monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia. Skoro jednym z ustawowych zadań inspektora ochrony danych jest monitorowanie przestrzegania przepisów RODO, oczywistym jest, że obowiązek ten obejmuje również monitorowanie zgodności działań samego administratora z przepisami o ochronie danych osobowych.
Powyższe potwierdza też motyw 97 RODO: „Jeżeli przetwarzania dokonuje organ publiczny z wyjątkiem sądów lub niezależnych organów wymiaru sprawiedliwości w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości lub jeżeli w sektorze prywatnym przetwarzania dokonuje administrator, którego główna działalność polega na operacjach przetwarzania wymagających regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę lub jeżeli główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, to w monitorowaniu wewnętrznego przestrzegania niniejszego rozporządzenia administrator lub podmiot przetwarzający powinni być wspomagani przez osobę dysponującą wiedzą fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych. W sektorze prywatnym przetwarzanie danych osobowych jest główną działalnością administratora, jeżeli oznacza jego zasadnicze, a nie poboczne czynności. Niezbędny poziom wiedzy fachowej należy ustalić w szczególności w świetle prowadzonych operacji przetwarzania danych oraz ochrony, której wymagają dane osobowe przetwarzane przez administratora lub podmiot przetwarzający. Tacy inspektorzy ochrony danych – bez względu na to, czy są pracownikami administratora – powinni być w stanie wykonywać swoje obowiązki i zadania w sposób niezależny”.
Tymczasem, zgodnie z art. 9 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego, uprawnienia i obowiązki kierownika urzędu stanu cywilnego przysługują i są wykonywane również przez zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego. Oznacza to, że ustawa faktycznie zrównuje pozycję ustrojową (pod względem kompetencyjnym) kierownika urzędu i jego zastępcy. To zaś prowadzi do wniosku, że zastępca kierownika USC jawi się bardziej jako przedstawiciel administratora niż jako niezależny kandydat na inspektora ochrony danych osobowych.
Mając to na uwadze, należy wskazać, że pełnienie przez inspektora ochrony danych funkcji zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może podawać w wątpliwość niezależność i bezstronność jego opinii i stanowisk, które będzie przecież zajmował jako osoba pełniąca ww. funkcję opisaną w RODO.
W stanowiskach organów ochrony danych osobowych wielokrotnie podkreślano konieczność zachowania przez inspektora ochrony danych niezależności od administratora.
W szczególności należy mieć na uwadze, że zastępca kierownika USC uczestniczy w wykonywaniu kompetencji organu przetwarzającego bardzo szeroki zakres danych osobowych, w tym danych szczególnie istotnych z punktu widzenia prywatności obywateli, co dodatkowo wzmacnia ryzyko wystąpienia konfliktu interesów po stronie inspektora ochrony danych.
Niemniej, należy wyraźnie zaznaczyć, że brak jest wyraźnego przepisu, który zabraniałby łączenia obydwu wskazanych funkcji.
