Jeśli pod koniec roku okaże się, że rzeczywista liczba zatrudnionych osób była inna niż zaplanowano, to należy dokonać odpowiedniej korekty odpisu. W celu ustalenia, czy planowana liczba zatrudnionych była zgodna ze stanem faktycznym w danym roku, należy dokonać:

1) ponownego ustalenia przeciętnych stanów zatrudnienia w poszczególnych miesiącach roku (w przeliczeniu na pełne etaty), w oparciu o dane rzeczywiste,

2) zsumować je i podzielić przez 12,

3) porównać z danymi szacunkowymi, jakie przyjęto w terminie ustalania pierwszej raty odpisu.

Z porównania początkowego i końcowego naliczenia prawdopodobnie wyniknie potrzeba korekty środków pieniężnych przekazanych na odrębny rachunek bankowy zfśś w ramach początkowego naliczenia odpisu. Jeśli zatrudnienie uległo w ciągu roku zmniejszeniu to pracodawca musi przelać nadwyżkę odpisu z rachunku bankowego zfśś na rachunek bieżący jednostki. Jeżeli natomiast nastąpiło zwiększenie zatrudnienia to pracodawca będzie musiał przelać na konto zfśs odpowiednią kwotę wyrównania.

Przykład

1) Ustalenie szacunkowej liczby zatrudnionych

Na początku maja 2020 r. pracodawca przewidywał, że średniomiesięcznie będzie zatrudniać 42 pracowników (39,5 etatu), w tym:

– 37 pracowników w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy,

– 2 pracowników w normalnych warunkach w wymiarze 1/2 etatu,

– 3 pracowników o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności na 1/2 etatu.

Oprócz tego, pracodawca obejmuje opieką socjalną 23 emerytów – byłych pracowników.

2) Ustalenie wysokości odpisu w oparciu o dane szacunkowe

Na podstawie danych o przewidywanym zatrudnieniu oraz biorąc pod uwagę obowiązujące w 2020 r. kwotowe wskaźniki odpisu i zwiększeń ustalony został odpis podstawowy na zfśs. Obliczenia pracodawcy wyglądają następująco:

– zatrudnieni w normalnych warunkach (37 pełnych etatów): 37 x 1550,26 zł = 57359,62 zł,

– zatrudnienie w 1/2 wymiaru etatu (2 pracowników): 2 x 1/2 x 1550,26 zł = 1550,26 zł,

– pracownicy z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności [(3 x 1/2 x 1550,26 zł) + (3 x 258,38 zł)] = 2325,39 zł + 775,14 zł = 3100,53 zł,

– emeryci – byli pracownicy (23 osoby): 23 x 258,38 zł = 5942,74 zł.

Z powyższego wynika, że całkowita kwota odpisu podstawowego i zwiększeń na zfśs na 2020 r., ustalona w oparciu o szacunkowe średniomiesięczne zatrudnienie wynosi 67953,15 zł.

3) Ustalenie faktycznych zmian kadrowych

Na koniec grudnia każdego roku należy dokonać korekty rocznego naliczenia odpisu i zwiększeń na zfśs w oparciu faktyczne dane o zatrudnieniu w trakcie roku. U pracodawcy nastąpiły zmiany:

– z dniem 31.8.2020 r. zwolnionych zostało 8 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy,

– z dniem 30.9.2020 r. odeszło 3 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy w związku z przejściem na emeryturę,

– od 1.9.2020 r. zatrudnione zostały 2 osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w wymiarze 1/2 etatu.

4) Ponowne ustalenie wysokości odpisu w oparciu o dane rzeczywiste

Po uwzględnieniu powyższych zmian rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie i naliczenie odpisu wynosi:

– zatrudnieni w normalnych warunkach pracy (37 pracowników x 8 miesięcy; 29 pracowników x 1 miesiąc; 26 pracowników x 3 miesiące): {[(8 x 37) + (1 x 29) + (3 x 26)] : 12} x 1550,26 zł = [(296 + 29 + 78) :12] x 1550,26 zł = 33,58 x 1550,26 zł = 52057,73 zł,

– zatrudnieni w 1/2 wymiaru etatu bez zmian: wyliczenie bez zmian – 1550,26 zł,

– pracownicy z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (3 pracowników x 8 miesięcy; 5 pracowników x 4 miesiące): {[(3 x 1/2 x 8) + (5 x 1/2 x 4)] : 12} x 1550,26 zł + (5 x 258,38 zł) = (1,83 x 1550,26 zł) + 1291,9 zł = 2836,98 zł + 1291,9 zł = 4128,88 zł,

– emeryci – byli pracownicy (23 osoby): ich liczba ta nie uległa zmianie – 5942,74 zł.

Całkowita kwota końcowego naliczenia odpisu podstawowego i zwiększeń na zfśs na 2020 r. wynosi 63679,25 zł.

5) Porównanie wyników ustalonych dla danych szacunkowych i rzeczywistych

Ponieważ kwota końcowego naliczenia dokonanego w oparciu o faktyczne dane o zatrudnieniu w trakcie 2020 r. jest niższa od kwoty naliczonej w oparciu o dane szacunkowe na początku roku, więc pracodawca powinien zasilić konto bieżące jednostki kwotą różnicy między ustalonym odpisem końcowym i początkowym. Pracodawca powinien zatem przelać za środków zfśs na konto bieżące jednostki kwotę 4273,9 zł (67953,15 zł – 63679,25 zł).

Przepisy antycovidowe

Zgodnie z obowiązującym od 24.6.2020 r. art. 15ge ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o których mowa w odpowiednio w art. 15g ust. 9 i art. 15gb ust. 2 tej ustawy, pracodawca może zawiesić obowiązki dotyczące:

– tworzenia lub funkcjonowania zfśs,

– dokonywania odpisu podstawowego,

– wypłaty świadczeń urlopowych.

U pracodawców objętych działaniem związków zawodowych, zawieszenie powyższych obowiązków może nastąpić tylko na podstawie porozumienia.

Ponadto, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w razie wystąpienia u pracodawcy wspomnianego powyżej spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, zawieszone zostały postanowienia układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, ustalających wyższą wysokość odpisu na zfśs oraz przewidujących inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określają przepisy o zfśs (art. 15ge ust. 3 ww. ustawy z 2.3.2020 r.). Zawieszenie to następuje zatem z mocy samego prawa. W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek stosowania ustawowej wartości odpisu i zwiększeń na zfśs.

Przykład

Na mocy postanowienia układu zbiorowego pracy odpisy i zwiększenia na zfśs dokonywane są w wysokości 150% kwoty odpisów i zwiększeń ustalonej na podstawie powszechnie obowiązującej ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z powodu zwalczania skutków pandemii COVID-19 pracodawca doznał spadku obrotów gospodarczych w rozumieniu art. 15g ust. 9 ustawy z 2.3.2020 r. Wobec powyższego postanowienie układu zbiorowego pracy w sprawie zwiększenia kwoty odpisu od 24.6.2020 r. zostaje z mocy prawa zawieszone, a pracodawca ma obowiązek stosować ustawową kwotę odpisów i zwiększeń na zfśs. Jeśli pracodawca dokonał odpisu w zwiększonej kwocie ustalonej na podstawie układu zbiorowego pracy, to powinien dokonać odpowiedniej korekty odpisu.