Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej opublikowane w Dzienniku Ustaw

W związku z nowelizacją Kodeksu Pracy z 1.12.2022 r., powstała konieczność dokonania nowelizacji rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, poza częścią dotyczącą pracy zdalnej, która wejdzie w życie z dniem 7.4.2023 r.

Kontrola trzeźwości pojawi się w aktach osobowych

Obowiązująca od 21.2.2023 r. nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania nowozatrudnionemu pracownikowi, objętemu kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przed dopuszczeniem go do pracy (nie dotyczy to pracodawców, którzy nie prowadzą kontroli, ani pracowników, którzy nie są objęci taką kontrolą), informacji o wprowadzeniu kontroli, grupach lub grupie pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania. Informacje te pracodawca będzie przekazywał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. W związku z powyższym, w celu zapewnienia możliwości weryfikacji spełnienia tego obowiązku, konieczne było uzupełnienie katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych pracownika o potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.

W aktach osobowych pracowników będą również przechowywane dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę oraz dokumenty związane z badaniem pracownika, na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu, albo stan nietrzeźwości, lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. Informacje te pracodawca będzie przechowywał w dodawanej części E akt osobowych pracownika.

Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadzi uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi zgodnie z art. 22^1d § 5 Kodeksu pracy. Wówczas organ przeprowadzający badanie będzie przekazywał pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Informacja ta również będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, w dodawanej części E.

Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie komentowanego rozporządzenia będą musieli dostosować sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu zgromadzonych przed dniem wejścia w życie do zmienianych przepisów.

Praca zdalna również pojawi się w aktach osobowych

W aktach osobowych przechowywane również będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, dlatego część B akt osobowych wymagała uzupełnienia. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Telepraca jeszcze przez chwile będzie w aktach osobowych

Warto dodać, że za zasadne uznano pozostawienie w aktach osobowych dokumentów dotyczących telepracy, ponieważ pomimo uchylenia przepisów Kodeksu pracy regulujących tę formę wykonywania pracy, zarówno dokumenty zgromadzone do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, jak i w okresie kolejnych 6 miesięcy, będą dalej przechowywane w aktach osobowych pracowników.

Numeracja dokumentów w części E

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.