Jeżeli zamawiający przewidział ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji, na podstawie art. 288 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PrZamPubl), informuje wykonawców o wynikach oceny ofert, wskazując wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone, wraz z przyznaną im punktacją w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktacją, a także wykonawców, których oferty zostały odrzucone, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Zamawiający wskazuje również wykonawców, którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji, podając punktację ich ofert oraz wyjaśniając, że nie osiągnęli wymaganej pozycji w ramach przyjętych kryteriów oceny ofert. Zgodnie z art. 289 ust. 2 PrZamPubl oferty wykonawców niezaproszonych do negocjacji uznaje się za odrzucone, natomiast zakwalifikowanym wykonawcom zamawiający przekazuje odrębne zaproszenie do negocjacji, zawierające informacje określone w art. 289 ust. 5 PrZamPubl.
Jeżeli zamawiający przewidział ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji, o którym mowa w art. 288 ust. 1 PrZamPubl, zaprasza do negocjacji wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone, w liczbie określonej w dokumentach zamówienia, stosując zasady kwalifikacji wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ. W takim przypadku zamawiający, działając na podstawie art. 287 ust. 3 PrZamPubl, informuje wykonawców o wynikach oceny ofert, wskazując wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone, wraz z punktacją przyznaną w każdym kryterium oceny ofert oraz łączną punktacją, a także wykonawców, których oferty zostały odrzucone, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Zakres tych informacji jest zbliżony do zakresu informacji przekazywanych przy wyborze najkorzystniejszej oferty w trybie podstawowym bez możliwości negocjacji, z wyłączeniem informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty. W pierwszej części pisma zawiadamiającego o kwalifikacji do negocjacji zamawiający powinien zatem, działając na podstawie art. 287 ust. 3 pkt 1 PrZamPubl, wskazać wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone, oraz punktację przyznaną poszczególnym ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Jako uzasadnienie faktyczne można wskazać, że wymienione oferty nie podlegają odrzuceniu, ponieważ spełniają wymagania określone w PrZamPubl oraz SWZ, natomiast przyznana punktacja wynika z zastosowania kryteriów oceny ofert określonych przez zamawiającego w SWZ. Następnie, w zakresie informacji o odrzuceniu ofert, zamawiający, powołując się na art. 287 ust. 3 pkt 2 PrZamPubl, informuje, że w wyniku badania ofert, przeprowadzonego na podstawie art. 226 ust. 1 PrZamPubl, odrzuceniu podlegają oferty złożone przez wskazanych wykonawców. Uzasadnienie prawne powinno obejmować wskazanie właściwej podstawy odrzucenia oferty, wynikającej z art. 226 ust. 1 PrZamPubl, natomiast uzasadnienie faktyczne powinno zawierać opis okoliczności, które stanowiły podstawę odrzucenia danej oferty. Ponadto, w związku z ograniczeniem liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji, zamawiający powinien wskazać wykonawców, którzy nie zostali zakwalifikowani do tego etapu, wraz z punktacją przyznaną ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert oraz łączną punktacją. W tym zakresie, działając na podstawie art. 287 ust. 3 pkt 3 w związku z art. 288 ust. 1 PrZamPubl oraz postanowieniami SWZ, zamawiający informuje o wykonawcach, którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji, oraz o punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji. Jako uzasadnienie faktyczne można wskazać, że zgodnie z SWZ zamawiający przewidział ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji, którzy w najwyższym stopniu spełniają określone kryteria. Kwalifikacji wykonawców dokonano na podstawie zasad określonych w dokumentach zamówienia, a oferty wykonawców niezakwalifikowanych do negocjacji uzyskały niższą ocenę w ramach przyjętych kryteriów oceny ofert niż oferty wykonawców zakwalifikowanych. Należy również zaznaczyć, że zgodnie z art. 289 ust. 2 PrZamPubl oferty wykonawców niezaproszonych do negocjacji uznaje się za odrzucone. Dla zapewnienia przejrzystości postępowania zamawiający może ponadto wskazać, że na podstawie art. 289 ust. 1 PrZamPubl w związku z postanowieniami SWZ do negocjacji zakwalifikowano wykonawców, których oferty spełniają przyjęte kryteria oceny ofert w najwyższym stopniu w liczbie uprzednio ustalonej przez zamawiającego w SWZ oraz w ogłoszeniu o zamówieniu. Warto również dodać w informacji o kwalifikacji do negocjacji, że zaproszenie do negocjacji zostanie przekazane zakwalifikowanym wykonawcom w odrębnym piśmie, w którym zamawiający, zgodnie z art. 289 ust. 5 PrZamPubl, poinformuje o miejscu, terminie i sposobie prowadzenia negocjacji oraz wskaże kryteria oceny ofert, w ramach których negocjacje będą prowadzone w celu ulepszenia treści ofert.
