Stan faktyczny
Pan O. złożył za pośrednictwem swojego adwokata wniosek o wydanie skróconego aktu urodzenia pani B. z domu M. Dokument ten był mu – jak argumentował pełnomocnik – potrzebny w związku z postępowaniem spadkowym, był on bowiem synem bratanicy spadkodawczyni A. Zmarła A. pozostawiła po sobie testament, zgodnie z którym O. miał być jej jedynym spadkobiercą. Zaś pani B., o której akt urodzenia wnioskował pełnomocnik O., miała być zstępną brata spadkodawczyni (który również przed laty zmarł).
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Miasta Z. odmówił jednak wydania tego dokumentu, powołując się na brak interesu prawnego koniecznego do wydania dokumentów potwierdzających stan cywilny zgodnie z art. 45 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej: PrASC). Kierownik USC stwierdził, że skarżący będzie mógł skutecznie wnioskować o wydanie wspomnianego aktu urodzenia, dopiero gdy w toku postępowania o stwierdzenie nabycia spadku zostanie sądownie zobligowany do wykazania określonych faktów w celu ustalenia kręgu spadkobierców zmarłej A.
Od tej decyzji odwołał się wnioskodawca, ale rozpatrujący sprawę w II instancji Wojewoda Śląski podtrzymał decyzję Kierownika USC w Z. Również skarga na decyzję wojewody została oddalona przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach. Pełnomocnik pana O. złożył więc na to orzeczenie skargę kasacyjną.
Rozstrzygnięcie Naczelnego Sądu Administracyjnego
Naczelny Sąd Administracyjny skargę uwzględnił i uchylił zarówno wyrok WSA w Gliwicach, jak i wszystkie wcześniejsze decyzje – wojewody i kierownika USC. W uzasadnieniu wskazał, że interes prawny określony w art. 45 PrASC należy rozumieć szerzej – nie tylko w kontekście materialnoprawnym, ale również procesowym. W takim wypadku interes prawny ma także podmiot, który odpis aktu stanu cywilnego zamierza dołączyć jako dowód w innej sprawie, gdzie wykazanie określonych praw stanu cywilnego może być kluczowe dla rozstrzygnięcia tej innej sprawy. Skoro zaś w sprawie cywilnej co do zasady to strona lub uczestnik ma obowiązek przedkładać sądowi dowody, to nie można go ograniczać w taki sposób, że dopiero wezwanie sądu (względnie notariusza) może być podstawą do uzyskania odpisu aktu cywilnego w sprawie spadkowej. To godzi w słuszne interesy strony lub uczestnika. Zarazem oceną tego interesu powinna następować w każdym przypadku z osobna. W rozpoznawanej sprawie sporny odpis będzie stanowił dowód stopnia pokrewieństwa, w oparciu o który może dojść do ustalenia przez sąd kręgu spadkobierców ustawowych. Zaś bez przeprowadzenia postępowania spadkowego lub procedury sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia skarżący nie może skutecznie realizować swoich praw majątkowych wynikających z testamentu. Tym samym wykazał on interes prawny w uzyskaniu wnioskowanego aktu urodzenia pani B. z domu M. (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3.12.2025 r., II OSK 1480/23, Legalis).
Wnioski z orzeczenia
Zgodnie z art. 45 ust. 1 PrASC odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, a także osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.
Osoba trzecia, niezwiązana rodzinnie czy stosunkiem opieki z osobą, o której odpis aktu stanu cywilnego wnioskuje, musi więc wykazać interes prawny, który – zgodnie z omawianym wyrokiem NSA – ma charakter szeroki, także w zakresie realizacji uprawnień wynikających z wszczętego lub toczącego się postępowania, w którym ta osoba trzecia występuje w charakterze strony lub co najmniej uczestnika. Interes prawny może więc dotyczyć także realizacji obowiązków dowodowych czy innych czynności wynikających z przepisów proceduralnych i to nie tylko w zakresie postępowania administracyjnego, ale również – a może przede wszystkim – w postępowaniu cywilnym, zwłaszcza spadkowym. Stąd odmowa wydania odpisu aktu stanu cywilnego jest sprzeczna z art. 45 ust. 1 PrASC w sytuacji, gdy wnioskodawca wykazał, że postępowanie zostało wszczęte, lub się toczy oraz że jest on stroną lub uczestnikiem tego postępowania, a wydanie aktu jest niezbędne do realizacji jego obowiązków procesowych.
