Wydatki na imprezy integracyjne dla pracowników uwzględnia się w sprawozdaniu rocznym o udzielonych zamówieniach publicznych. W przypadku gdy ich wartość w danym roku była mniejsza niż 130 000 zł, ujmuje się je w łącznej kwocie podawanej w wierszu pierwszym sekcji IX sprawozdania rocznego.
Podkreślić należy, że obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów będących zamówieniami publicznymi, tj. umowami odpłatnymi zawieranymi między zamawiającymi a wykonawcami, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług (art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych).
Jak wynika ze stanowisk UZP, stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym. W ślad za tym przyjmuje się, że wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.
