Jeśli zamawiającym jest JST, kategorie archiwalne wynikają z rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej ustanawiającego dla danego hasła klasyfikacyjnego określoną kategorię archiwalną. Natomiast jeśli zamawiającym jest podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania wspomnianego rozporządzenia, wtedy czas przechowywania dokumentów związanych z postępowaniem określa art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jeżeli zaś okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Nie należy jednak zapominać, że wśród zamawiających są także JST, które w kwestii przechowywanie dokumentacji przetargowej zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jak i rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Stosownie do art. 6 ust. 1 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
- powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
- nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.
Sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt określa rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Załącznik 2 do tego rozporządzenia stanowi Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. Zgodnie z jego treścią dokumentacji zamówień publicznych (w tym rejestrów) nadano kategorię archiwalną B5, przy czym umowom zawartym w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych – B10. Symbol „B” oznacza kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, zaś dodana liczba arabska odpowiada minimalnemu okresowi przechowywania danej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.
