Tak, można dokonać zwrotu pracownikowi wydatku za hotel na podstawie samego paragonu, o ile stanowi on dowód poniesienia kosztu noclegu w ramach podróży służbowej i pracownik złoży odpowiednie rozliczenie delegacji.
Co do zasady, przepisy dotyczące podróży służbowych nie wymagają faktury, kluczowe jest, aby pracownik wykazał rzeczywiste poniesienie kosztu.
W myśl § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
A zatem paragon z pewnością może być uznany za dowód wydatku, jeśli zawiera informacje umożliwiające identyfikację usługi (np. nazwę hotelu, datę, kwotę). Oczywiście paragon powinien być zgodny z czasem i miejscem delegacji. Pracownik powinien złożyć rozliczenie delegacji wraz z paragonem jako dowodem poniesionego kosztu.
