Zmiany zostaną wprowadzone ustawą z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320), a dotyczą art. 14 KPA. Zmiany te mogą wpłynąć pozytywnie zarówno na aspekt organizacyjny działania urzędów, jak i aspekt obniżenia kosztów funkcjonowania administracji, bowiem zmierzają ku elektronizacji załatwiania spraw. Aby jednak zauważyć skalę zmian, warto przytoczyć aktualne jeszcze brzmienie art. 14 KPA, który stanowi, że:

§ 1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

§ 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344) lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Z kolei, od 1 lipca br. treść ww. regulacji będzie znaczniej rozbudowana:

§ 1a. Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

§ 1b. Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej nie stosuje się.

§ 1c Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej po uwierzytelnieniu strony lub innego uczestnika postępowania w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320).

§ 1d. Pisma kierowane do organów administracji publicznej mogą być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Do opatrywania ich podpisami i pieczęciami stosuje się przepisy § 1a i 1b.

Wskazane regulacje prawne mogą więc wprowadzić zupełnie nowe podejście urzędów do załatwiania spraw mieszkańców. Jak widać z tych zapisów, ustawodawca porządkuje kwestie związane z tym zakresem, a jednocześnie wyraźnie stawia na elektroniczny przepływ informacji. Z punktu widzenia samorządów rozwiązanie to wydaje się być korzystne, i z dużym prawdopodobieństwem może przyczynić się do ograniczenia kosztów administracyjnych samorządów. Jak będzie, okaże się w praktyce, bowiem ustawodawca stworzył jedynie pewne opcje, które administracja może wykorzystać.