Zmiany dotyczące kontroli podmiotów otrzymujących dofinansowanie z Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej

1. Omówienie przepisów

Zmiany wprowadzono w rozporządzeniu MKiDN z 24.11.2005 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu przeprowadzania kontroli podmiotów otrzymujących dofinansowanie z Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej (Dz.U. Nr 242, poz. 2044).

Wprowadzono zasadę, że kontrola ma być prowadzona w siedzibie podmiotu, któremu Polski Instytut Sztuki Filmowej (dalej: ISF) udzielił dofinansowania. Kontroli podlega dokumentacja dofinansowanego przedsięwzięcia. Kontrola ma być dokonywana od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają 72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia dofinansowanego w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia. Przed zmianą było to 36 miesięcy.

Doprecyzowano również zakres dokumentów podlegających kontroli. Kontrolujący ma obowiązek przedstawienia na żądanie kontrolującego dokumentów i innych nośników informacji, mających znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dofinansowania przedsięwzięcia. W szczególności są to:

• umowy o dzieło i rachunki do tych umów wraz z potwierdzeniami ich zapłaty,
• faktury i potwierdzenia przelewów,
• wykaz prac wykonanych zgodnie z harmonogramem przed rozpoczęciem kontroli wraz z wykazem rachunków i faktur oraz z wyliczeniem dotychczas wykorzystanej kwoty dotacji - jeżeli produkcja filmu nie jest zakończona,
• pisemną informację dotyczącą promocji filmu oraz informację o wpływach lub ich braku z eksploatacji filmu - jeżeli produkcja filmu jest zakończona.

Przed zmianą w rozporządzeniu nie było wymienione, jakie dokumenty miały podlegać kontroli.

Dodano też przepisy dotyczące przebiegu kontroli. Polski Instytut Sztuki Filmowej będzie mógł przeprowadzać kontrolę w swojej siedzibie, w szczególności w celu:

• sporządzenia informacji dla dyrektora ISF o realizacji przedsięwzięcia,
• dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych i rozliczenia udzielonych dotacji lub pożyczek.

Kontrole przeprowadzają pracownicy właściwych działów merytorycznych ISF, upoważnieni imiennie do dokonania kontroli. Ma ona na celu ocenę prawidłowości wykorzystania dotacji i pożyczek udzielanych przez ISF, na podstawie dokumentacji przekazanej przez podmioty, które otrzymały dofinansowanie. Określono też, że dokumentacja ta zawiera w szczególności:

• rozliczenie przychodów i kosztów realizacji przedsięwzięcia, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów sfinansowanych w całości bądź w części z dofinansowania ISF;
• rozliczenie dotacji przekazanej przez Instytut i rozliczenie wynikowych kosztów przedsięwzięcia;
• dowody poniesionych wydatków wraz z opisem uzasadniającym celowość ich poniesienia;
• oświadczenie podmiotu kontrolowanego, że przedsięwzięcie wykonane zostało w całości i zgodnie z harmonogramem;
• potwierdzenie sfinansowania przedsięwzięcia przez inne podmioty uczestniczące w realizacji przedsięwzięcia;
• oświadczenie podmiotu kontrolowanego o udzieleniu bądź nieudzieleniu w ramach realizacji przedsięwzięcia zamówień publicznych odpowiednio wraz z dokumentacją z przeprowadzonych postępowań o udzielenie tych zamówień;
• rozliczenie wkładu rzeczowego wniesionego przez podmiot kontrolowany lub inny podmiot uczestniczący w realizacji przedsięwzięcia wraz z uzasadnieniem jego użycia w przedsięwzięciu - w przypadku wniesienia wkładu rzeczowego;
• umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych od twórców, kompozytora i realizatorów filmowych oraz praw do artystycznych wykonań od artystów wykonawców oraz pisemne zobowiązanie podmiotu kontrolowanego do informowania Instytutu o wszystkich wpływach lub o ich braku z eksploatacji filmów - w przypadku produkcji filmu.

Dokumentacja po jej zatwierdzeniu pod względem merytorycznym będzie przekazywana do działu finansowo-księgowego. Kontrolujący pracownicy sprawdzą dokumentację pod względem formalno-rachunkowym. Po ostatecznym zatwierdzeniu dokumentacji pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dyrektor ISF pisemnie poinformuje kontrolowany podmiot o rozliczeniu udzielonych dotacji lub pożyczek.

W przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na nieprawidłowości przy wykorzystaniu udzielonych dofinansowań w formie dotacji lub pożyczki, kontrolujący sporządzą pisemne wystąpienie do podmiotu kontrolowanego zawierające opis ustalonego stanu faktycznego i jego ocenę, a w razie potrzeby zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości oraz termin ich usunięcia. Termin ten będzie wyznaczony z uwzględnieniem charakteru zaleceń lub wniosków.

Do kontroli, o których mowa w art. 23 ust. 4 ustawy z 30.6.2005 r. o kinematografii (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 438; dalej: KinematogU), wszczętych i niezakończonych przed 22.12.2016 r., stosuje się przepisy w dotychczasowym brzmieniu, przy czym kontroli można dokonywać od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają 72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia dofinansowanego w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia.