Zeskanowanie pisemnej oferty i podpisanie jej elektronicznie nie stanowi przesłanki jej odrzucenia na podstawie art. 89 ust.1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych

Stan faktyczny

Zamawiający – PGE Energia Ciepła S.A. z siedzibą w Warszawie prowadziła w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi utrzymania czystości w obiektach i pomieszczeniach administracyjnych. W dniu 25.1.2019 r. Impel Facility Services Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu wniósł odwołanie zarzucając zamawiającemu naruszenie m.in. art. 10a ust. 5 ZamPublU w zw. z art. 78 KC przez niezasadne przyjęcie, że oferty wybranego wykonawcy zostały złożone w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz art. 89 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 78 KC przez zaniechanie ich zastosowania i nieodrzucenie oferty wybranego wykonawcy, mimo że oferta wybranego wykonawcy jest nieważna i niezgodna z przepisami Prawa zamówień publicznych, ponieważ została złożona bez zachowania postaci elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Stanowisko KIO

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła m.in., że oferta w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego, zgodnie z postanowieniami SIWZ, powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy elektronicznej pod rygorem nieważności. Wykonawca Amlux Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie złożyła ofertę w formie pliku w formacie PDF, który został opatrzony podpisem elektronicznym. Na ww. plik składały się zeskanowane dokumenty opatrzone własnoręcznym podpisem przedstawiciela wykonawcy. Zdaniem Izby, Zamawiający prawidłowo uznał, że tak sporządzona oferta nie podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ZamPublU. W uzasadnieniu KIO podniosła, że w stanie faktycznym czynność wydruku, a następnie ponownego zeskanowania oferty nie przesądza o tym, iż dokument nie został sporządzony w postaci elektronicznej. Ponadto skoro wykonawca elektronicznie, za pomocą platformy, złożył ofertę, która w formacie PDF została podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym to nie ma podstaw do przyjęcia, że oferta została złożona z naruszeniem przepisów prawa, ponieważ wszystkie warunki wymagane przez ustawodawcę zostały spełnione (oferta została sporządzona w postaci elektronicznej oraz opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym). W ocenie Izby, za przyjęciem takiego poglądu przemawiała też treść SIWZ, która nie określała katalogu formatów, a także nie odsyłała do załącznika Nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 2247 ze zm.). Taka treść SIWZ skutkowała więc przyjęciem, że wykonawcy w niniejszym postępowaniu mogli przygotować ofertę i załączyć ją w dowolnym wybranym przez siebie formacie, w tym w formacie PDF.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że aktualnie ustawodawca w art. 10a ust. 5 ZamPublU posługuje się pojęciem „sporządzenia”, natomiast już w art. 18 ust. 4 ustawy z 22.6.2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020 ze zm.) posługuje się określeniem „składa się”. Zdaniem KIO wąska interpretacja pojęcia „sporządza się” jest zbyt daleko idąca, bowiem sporządzenie może oznaczać także po prostu wprowadzenie do systemu, niezależnie od sposobu. Istotna jest intencja składającego podpis, treść oświadczenia woli oraz fakt, że zostało ono sporządzone w wymaganej formie, to jest w postaci elektronicznej podpisanej podpisem kwalifikowanym. Ponadto zamawiający słusznie uznał, że intencją wykonawcy było złożenie ważnej, niepodlegającej odrzuceniu oferty, którą sporządzono w postaci elektronicznej. Krajowa Izba Odwoławcza podzieliła również stanowisko zamawiającego, że nie sposób przypisywać nieważności czynności prawnej złożenia oferty, a więc oświadczenia woli, na podstawie badania sposobu wprowadzania danych, czyli sposobu sporządzenia oferty, która została zakończona wtedy, kiedy dokument z formy papierowej został przeformatowany na wersję elektroniczną. Wykonawca podpisał plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co skutkowało zakończeniem sporządzania oferty w pliku PDF, to jest w formie elektronicznej. KIO odwołała się do poglądu wyrażonego przez SN w wyroku z 24.8.2009 r. (I PK 58/09), w którym stwierdzono, że forma pisemna będzie zachowana, jeżeli treść oświadczenia woli, wytworzona w dowolny sposób, zostanie opatrzone własnoręcznym podpisem, podkreślając że to czy treść jest sporządzona własnoręcznie, stanowi kopię, czy wydruk jest bez znaczenia, co zdaniem Izby skutkuje uznaniem, że sposób sporządzenia dokumentu elektronicznego nie może przesądzić o tym, czy ma on prawidłową formę (elektroniczną) czy też nie. Izba odniosła się również do wyroku z 4.1.2019 r. (KIO 2611/18), w którym przedstawiono odmienne stanowisko. W wyroku tym uznano, że skan dokumentu stworzonego pierwotnie w formie pisemnej jest „elektroniczną kopią”, zaś złożony na tej kopii podpis – poświadczeniem kopii „za zgodność z oryginałem” nie oznacza, że jest to oryginał oferty. Izba odnosząc się do powołanego orzeczenia podniosła, że nie odpowiada ono stanowi prawnemu obowiązującemu w niniejszym postępowaniu bowiem nie mają zastosowania m.in. przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.).

Analiza wyroku KIO 119/19, jak też innych orzeczeń Izby dotyczących interpretacji pojęcia elektronicznej postaci oferty w świetle art. 10a ust. 5 ZamPublU. W wyroku z 13.2.2019 r. (KIO 169/19) Izba (w poszerzonym składzie) uznała bowiem, że wymóg, wynikający z art. 10a ust. 5 ZamPublU dotyczy nie tyle samego przekazania (doręczenia) oferty w postaci elektronicznej, ale odnosi się do „sporządzenia” oferty w postaci elektronicznej. Wymóg wynikający z art. 10a ust. 5 ZamPublU, sporządzenia oferty w postaci elektronicznej dotyczy ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału, oświadczenia wykonawcy w tym dokumentu JEDZ, podczas gdy formę pozostałych, składanych przez wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dokumentów reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26.7.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126). Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zeskanowanie oferty do pliku i opatrzenie tego pliku podpisem elektronicznym oznacza utworzenie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem – tymczasem oferta musi zostać złożona w formie oryginału. Skład orzekający odwołał się również do przepisu art. 781 KC, który wyraźnie rozróżnia formę pisemną od formy elektronicznej, przy czym formy te nie są w pełni ekwiwalentne. Oznacza to, że sporządzenie dokumentu w formie pisemnej w sytuacji zastrzeżenia formy elektronicznej nie wywołuje tych samych skutków przewidzianych dla czynności prawnej. W ocenie Izby, o ile złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej spełnia wymagania stawiane formie pisemnej bez względu na rygor, o tyle złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej może już nie spełniać wymagań formy elektronicznej, co ma istotne znaczenie, w sytuacji, gdy formę elektroniczną zastrzeżono ad solemnitatem. Przy czym dla zachowania formy elektronicznej niezbędne jest spełnienie dwóch przesłanek tj. złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie składanego oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Powyższy problem został jednak rozstrzygnięty w wyroku z 4.3. 2019 r. (KIO 277/19), w którym uznano, że w analizowanym przez Izbę stanie faktyczny sprawy – odwołujący sporządził ofertę zgodnie z przepisem zawartym w art. 10a ust. 5 ustawy. W ocenie Izby, nie ma przy tym znaczenia wcześniejsze wydrukowanie przygotowanego na potrzeby postępowania formularza ofertowego i podpisanie go przez upoważnioną osobę przez złożenie przez nią podpisu własnoręcznego. Oryginał oferty został bowiem sporządzony dopiero po spełnieniu wymogów określonych w art. 10a ust. 5 ZamPublU, tj. po nadaniu ofercie postaci elektronicznej i opatrzeniu jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Należy jednak w tym miejscu wskazać na odmienne stanowisko Izby z wyroku z 19.2.2019 r. (KIO 203/19), w którym Izba ustaliła, że zamawiający w SIWZ zawarł zastrzeżenie, że nie dopuszcza możliwości złożenia skanu dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Izba stanęła na stanowisku, że zamawiający miał dostateczną podstawę prawną do zastosowania przepisu art. 89 ust.1 pkt 2 ZamPublU, który stanowi, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ZamPublU.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że skan papierowego formularza oferty do pliku, który zostaje następnie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, spełnia przesłanki oferty w postaci elektronicznej.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych