W zakresie kas rejestrujących mających postać oprogramowania obowiązują dwa rozporządzenia:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 26.5.2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r. poz. 957) oraz
- rozporządzenie Ministra Finansów z 29.5.2020 r. w sprawie grupy podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2020 r. poz. 965).
Przewidziane w rozporządzeniach nowe rozwiązanie pozwala na stosowanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych kas mających postać oprogramowania. Kasy te mają stanowić alternatywę dla użytkowanych dotychczas przez podatników kas rejestrujących. Kasy mające postać oprogramowania posiadają funkcję przesyłu danych do systemu teleinformatycznego za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. Pozwoli to na ciągłe, zautomatyzowane i bezpośrednie przesyłanie danych z kas z prowadzonej ewidencji oraz o zdarzeniach fiskalnych, które zaistniały podczas ich użytkowania, ponieważ istnieje możliwość ciągłego pobierania danych przez Szefa KAS, a częstotliwość jest określana przez harmonogram przesyłania danych. Zgromadzone dane służyć będą dla celów analitycznych i kontrolnych. W przypadku rejestracji sprzedaży, na kasie wirtualnej generowany będzie paragon opatrzony unikalnym identyfikatorem, wyliczanym w oparciu o zaawansowane metody kryptograficzne.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określa wymagania techniczne dla kas mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania. Stosowanie kas w postaci oprogramowania ma zwiększyć efektywność działań administracji skarbowej w zakresie zwalczania nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania i uchylania się od opodatkowania w zakresie podatku VAT poprzez wprowadzone mechanizmy kontrolne w czasie rzeczywistym. Każda kasa wirtualna musi przejść proces certyfikacji realizowany przez Główny Urząd Miar. Wydanie certyfikatu dla kasy wirtualnej potwierdza zgodność działania kasy zgodnie z wymogami, w szczególności dotyczące bezpieczeństwa.
Natomiast rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania określa czynności, do których podatnicy mogą stosować kasy mające postać oprogramowania. Dotyczy to m.in. usług transportu pasażerskiego, usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem, usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych, sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
