Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 26 357) podkreśliło, że świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym, a nie urzędowym. Stanowi ono bowiem wyłącznie dowód na to, że osoba, która je podpisała, złożyła w imieniu pracodawcy zawarte w nim oświadczenie.

Pracownik ma zatem prawo przeprowadzać dowody przeciwko treści świadectwa, a także udowadniać innymi środkami dowodowymi niż świadectwo okoliczności, które powinny być objęte treścią świadectwa.

W uzasadnieniu uchwały z 28.9.1990 r., sygn. akt PZP 15/90 Sąd Najwyższy stwierdził, że świadectwo pracy jest dokumentem szczególnym, ale samo przez się nie tworzy praw podmiotowych ani ich nie pozbawia. Nie ma też cech wyłączności w zakresie dowodowym.

Świadectwo pracy nie jest jedynym dokumentem potwierdzającym istnienie stosunku pracy.

Zgodnie z § 9 rozporządzenia pracy i polityki socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika w sytuacji określonej w art. 23¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

Oznacza to, że nowy pracodawca otrzymuje akta osobowe wyłącznie przejmowanych pracowników. Nie może zatem posiadać akt osobowych i dokumentacji pracownika, którego nie przejmuje.

W konsekwencji nie może odtworzyć treści świadectwa pracy byłego pracownika pracodawcy przejmowanego.

Jak dokumentować okresy składkowe?

W myśl rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11.10.2011 r. w sprawie postępowania o świadczenie emerytalno-rentowe dokumentem potwierdzającym zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku wzoru określonego przez ZUS (druk ZUS Rp-7), świadectwo pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy dokonane przez pracodawców, z których wynikają: data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, a wpisy potwierdzone są pieczątką zakładu pracy pracodawcy i podpisem i pieczątką służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika.

Okresy zatrudnienia można także potwierdzać dowodami pośrednimi, takimi jak: umowy o pracę i aneksy do tych umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.

Środkiem dowodowym w postępowaniu przed ZUS mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów stwierdzających wysokość wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji z likwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Gdzie szukać dokumentacji płacowej z byłych zakładów pracy?

Aby ułatwić ubezpieczonym poszukiwanie dokumentacji płacowo-osobowej ZUS opracował – na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych – „Wykaz zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”, zawierający wciąż aktualizowany alfabetyczny spis zakładów, ze wskazaniem obecnego miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracowników. Jest on dostępny do wglądu w każdym oddziale ZUS, jak też na stronie internetowej Zakładu.

Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu pracy można uzyskać w Centralnym Rejestrze Sądowym w Warszawie, ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa. W rejestrze tym można uzyskać informację o tym, kto na mocy decyzji sądu gospodarczego wykonywał obowiązki syndyka masy upadłości, a także o tym, komu syndyk zlecił przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników zlikwidowanego zakładu pracy.

Ponadto od 1 lipca 2004 r. rozpoczęło działalność nowe archiwum państwowe powołane na podstawie rozporządzenia ministra kultury z 1.6.2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Archiwum to ma swoją siedzibę w Milanówku, ul. Okrzei 1. Informacji dla osób poszukujących dokumentów do celów emerytalno- rentowych udziela Oddział Informacji i Udostępniania, e-mail: udostepnianie@milanowek.ap.gov.pl.

Źródło: www.sejm.gov.pl (odpowiedź na interpelację poselską nr 26 357)