Zasady kontroli skrzynki mailowej pracownika i przetwarzania jego danych kontaktowych

Takich interpretacji dokonał Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Sprawdzanie maili

Pracodawca ma prawo monitorować pocztę elektroniczną pracownika, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Musi jednak zadbać, aby nie naruszać przy tym tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 § 1-2 KP). To pierwszy z obowiązków, jakie na nim spoczywają przy korzystaniu z tej formy sprawdzania pracownika.

„Pracownik musi zostać poinformowany, w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy” – wskazuje UODO w stanowisku dostępnym pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/138/1635. I to są kolejne zobowiązania pracodawcy.

Pracodawca powinien przekazać informację w sposób u niego przyjęty, nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu poczty elektronicznej (art. 222 § 7 w zw. z art. 223 § 3 KP). Może więc przekazać ją na piśmie każdemu pracownikowi, umieścić w obwieszczeniu na tablicy ogłoszeń albo wykorzystać formy elektroniczne typu intranet czy komunikat mailowy.

Konieczna zgoda

„Pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody”przesądza UODO w stanowisku dostępnym pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/138/1636.

Ta wykładnia to efekt zakresu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać na podstawie art. 221 § 1-3 KP. Od kandydata do pracy ma więc prawo wymagać przekazania danych kontaktowych, ale o ich rodzaju decyduje ta osoba, bo należą one do jej prywatnej sfery. Od pracownika – nie wolno mu domagać się przedłożenia prywatnego adresu poczty elektronicznej i numeru prywatnego telefonu. Stąd wykorzystywanie tych danych z etapu naboru do pracy do celów służbowych jest uwarunkowane uzyskaniem pisemnej zgody pracownika, określającej zasady kontaktu. Taka konieczność ma też swoje uzasadnienie w innych celach przetwarzania prywatnych danych kontaktowych. Te cele to:

  • potrzeby rekrutacji w procesie naboru do pracy, o czym pracodawca informuje osobę ubiegającą się o dane stanowisko, spełniając swój obowiązek informacyjny,
  • kontakty służbowe w trakcie stosunku pracy, których realizacja nie jest możliwa bez zgody pracownika. 

UDOO podkreśla, że o wszystkich celach, w których byłyby wykorzystywane prywatne dane kontaktowe pracownika pracodawca musi poinformować pracownika już w fazie zapytania o zgodę. Zaznacza także, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie.

Ważne
Pracownik nie może ponieść żadnych negatywnych konsekwencji, jeśli nie zgodzi się albo wycofa udzieloną zgodę na wykorzystywanie w celach zawodowych jego prywatnych danych kontaktowych (art. 221a § 2 KP).

Pracodawca nie musi ubiegać się i zgodę pracownika w razie przetwarzania jego prywatnych danych kontaktowych z powodu realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 KP). Tak jest np. przy zawieraniu umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Jednak tu również obowiązuje zasada ograniczenia celu.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych