Zgodnie z art. 25 ust. 1 nowej ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z organizacją wizyty Jego Świątobliwości Papieża Franciszka w Rzeczypospolitej Polskiej oraz Światowych Dni Młodzieży – Kraków 2016 (Dz.U. z 2016 r. poz. 393, dalej jako: ustawa), do zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane realizowane w związku z organizacją Światowych Dni Młodzieżynie stosuje się przepisów ustawy z 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm., dalej: ZamPublU), jeśli wystąpią okoliczności wskazane w tym przepisie, tj.:
1) przedmiot zamówienia jest związany z zapewnieniem bezpieczeństwa i porządku publicznego, życia lub zdrowia ludzi lub
2) wartość zamówienia publicznego jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ZamPublU, czyli w zależności od podmiotu zamawiającego odpowiednio 135 000, 209 000 lub 418 000 euro dla dostaw lub usług oraz 5 225 000 euro – dla robót budowlanych.
Aby zatem stosować tryb zamówień publicznych w rozumieniu przepisów ustawy, należy łącznie spełnić dwie, spośród trzech przesłanek:
1) zamówienie musi być realizowane w związku z organizacją Światowych Dni Młodzieży i przedmiot zamówienia jest związany z zapewnieniem bezpieczeństwa i porządku publicznego, życia lub zdrowia ludzi, lub
2) zamówienie musi być realizowane w związku z organizacją Światowych Dni Młodzieży i wartość zamówienia jest mniejsza od wskazanych kwot.
Powyższe oznacza, że pod szerokim pojęciem zamówienia realizowanego w związku z organizacją ŚDM możliwe jest legalne zawieszenie stosowania przepisów ZamPublU. Nie wyłącza to jednak poszczególnych obowiązków zamawiającego, zgodnie z którymi zamawiający, udzielając zamówienia:
1) zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej BIP;
2) zapewnia przejrzystość postępowania i równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz uwzględnia okoliczności mogące mieć wpływ na jego udzielenie;
3) nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem, o którym mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być udostępniane;
4) zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej BIP informacje o udzieleniu zamówienia, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.
Należy jednak zaznaczyć, że ustawodawca nie przewidział żadnej kontroli w spełnianiu obowiązków zamawiającego, ani również w zakresie udzielonych zamówień w ramach przygotowań do ŚDM.