Zakład pracy bez zapisu w regulaminie nie ma prawa żądać informacji o zarobkach pracownika z innego źródła ani też o zarobkach współmałżonka tego pracownika

Zakład pracy zasadniczo nie ma prawa żądać informacji o zarobkach pracownika z innego źródła ani też o zarobkach współmałżonka tego pracownika. To jakie dokumenty mogą być podstawą do wypłaty świadczenia ZFŚS powinien regulować regulamin tego funduszu. Pracownika zawsze może odmówić przedstawienia informacji, ale musi się wówczas liczyć z odmową wypłaty świadczenia.


Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych może być (ale nie musi) tworzony przez pracodawcę. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu. Środkami funduszu także administruje pracodawca.

Środki zgromadzone przez ZFŚS są rozdzielane według ogólnej sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika. Informacje na temat tej sytuacji:

• zasadniczo są niedostępne dla pracodawcy i muszą być pozyskane od pracownika;

• w dużej mierze stanowią dane osobowe.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (a w zasadzie pracodawca – bo administruje on środkami funduszu) ma więc obowiązek weryfikowania sytuacji „bytowej” pracownika. Z tego powodu pracodawca ma prawo żądać a pracownik ma obowiązek dostarczyć dokumenty potwierdzające deklarowaną przez pracownika sytuację rodzinną czy materialną.

Naturalnie obowiązek pracownika do przedłożenia tych dokumentów obejmuje wyłącznie sytuację, w której wnioskuje on o udzielenie świadczenia z funduszu. Jeżeli pracownik nie chce przedkładać dokumentów z danymi osobowymi, żądanymi przez pracodawcę, to może ich nie składać, ale rezultatem będzie konieczność wycofania wniosku, a w razie niewycofania wniosku - odmowa udzielenia świadczenia przez ZFŚS.

Przepisy nie wskazują jednoznacznie jakimi dokumentami (albo jakimi konkretnie danymi, w tym osobowymi) pracodawca ma się posłużyć aby zweryfikować uprawnienie pracownika do świadczeń w konkretnej wysokości. Tymczasem znaczna część takich danych będzie nie tylko danymi osobowymi (jak sytuacja finansowa, źródła dochodów, wysokość dochodów, dodatkowe zatrudnienie), ale na dodatek danymi wrażliwymi (np. choroby pracownika lub członków rodziny). To oznacza konieczność pilnowania przez pracodawcę tego, aby żądane przez niego informacje były faktycznie niezbędne do wykazania sytuacji pracownika.

Oświadczenie pracownika zawiera wyłącznie informacje wpisane do niego przez pracownika. Pracodawcy obawiając się o prawdziwość tych danych żądają więc niejednokrotnie od pracowników okazania dokumentów potwierdzających treść oświadczenia. Są to najczęściej zaświadczenia o zarobkach (np. pozostałych członków rodziny w tym właśnie współmałżonka), PIT za ubiegły rok, zaświadczenia z urzędu pracy czy nawet dokumentacja medyczna.

W takim przypadku pracodawca (np. szkoła) powinien zapisać w regulaminie ZFŚS jakie dokumenty czy inne potwierdzenia treści oświadczenia pracownika są dopuszczalne i wymagane przez pracodawcę. Pozwoli to – na przykład w razie kontroli PUODO – wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności i ogólną oceną ryzyka, że pracodawca dokonał oceny jakich danych potrzebuje i w jakiej formie je będzie pozyskiwał.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych